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Cómo hacer un seguimiento del kilometraje profesional para desgravarlo en EE.UU.

19 de marzo de 2025
Cómo hacer un seguimiento del kilometraje profesional para desgravarlo en EE.UU.

Si utiliza su vehículo para trabajar, puede optar a deducciones fiscales que le devuelvan dinero a su bolsillo. La deducción por kilometraje del IRS le permite reclamar los gastos de conducción relacionados con la empresa, ahorrándole potencialmente cientos o incluso miles de euros cada año. Pero para beneficiarse, debe seguir las normas y llevar un buen registro.

Esta guía es para cualquier persona que conduzca por trabajo: conductores de vehículos compartidos, profesionales de ventas, agentes inmobiliarios y propietarios de negocios. Veremos qué viajes cuentan, las tarifas de kilometraje actuales, los métodos de seguimiento sencillos, los registros necesarios y cómo reclamar la deducción.

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Deducción por kilometraje

La deducción fiscal por kilometraje es una forma sencilla de ahorrar dinero en tus impuestos cuando utilizas el coche para determinadas actividades. En lugar de llevar la cuenta de todos y cada uno de los gastos del coche (como gasolina, cambios de aceite y reparaciones), basta con multiplicar los kilómetros por el porcentaje que Hacienda fija cada año.

¡Esta deducción realmente puede sumar! Si conduces 10.000 millas por negocios en 2024, puedes multiplicar esas millas por 67 céntimos por milla. Eso te da una deducción de $6.700, lo que podría ahorrarte unos $1.600 si estás en el tramo impositivo 24%.

Para aprovechar al máximo esta desgravación fiscal, debe saber tres cosas: quién puede reclamarla, qué viajes cuentan y qué registros debe llevar. En las siguientes secciones, desglosaremos estos detalles para que pueda reclamar cada milla que se merece sin preocuparse por las normas del IRS.

¿Quién puede desgravar por kilometraje?

Los distintos contribuyentes pueden solicitar deducciones por kilometraje, pero las normas varían en función de su situación laboral:

Autónomos

Si trabaja por cuenta propia, puede deducir los kilómetros recorridos por su negocio en el Anexo C de su declaración de la renta. Este grupo incluye:

  • Autónomos y contratistas
  • Propietarios de pequeñas empresas (empresarios individuales)
  • Socios comerciales
  • Miembros de la LLC
  • Trabajadores autónomos (como conductores de Uber o repartidores de DoorDash)

Pequeños empresarios con empresas

Si tiene una empresa constituida como sociedad anónima (S-Corp o C-Corp), sus opciones dependen de la propiedad del vehículo:

  • Si su empresa es propietaria del vehículo: Su empresa deduce los gastos reales
  • Si utilizas tu coche personal: Puedes conseguir que tu empresa te lo reembolse o gestionarlo de otra manera en tus impuestos

Empleados fijos

De 2018 a 2025, los empleados no podrán deducirse en sus impuestos el kilometraje no reembolsado debido a la reciente fiscalidad cambios legislativos. En su lugar:

  • Pida a su empresa que le reembolse los viajes de negocios
  • Saber que los reembolsos hasta el tipo IRS no se contabilizan como ingresos.

Otras situaciones

También puede reclamar kilometraje para:

  • Viajes por motivos médicos (como parte de la deducción de gastos médicos)
  • Voluntariado en organizaciones benéficas cualificadas
  • Mudanza (pero sólo si eres militar en activo y te mudas por motivos de trabajo)

Normas de deducción por kilometraje del IRS

Saber exactamente qué viajes dan derecho a la deducción por kilometraje le ayuda a maximizar su ahorro fiscal sin salirse de las directrices del IRS.

