Cómo hacer las nóminas de una pequeña empresa (Guía paso a paso)

Hacer nóminas para una pequeña empresa significa recopilar los formularios de los empleados, hacer un seguimiento de las horas, calcular la paga, retener impuestos y pagar a tiempo tanto a tu equipo como a las agencias tributarias correspondientes. Cuando aprendas a hacer nóminas para una pequeña empresa paso a paso, podrás gestionar las nóminas con confianza, evitar costosas sanciones y mantener registros precisos sin depender siempre de un proveedor externo.

En esta guía, verá exactamente cómo configurar la nómina, ejecutarla cada período de pago, gestionar los impuestos de la nómina y decidir cuándo un software puede ahorrarle tiempo y estrés.

¿Cómo funciona la nómina?

La nómina es el proceso de calcular lo que ha ganado cada empleado, deducir las cantidades correctas en concepto de impuestos y prestaciones, pagar a su equipo y enviar los impuestos retenidos a los organismos gubernamentales correspondientes. Una vez que entiendes cada parte, el proceso se vuelve repetible y manejable, incluso si lo haces tú mismo.

Calcular las horas trabajadas y el salario bruto

El salario bruto es el importe total que gana un empleado antes de que se le aplique cualquier deducción. Para los trabajadores por horas, multiplique las horas trabajadas por su salario por hora. En el caso de los asalariados, hay que dividir el salario anual por el número de períodos de pago del año. Para realizar correctamente este paso, es necesario llevar un control preciso del tiempo. Nuestra guía sobre cómo calcular las horas facturables recorre los fundamentos.

Procesar retenciones y deducciones de la nómina

Las deducciones se dividen en dos categorías: obligatorias y voluntarias. Las obligatorias incluyen los impuestos federales y estatales sobre la renta, la Seguridad Social y Medicare. Las deducciones voluntarias son, por ejemplo, las primas del seguro médico, las aportaciones al plan de jubilación y las cuentas de gastos flexibles.

Calcular el salario neto

El salario neto es la cantidad que el empleado se lleva a casa después de aplicar todas las deducciones. Si quieres saber cómo funcionan las cifras, consulta nuestra guía sobre Pago neto.

Distribuir el pago

El depósito directo es el método de pago más común y cómodo tanto para los empresarios como para los empleados. También puedes emitir cheques impresos o tarjetas de pago en función de tu configuración y de las preferencias de tus empleados.

Presentar informes fiscales

La nómina no termina cuando los empleados cobran. Usted también es responsable de depositar los impuestos retenidos y presentar los informes requeridos a la Agencia Tributaria. Servicio de Impuestos Internos y su agencia tributaria estatal en un plazo determinado.

Documentar y almacenar los registros de nóminas

Todas las nóminas deben estar documentadas. Según la Servicio de Impuestos Internos, Mantener buenos registros le ayuda a preparar declaraciones de impuestos precisas y a justificar las reclamaciones si alguna vez se cuestiona su declaración.

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Lista de control: Lo que necesita para empezar a pagar la nómina

Antes de realizar su primera nómina, asegúrese de que dispone de estos elementos esenciales.

Información fiscal

• Número de identificación patronal federal (EIN)
• Número de identificación fiscal (obligatorio en la mayoría de los estados)
• Cuenta estatal del seguro de desempleo
• Póliza de accidentes laborales (los requisitos varían según el estado)

Información para los empleados

• Formulario cumplimentado W-4 (retención del impuesto federal sobre la renta)
• Formulario cumplimentado I-9 (verificación de la admisibilidad del empleo)
• Datos bancarios del depósito directo
• Números de la Seguridad Social
• Fecha de inicio e indemnización acordada

Sistema de registro

Necesitarás una forma fiable de hacer el seguimiento de las horas, almacenar los registros de nóminas y generar los talones de pago cada periodo. Puede tratarse de un programa informático de nóminas, una hoja de cálculo o un libro de registro de nóminas, lo que sea que vayas a mantener al día.

He aquí una referencia rápida de los elementos básicos de la nómina y por qué es importante cada uno de ellos:

Cómo configurar la nómina de su pequeña empresa

Una configuración correcta a la primera evita costosas correcciones posteriores.

