Formulario W-9 del IRS: Solicitud de número de identificación fiscal (NIF) y certificación

Formulario W-9 es un documento del IRS que los pagadores de EE.UU. utilizan para cobrar el Número de identificación fiscal (NIF) y certificación. Suele solicitarse a contratistas independientes, autónomos, proveedores, sociedades unipersonales, sociedades colectivas, sociedades anónimas y organizaciones sin ánimo de lucro para que el pagador pueda declarar los pagos en el Formulario 1099.

¿Quién cumplimenta el formulario W-9 y quién lo solicita?

Completado por: Personas estadounidenses (particulares y entidades), incluidos empresarios individuales, sociedades de responsabilidad limitada, sociedades colectivas, sociedades anónimas y organizaciones exentas de impuestos.
Solicitado por: Clientes, mercados, bancos y pagadores que necesitan su nombre o NIF para declarar sus ingresos (por ejemplo, 1099-NEC para los pagos a los contratistas, 1099-MISC para algunos otros pagos, 1099-INT por intereses bancarios).

¿Cuándo se necesita un W-9?

Antes de pagar un contratista independiente o proveedor (a menudo cuando el total de los pagos anuales puede llegar a $600+).
En incorporación de proveedores o configuración de cuentas (por ejemplo, plataformas de pago, agencias).
Para bancos/corredores para comunicar intereses/dividendos o determinada actividad de la cuenta.

Qué información recoge el formulario W-9

Línea 1: Nombre legal (tal como figura en su declaración de la renta).
Línea 2: Razón social o nombre de la entidad excluida (si es diferente).
Línea 3: Clasificación fiscal federal (Persona física/propietario único o LLC unipersonal, C corp, S corp, Partnership, Trust/estado o LLC con clase fiscal C/S/P). Organizaciones sin ánimo de lucro suelen indicar su condición de exentos a través de la línea de exención.
Exenciones: Código de beneficiario exento/Código FATCA (si procede; a menudo lo utilizan algunos bancos). organizaciones exentas de impuestos e instituciones financieras).
Dirección: Número, calle, ciudad, estado, código postal.
TIN: SSN para particulares/empresarios individuales o EIN para las entidades.
Certificación: Firma y fecha, confirmando el NIF y el estado de retención.

Cómo rellenar el formulario W-9 (paso a paso)

Introduzca su nombre legal exactamente como aparece en su declaración de la renta federal (línea 1).
Si utiliza un empresa o DBA nombre, póngalo en la línea 2.
Compruebe su clasificación fiscal federal (Línea 3). Para una SRL de un solo miembro, seleccione “Persona física/propietario único o SRL de un solo miembro” o seleccione “SRL” y especifique la clase de impuesto (C/S/P) si procede.
Complete dirección y cualquier número de cuenta que su pagador utilice para identificarle.
Proporcione su LETRA (SSN o EIN) en las casillas correspondientes.
Firma y fecha la certificación. Los formularios sin firmar no son válidos.

W-9 vs. W-8 (beneficiarios no estadounidenses)

Visite no utilice un formulario W-9 si es persona no estadounidense. Las personas y entidades no estadounidenses suelen aportar un Formulario W-8 (por ejemplo, W-8BEN/W-8BEN-E).

Retención a cuenta (importante)

Si usted no proporciona un nombre/TIN correcto, o si el IRS notifica al pagador que usted está sujeto a retención de seguridad, el pagador puede tener que retener un porcentaje fijo de sus pagos. Proporcionar un W-9 correcto y firmado ayuda a evitar esto.

Privacidad y seguridad

Envíe su W-9 a través de un portal seguro o canal cifrado: evite los archivos adjuntos de correo electrónico sin formato.
Compartirlo sólo con solicitantes legítimos (clientes, pagadores, bancos) que necesiten su NIF para Declaración a Hacienda.
Actualice su W-9 si cambia su nombre, dirección, clasificación fiscal o NIF.

Dónde obtener el PDF rellenable

Puede descargar la versión actual PDF rellenable del formulario W-9 directamente del sitio web del IRS. Conserve una copia para sus archivos y facilite un formulario actualizado cuando se lo soliciten.

Términos relacionados

Número de identificación fiscal (NIF), SSN, EIN, contratista independiente, 1099-NEC, 1099-MISC, retención de seguridad, organización sin ánimo de lucro, incorporación de proveedores, PDF rellenable.

Preguntas frecuentes Formulario W-9

1. ¿Para qué sirve el formulario fiscal W9?

El formulario W-9 es un documento del IRS que se utiliza para recopilar la información de identificación del contribuyente (TIN, normalmente un SSN o EIN) de personas, autónomos, contratistas independientes y proveedores estadounidenses. Permite a las empresas declarar correctamente los pagos al IRS a través del formulario 1099.

2. ¿Quién tiene que rellenar el formulario W9?

Cualquier persona o entidad estadounidense (autónomo, contratista, consultor, proveedor o empresario individual) que reciba pagos al margen de la nómina estándar suele tener que facilitar un formulario W-9 a la empresa que le paga.

3. ¿Cómo obtengo un formulario W9?

El IRS ofrece una versión rellenable gratuita del formulario W-9 en su sitio web oficial (irs.gov). Las empresas también pueden enviar una copia en blanco directamente a los contratistas o proveedores para que la cumplimenten.

4. ¿Por qué alguien te daría un formulario W9?

El formulario W-9 se entrega para que la empresa pagadora pueda declarar con exactitud los pagos a Hacienda. Sin él, es posible que el pagador tenga que aplicar una retención adicional (un impuesto fijo del 24%) sobre los pagos.

5. ¿Cuánto dinero requiere un W9?

No existe un umbral mínimo para solicitar un W-9. Sin embargo, las empresas suelen solicitarlo cuando prevén pagar $600 o más en un ejercicio fiscal, ya que esos pagos desencadenan la obligación de expedir un formulario 1099.

6. ¿Cuántos impuestos tengo que pagar con un W9?

Rellenar un formulario W-9 no significa que pague impuestos inmediatamente. Simplemente le proporciona su número de identificación fiscal. Los impuestos dependen de tus ingresos totales, deducciones y créditos. Los contratistas independientes declaran estos ingresos en el Anexo C y pagan tanto el impuesto sobre la renta como el impuesto de autónomos.