Kilómetros que puede deducir

Puede reclamar estos viajes relacionados con la empresa en sus impuestos:

  • Conducción entre diferentes lugares de trabajo
  • Desplazamientos para reunirse con clientes
  • Desplazamientos a lugares de trabajo temporales
  • Recados comerciales (como ingresos bancarios o recogida de suministros)
  • Conducir para asistir a actos de formación o educación empresarial
  • Desplazamientos de ida y vuelta al aeropuerto para viajes de negocios

Kilómetros que no puede deducir

Hacienda no permite deducciones por:

  • Desplazamientos regulares entre su domicilio y su lugar de trabajo principal
  • Desplazamientos personales durante los viajes de negocios
  • Los kilómetros que ya le haya reembolsado su empresa
  • Conducción no relacionada con la empresa, aunque se realice en horas de trabajo.

Situaciones especiales

Varias circunstancias singulares pueden afectar a sus deducciones:

  • Ventajas de la oficina en casa: Si tiene una oficina en casa que reúne los requisitos, los viajes desde su casa a otros lugares de trabajo pueden contar, ya que su casa se considera su lugar de trabajo principal.
  • Múltiples empleos: Los desplazamientos directos entre empresas son deducibles
  • Asignaciones temporales: Los desplazamientos a lugares de trabajo cuya duración prevista sea inferior a un año son admisibles.

Registros que debe conservar

Llevar un registro detallado a lo largo del año facilita la declaración de la renta y le protege en caso de que Hacienda cuestione su deducción. El IRS espera una documentación completa que incluya:

  • Cuándo condujo (fecha)
  • Dónde fuiste
  • Por qué el viaje era de negocios
  • Lecturas del cuentakilómetros o total de kilómetros recorridos
  • Información sobre el vehículo utilizado

Consejo¡! El uso de herramientas de seguimiento como aplicaciones de kilometraje o software especializado puede agilizar este proceso. Escáner de recibos de Invoice Fly puede ayudarle a capturar y organizar los recibos de viaje relacionados para respaldar sus reclamaciones de kilometraje.

Tarifas estándar de kilometraje

El IRS actualiza cada año las tarifas estándar de kilometraje basándose en un análisis exhaustivo de los costes de transporte, incluidos los precios del combustible, los gastos de mantenimiento, el seguro y la depreciación del vehículo. Para 2025, el Hacienda ha anunciado estas tarifas:

  • Millas de negocios70 céntimos por milla
  • Por motivos médicos o de mudanza21 céntimos por milla
  • Servicio caritativo: 14 céntimos por milla

Por ejemplo, si recorre 5.000 kilómetros profesionales en 2025, su deducción sería de $3.500 (5.000 × $0,70).

¿A cuánto asciende el reembolso de los gastos de viaje?

Aunque el IRS fija unas tarifas estándar, los empresarios no están obligados a reembolsar a los empleados exactamente esas tarifas:

  • Muchas empresas optan por utilizar el tipo normal del IRS por razones de simplicidad.
  • Las empresas pueden fijar sus propios porcentajes de reembolso en función de sus políticas.
  • Los reembolsos hasta el tipo normal no son ingresos imponibles para los trabajadores por cuenta ajena.
  • Las cantidades que superen el tipo normal pueden considerarse salarios imponibles

Algunos Estados (como California) obligan a los empresarios a reembolsar a los empleados los gastos de viaje de trabajo. Consulta la legislación de tu estado para conocer tus derechos en materia de reembolso.

Entender exactamente lo que cubre la tarifa estándar de kilometraje le ayuda a determinar si este método es adecuado para su situación. Veamos qué incluye y qué puedes deducir por separado.