1. Solicitar un número de identificación de empresa (EIN)

Un EIN es el número de identificación fiscal federal de su empresa, y es necesario para contratar empleados y pagar impuestos sobre las nóminas. Puede solicitarlo gratuitamente a través del IRS.

2. Obtener una identificación de empresa estatal o local

La mayoría de los estados exigen una identificación independiente a efectos de nóminas e impuestos de desempleo. Consulta las instrucciones de registro en el sitio web del Departamento de Hacienda o el Departamento de Trabajo de tu estado.

3. Recopilar información sobre los empleados

Antes de ejecutar la nómina, cada empleado debe completar su documentación de incorporación: El formulario W-4 para las retenciones federales y el formulario I-9 para la elegibilidad de empleo. En el caso de los contratistas independientes, hay que rellenar el formulario W-9.

4. Clasificar correctamente a los empleados

Clasificar erróneamente a un trabajador es uno de los errores más caros que puede cometer una pequeña empresa. Los empleados reciben formularios W-2 y se les retienen impuestos sobre la nómina. Los contratistas reciben formularios 1099 y pagan sus propios impuestos. En Servicio de Impuestos Internos ofrece orientaciones claras sobre la clasificación adecuada de los trabajadores si no está seguro de cuál se aplica.

Si trabaja con subcontratistas, recuerde que no se les procesa la nómina del mismo modo que a los empleados. Lo normal es que recojas el formulario W-9, hagas un seguimiento de los pagos y emitas el formulario 1099-NEC cuando sea necesario, en lugar de retener impuestos sobre la nómina de sus pagos. Esta distinción es especialmente importante para los contratistas de oficios y empresas de servicios que contratan subcontratistas especializados trabajo por trabajo.

5. Seleccione Períodos de pago

Los calendarios más habituales son semanal, quincenal, quincenal y mensual. El quincenal es el más popular entre las pequeñas empresas. Comprueba los requisitos de tu estado, ya que algunos establecen normas de frecuencia mínima de pago que estás obligado a cumplir.

6. Abrir una cuenta bancaria de nómina

Una cuenta de nóminas específica mantiene los salarios de los empleados y los depósitos fiscales separados de los fondos operativos. Esto facilita la conciliación y ayuda a garantizar que nunca se gasta accidentalmente el dinero reservado para nóminas.

Cómo hacer la nómina: 8 sencillos pasos

Una vez completada la configuración, éste es el proceso para ejecutar la nómina en cada período.

Paso 1: Encontrar su número de identificación fiscal

Confirme que su EIN está actualizado y archivado. Lo necesitará para cada depósito fiscal, declaración trimestral y formulario de fin de año.

Paso 2: Recopilar la información fiscal de los empleados

Revise los formularios W-4 en busca de actualizaciones antes de procesar cada nómina. Los empleados pueden actualizar sus retenciones en cualquier momento, así que asegúrese de que sus archivos están actualizados.

Paso 3: Elegir un calendario de nóminas

Elija una frecuencia y cúmplala. La coherencia es importante, ya que los empleados cuentan con que se les pague a tiempo, y las nóminas incoherentes pueden crear problemas legales en muchos estados.

Paso 4: Calcular el salario bruto

Para los empleados por horas: horas trabajadas × tarifa por hora. No pase por alto las horas extraordinarias, ya que la mayoría de los empleados no exentos tienen derecho a tiempo y medio por horas superiores a 40 en una semana laboral en virtud de la Ley de Normas Laborales Justas.

Para los asalariados: salario anual dividido por el número de períodos de pago al año.

Paso 5: Determinar las deducciones, bonificaciones y otras retenciones

Deduzca el impuesto federal sobre la renta (basado en las elecciones del W-4), la Seguridad Social (6,2%), Medicare (1,45%), el impuesto estatal sobre la renta aplicable y cualquier deducción voluntaria. Recuerde: usted, como empleador, también contribuye con 6,2% para la Seguridad Social y 1,45% para Medicare.

Las deducciones antes de impuestos, como las aportaciones al plan 401(k) o las primas del seguro médico, reducen el salario imponible antes de que se calcule la retención del IRPF, lo que beneficia tanto al empleado como al empresario. Para saber cómo afectan a la retribución total, consulte nuestra guía de pago bruto cubre todo el panorama.

Paso 6: Calcular el salario neto y pagar a los empleados

Reste todas las deducciones del salario bruto para obtener el salario neto, que es el importe depositado en la cuenta del empleado o impreso en su cheque. Emita un recibo de sueldo con cada pago para que los empleados puedan ver el desglose exacto de sus ingresos y deducciones. Nuestra guía sobre qué es un recibo de sueldo explica qué debe incluir cada partida.

Paso 7: Mantener registros de nóminas y hacer ajustes para corregir errores

Documente cada nómina: horas, tarifas, deducciones e importes netos. Si detecta un error, como un pago insuficiente, un pago excesivo o una deducción omitida, corríjalo en el siguiente ciclo y documente el ajuste. Si ha pagado de menos a un empleado en un período anterior, nuestra guía de pago retroactivo explica cómo gestionar correctamente la corrección.

Paso 8: Retener, declarar y pagar los impuestos sobre la nómina

Depositar los impuestos a tiempo es fundamental. En El IRS recomienda presentar las nóminas electrónicamente para una tramitación más rápida y una confirmación instantánea. La mayoría de las pequeñas empresas utilizan el Sistema electrónico de pago de impuestos federales (EFTPS) para los depósitos federales.

Cálculo de nóminas y responsabilidades fiscales

Comprender sus obligaciones fiscales no es negociable cuando uno mismo gestiona las nóminas.

Cálculo del salario bruto de cada empleado

Utilice los registros de control horario para los trabajadores por hora y divida los salarios anuales por el total de periodos de pago para el personal asalariado. Si tiene curiosidad por saber cuál es la referencia estándar, puede consultar nuestro artículo sobre cuántas horas trabaja la gente al año proporciona la cifra de referencia utilizada en los cálculos de la remuneración de los asalariados.

Prestaciones sanitarias y otras deducciones antes de impuestos

Las deducciones antes de impuestos reducen el salario imponible de un empleado antes de que se calcule el impuesto federal sobre la renta. Algunos ejemplos comunes son las primas del seguro médico, las contribuciones 401(k) y las elecciones FSA. Procesarlas correctamente antes de calcular las retenciones es importante para la exactitud tanto del lado del empleado como del empleador.

Cómo calcular usted mismo los impuestos y retenciones de la nómina

Los impuestos federales sobre las nóminas incluyen:

• Seguridad Social: 6,2% del trabajador + 6,2% de la empresa
• Medicare: 1,45% del trabajador + 1,45% de la empresa
• Impuesto federal sobre la renta: Basado en las elecciones W-4 y las tablas de retención del IRS en la Publicación 15
• FUTA (Impuesto Federal de Desempleo): Sólo para empresarios; 6% sobre los primeros $7.000 de salario por trabajador y año

Pagar y declarar los impuestos retenidos

Según la Servicio de Impuestos Internos, Los empleadores deben depositar los impuestos federales sobre la renta, la Seguridad Social y Medicare de acuerdo con un calendario de depósito mensual o quincenal basado en la deuda tributaria total del año anterior. El incumplimiento de un plazo de depósito da lugar a sanciones, por lo que merece la pena establecer recordatorios en el calendario.

Declarar impuestos federales y formularios (Formulario 941, Formulario 940, Formulario W-2)

Formularios federales clave que toda pequeña empresa debe conocer:

• Formulario 941: Se presenta trimestralmente; declara el impuesto federal sobre la renta, la Seguridad Social y Medicare retenidos.
• Formulario 940: Se presenta anualmente; declara los impuestos federales de desempleo (FUTA)
• Formulario W-2: Se expide anualmente a cada trabajador y se archiva en la Administración de la Seguridad Social

Informes sobre impuestos estatales y locales

La mayoría de los estados tienen sus propios requisitos de retención del impuesto sobre la renta y plazos de presentación del seguro de desempleo. Consulta en el Departamento de Hacienda de tu estado los formularios y calendarios específicos, ya que varían mucho de un estado a otro.

Cómo hacer la nómina en Excel

Si no estás preparado para invertir en un software de nóminas, una hoja de cálculo puede encargarse de las nóminas de un equipo pequeño.