Qué incluye la tarifa de 70 céntimos de kilometraje profesional

La tarifa estándar de 2025 de 70 céntimos por milla cubre todos estos gastos del vehículo:

  • Gasolina y combustible
  • Cambios de aceite y mantenimiento rutinario
  • Reparaciones y sustituciones de neumáticos
  • Primas de seguro
  • Tasas de matriculación de vehículos
  • Depreciación (basada en los costes medios de los vehículos)
  • Pagos de arrendamiento (si procede)

Gastos adicionales que aún puede deducir

Incluso si utiliza el método estándar de kilometraje, puede deducirlo por separado:

  • Tasas de aparcamiento por motivos profesionales
  • Peajes en viajes de negocios
  • Intereses del préstamo del coche (sólo para contribuyentes autónomos)
  • Impuestos sobre la propiedad personal de su vehículo (si detalla las deducciones)

Elegir entre tarifa estándar y gastos reales

Aunque la tarifa estándar de kilometraje ofrece simplicidad, el seguimiento de los gastos reales puede dar lugar a una deducción mayor en determinadas situaciones:

Considere la tasa estándar cuando:

  • Conduce muchos kilómetros profesionales a lo largo del año
  • Tienes un vehículo de bajo consumo o económico
  • Prefiere requisitos de registro más sencillos

Considere la posibilidad de hacer un seguimiento de los gastos reales cuando:

  • Conduces un vehículo más grande, más caro y con costes más elevados
  • Has tenido gastos importantes con el vehículo (reparaciones importantes, seguro elevado)
  • Su kilometraje de negocios es relativamente bajo en comparación con el uso personal

Cómo aplicar la deducción por kilometraje del IRS a sus impuestos

La forma de reclamar las deducciones por kilometraje en su declaración de la renta varía en función de su situación laboral. Vamos a desglosar el proceso para los distintos contribuyentes.

Para los trabajadores autónomos

Si eres autónomo, sigue estos pasos para solicitar la deducción por kilometraje:

  1. Calcule su deducción multiplicando el total de kilómetros recorridos por la tarifa de 2025 de 70 céntimos por kilómetro.
  2. Declare esta cantidad en el Anexo C, Parte II, Línea 9 como “Gastos de coche y camión”
  3. Complete Formulario 4562 para la depreciación si es necesario (normalmente para vehículos utilizados menos de 100% para negocios).
  4. Guarde su registro de kilometraje en sus archivos (no lo presente con su declaración, pero téngalo preparado si Hacienda se lo pide).

Utilizando herramientas digitales como Software de informes de Invoice Fly puede ayudar a generar informes de kilometraje precisos que facilitan enormemente la declaración de impuestos.

Para pequeños empresarios con empresas

Si su empresa está constituida como sociedad anónima (S-Corp o C-Corp):

  1. Crear un plan de reembolso que cumpla las normas del IRS sobre “planes responsables”.
  2. Reembolsarse a sí mismo o a los empleados el kilometraje de trabajo según la tarifa estándar.
  3. Declare estos reembolsos como gastos empresariales en su declaración del impuesto de sociedades
  4. Mantener documentación detallada de todos los reembolsos de kilometraje.

Para otros tipos de deducciones por kilometraje

Para conducción no profesional:

  • Viajes por motivos médicos: Declare en el Anexo A si detalla las deducciones y si sus gastos médicos totales superan el 7,5% de su renta bruta ajustada.
  • Conducción solidaria: Informe en el Anexo A bajo contribuciones benéficas
  • Mudanza (sólo militares): Informe sobre Formulario 3903, Gastos de mudanza

Consejos especiales para los contribuyentes autónomos

Los autónomos deben tener en cuenta estos puntos:

  • Prestación de oficina en casa: Con un despacho a domicilio cualificado, los desplazamientos desde casa a las sedes de los clientes son totalmente deducibles.
  • Múltiples lugares de trabajo: Los viajes entre diferentes sedes de la empresa cuentan como kilómetros deducibles
  • Viajes de trabajo: Viajes específicos del sector (como agentes inmobiliarios que enseñan propiedades).
  • Asignaciones temporales: Los viajes a lugares de trabajo temporales (menos de un año) suelen ser deducibles.