Descargar una plantilla de calculadora de nóminas

Busque una plantilla de calculadora de nóminas gratuita que incluya columnas para el nombre del empleado, el salario, las horas trabajadas, el salario bruto, las deducciones por categoría y el salario neto. Muchas de ellas están disponibles gratuitamente en sitios web gubernamentales y de recursos para pequeñas empresas.

Añada las columnas que necesite para su calculadora de nóminas

Personalice su plantilla para las deducciones específicas de su empresa: impuesto federal sobre la renta, impuesto estatal, FICA, seguro médico y cualquier deducción voluntaria en la que se hayan inscrito sus empleados. Etiqueta cada columna con claridad para que no haya ambigüedades cuando tú u otra persona introduzca los datos en cada periodo de pago.

Introducir los datos de nómina de cada empleado

Introduzca las horas y tarifas de cada empleado para el período. Utilice fórmulas para automatizar los cálculos del salario bruto, las retenciones, las deducciones y el salario neto, de modo que los cálculos sean coherentes en todo momento. Bloquee las celdas de las fórmulas para evitar ediciones accidentales que podrían alterar sus números.

Crear recibos de salarios individuales a partir de su hoja

Imprima o envíe por correo electrónico un recibo de sueldo a cada empleado con cada nómina, mostrando el sueldo bruto, cada deducción línea por línea y el sueldo neto final. Una hoja de cálculo funciona bien para equipos de uno a cinco empleados, pero a medida que aumenta su plantilla, la introducción manual de datos se convierte en un riesgo de error significativo. Ese es el punto en el que el software de nóminas empieza a ser rentable.

Software de nóminas frente a hacerlo uno mismo

La decisión de gestionar las nóminas manualmente o utilizar un software específico depende del tamaño de su equipo, del presupuesto y del tiempo que quiera dedicar a las nóminas en cada periodo.

Para la mayoría de las pequeñas empresas en fase de crecimiento, empezar con una hoja de cálculo y pasar al software en torno a los cinco empleados es un planteamiento razonable.

Requisitos de registro y cierre del ejercicio

Mantener registros de nóminas durante un periodo obligatorio

En Hacienda recomienda llevar un registro de los impuestos sobre el trabajo durante al menos cuatro años después del vencimiento o pago del impuesto, lo que ocurra más tarde. Esto incluye talones de pago, formularios W-4, registros de tiempo, confirmaciones de depósito de impuestos y copias de todas las declaraciones.

Emisión de formularios de fin de año a empleados y agencias

Antes del 31 de enero de cada año:

• Envíe el formulario W-2 a cada empleado que haya trabajado para usted durante el año anterior.
• Envíe el formulario 1099-NEC a cualquier contratista al que se haya pagado $600 o más durante el año
• Presentar copias del W-2 a la Administración de la Seguridad Social

Por qué es posible hacer la nómina uno mismo (y cuándo pedir ayuda)

Gestionar usted mismo las nóminas es absolutamente factible cuando su equipo es pequeño y su estructura salarial es sencilla. A medida que su empresa crece, especialmente si añade empleados en varios estados, un software de nóminas como ADP, Gusto o Paychex puede automatizar los cálculos, presentar los impuestos en su nombre y reducir significativamente el riesgo de errores. En El IRS también aconseja a las empresas investigar cuidadosamente a cualquier proveedor externo de nóminas antes de cederle responsabilidades fiscales.

Para los contratistas independientes y autónomos que gestionan sus propias obligaciones fiscales, nuestras guías sobre cómo calcular la cuota de autónomos y calcular los ingresos netos como autónomo son lecturas complementarias útiles.

Conclusión

Aprender a hacer nóminas para una pequeña empresa requiere cierto trabajo inicial, pero una vez que el proceso está en marcha se convierte en una parte manejable y repetible de la gestión de su negocio. Comienza con tu EIN, recopila los formularios de incorporación adecuados, elige un calendario de pagos al que puedas comprometerte y documenta minuciosamente cada nómina. Adelántate al calendario de depósitos fiscales y no dejes que los formularios de fin de año te pillen desprevenido.

Si factura a sus clientes a la vez que gestiona las nóminas de sus empleados, mantener su facturación tan organizada como su proceso de nóminas es igual de importante. Nuestro sitio creador de facturas y generador de facturas gratis le ayudan a mantener la parte de ingresos de su empresa limpia y profesional, en cada ciclo de facturación.

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