Maximizar la deducción por kilometraje

Para aprovechar al máximo la deducción por kilometraje:

  1. Seguimiento constante: Utiliza una aplicación de kilometraje o un cuaderno de bitácora detallado para registrar cada viaje de negocios.
  2. Evaluar ambos métodos: Compare la tarifa estándar con los gastos reales para ver cuál le da una mejor deducción.
  3. Combinar viajes de negocios: Planificar rutas eficientes para maximizar el kilometraje de negocios cuando sea posible.

Facturar a los clientes cuando proceda: Considere la posibilidad de utilizar Creador de facturas de Invoice Fly incluir los gastos de kilometraje en la facturación a los clientes

Errores comunes en el seguimiento del kilometraje que hay que evitar

Llevar un buen registro del kilometraje es clave si quiere que le aprueben la deducción fiscal. Mucha gente comete errores simples que pueden llevar al rechazo del IRS. Esto es lo que hay que tener en cuenta:

Errores de registro

  • Olvidar detalles clave (fechas, lugares u objetivos de la empresa).
  • Utilizar números redondos en lugar de lecturas reales
  • Sólo el seguimiento a veces en lugar de después de cada viaje
  • Escribir notas vagas como “reunión” en lugar de “reunión con clientes en la empresa ABC”

Errores de cálculo

  • Utilización de las antiguas tarifas por kilómetro en lugar de los 70 céntimos por kilómetro (2025)
  • Reclamar tanto el kilometraje como los gastos que ya cubre (como la gasolina).
  • Cambio incorrecto de un método a otro (una vez que se utilizan los gastos reales, no se puede cambiar posteriormente al kilometraje).

Confusión sobre los requisitos (reclamar millas que no debería)

  • Los trayectos regulares entre el domicilio y el lugar de trabajo principal no son deducibles.
  • Los recados personales durante la jornada laboral no cuentan como kilómetros de trabajo.
  • No puedes deducirte los kilómetros que tu empresa ya te ha pagado por

Consejo Utilizar una buena aplicación de seguimiento como Software de control del tiempo de Invoice Fly ayuda a mantener registros precisos y conformes con el IRS, al tiempo que simplifica el proceso de documentación a lo largo del año.

¿Cómo puede ayudar la factura a deducir el impuesto sobre el kilometraje?

Hacer un seguimiento correcto del kilometraje de su negocio puede ahorrarle cientos o incluso miles de euros en impuestos cada año. Con la Tarifa 2025 a 70 céntimos por milla, Estos ahorros se acumulan rápidamente para los conductores habituales.

¿La clave? Registros coherentes y precisos. Tanto si utilizas una aplicación, un cuaderno de bitácora o una hoja de cálculo, asegúrate de anotar las fecha, destino, propósito y kilómetros recorridos.

Los trabajadores autónomos y los propietarios de pequeñas empresas pueden simplificar el pago de impuestos vinculando el seguimiento del kilometraje a sus sistemas empresariales. Herramientas como Invoice Fly le ayudan a gestionar todos los gastos de su empresa en un solo lugar, lo que facilita la preparación de los impuestos.

No espere hasta la temporada de impuestos para empezar a registrar sus millas. Configure su sistema de seguimiento hoy mismo y se lo agradecerá cuando llegue el momento de declarar sus impuestos. 

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Preguntas frecuentes sobre la deducción fiscal por kilometraje

Sí, pero sólo para la parte de negocios. Si te reúnes con un cliente y luego vas de compras, sólo cuentan los kilómetros de la reunión. Lleva un registro claro de cuándo finaliza la conducción profesional.

Puede reconstruir los registros utilizando su calendario, mapas y horarios de trabajo. El IRS prefiere los registros diarios, pero los registros reconstruidos pueden funcionar.

Sólo cuentan los kilómetros recorridos mientras la aplicación está activada y estás trabajando. Conducir hasta casa después de la última entrega no es deducible. Una aplicación de seguimiento del kilometraje lo hace más fácil.