Administrando su negocio con la gestión de dispositivos móviles

La tecnología móvil ha cambiado las reglas del juego para los propietarios de pequeñas empresas. Con la estrategia de gestión de dispositivos móviles (MDM) adecuada, puede enviar facturas, gestionar el inventario, controlar los gastos y mantenerse conectado con su equipo. Y todo desde la comodidad de su smartphone.

En esta guía de 2025, le guiaremos a través de:

• Cómo dirigir su empresa desde un dispositivo móvil
• Qué herramientas y aplicaciones utilizar para las principales tareas empresariales
• Cómo proteger sus datos y mantener la productividad mientras se desplaza

¿Se puede dirigir una empresa a través de un smartphone?

Sí, y muchos ya lo hacen. 

Con potentes aplicaciones, hardware asequible y plataformas basadas en la nube, gestionar tu negocio desde un dispositivo móvil es posible y práctico. Desde fontaneros que gestionan sus envíos con Google Calendar hasta autónomos que utilizan Invoice Fly para enviar facturas sobre la marcha. Es algo más que una tendencia, es todo un cambio en el sector.

En un entorno BYOD (traiga su propio dispositivo), contar con una sólida política de gestión de dispositivos móviles (MDM) es fundamental. Tanto si utiliza iPhones, Androids o una combinación de dispositivos IoT, las soluciones MDM de gestión de dispositivos móviles garantizan la seguridad de los datos en todos los dispositivos gestionados.

La clave está en disponer del software de gestión de dispositivos móviles, los controles de acceso y las medidas de seguridad adecuados para mantener protegida la información confidencial. Especialmente cuando se trabaja a distancia o fuera de la red corporativa.

¿Cómo gestionar una empresa desde un dispositivo móvil?

Cada vez son más los empresarios que recurren a los teléfonos inteligentes como principal centro de operaciones. Según Empresas.com, En la actualidad, los dispositivos móviles permiten realizar operaciones empresariales completas, desde la atención al cliente hasta la facturación. 

Este cambio está impulsado por la creciente sofisticación de las aplicaciones móviles y el auge de las plataformas de gestión de dispositivos móviles (MDM) que ofrecen un control de nivel empresarial, incluso en dispositivos personales.

Determine si las tareas de su empresa pueden realizarse únicamente desde el móvil

No todas las empresas pueden funcionar 100% desde un teléfono, pero sí muchas operaciones básicas. Empieza por revisar tus flujos de trabajo. 

Puedes:

• ¿Responder a los correos electrónicos y a las consultas de los clientes?
• ¿Acceder a expedientes y contratos?
• ¿Controlar el tiempo, gestionar pedidos o aceptar pagos?
• ¿Publicar en tu página de empresa de Facebook o publicar anuncios?

Si la mayoría de las tareas cotidianas pueden trasladarse a aplicaciones móviles, ya puedes empezar. Para el resto, considera flujos de trabajo compatibles con tabletas o híbridos.

Encuentre la aplicación móvil adecuada para su trabajo

Banco de América destaca cómo las aplicaciones móviles pueden ayudar a los empresarios a agilizar tareas, mejorar la comunicación y tomar decisiones sobre la marcha.

Por eso es importante elegir las herramientas adecuadas. Especialmente en un entorno BYOD, donde la coherencia y la compatibilidad entre plataformas son esenciales.

He aquí algunos elementos esenciales:

• Contabilidad y facturación: Invoice Fly, QuickBooks, FreshBooks
• Procesamiento de pagos: Square, Stripe, PayPal
• Programación y control del tiempo: Google Calendar, Clockify, Toggl
• Gestión de inventarios y pedidos: Sortly, Zoho Inventory
• Comunicación: Slack, Zoom, Gmail
• Gestión de redes sociales: Meta Business Suite, Buffer, Hootsuite

Elegir aplicaciones que funcionen juntas marca la diferencia. Y si todavía estás afinando tu configuración, empieza por los cimientos, como si estuvieras escribiendo un plan sólido.

LEER MÁS: Cómo redactar un plan de empresa ganador

Consejo: Utiliza aplicaciones con una buena experiencia de usuario móvil y sincronización multiplataforma para poder pasar del teléfono al ordenador en caso necesario.

Mantenga centrada su comunicación empresarial

Evite saltar de una plataforma a otra. Elige una o dos herramientas básicas para comunicarte y compartir documentos. Por ejemplo:

• Utiliza Slack para la mensajería interna del equipo.
• Configura Google Drive para compartir documentos y carpetas.
• Añade WhatsApp Business para las comunicaciones con los clientes si ofreces servicios de respuesta rápida.

Para mejorar la seguridad de los dispositivos, opte por aplicaciones que admitan el cifrado y se integren sin problemas con su software MDM. Cuanto mejor sea la experiencia del usuario, más probable será que su equipo las utilice sistemáticamente.

Haz una copia de seguridad de tu dispositivo

No se arriesgue a perder datos empresariales críticos. Active las copias de seguridad en la nube para todo:

• Utiliza iCloud o Google Drive para las copias de seguridad de archivos.
• Configura las aplicaciones para que guarden automáticamente el progreso y lo sincronicen entre dispositivos.
• Active 2FA y el inicio de sesión biométrico siempre que sea posible.

Las copias de seguridad periódicas, combinadas con un software de gestión de dispositivos móviles, ayudan a reducir el riesgo de filtración de datos. Esto es especialmente importante cuando se gestiona información confidencial en distintos tipos de dispositivos.

Ventajas de gestionar su empresa desde el móvil

Ahorra dinero

Las herramientas móviles le permiten prescindir de los gastos generales tradicionales: No se necesitan oficinas, ni sistemas informáticos a gran escala. Con unas pocas aplicaciones esenciales y un dispositivo seguro, ya estás en marcha.

Acceso a grandes aplicaciones

Las herramientas mobile-first como Square, Stripe y las herramientas de Facebook de Meta están diseñadas para ayudarte a operar desde tu teléfono sin compromisos.

Ofrece comodidad

Trabaje desde cualquier lugar: un lugar de trabajo, una cafetería o incluso su coche. Todo lo que necesitas cabe en tu bolsillo.

¿Cuáles son los inconvenientes de utilizar el smartphone para dirigir la empresa?

Provoca distracciones

Las aplicaciones personales y las notificaciones pueden interrumpir tu flujo de trabajo. Una buena solución es utilizar un teléfono de empresa específico o activar los modos Focus.

Difumina los límites entre trabajo y vida privada

Estar siempre localizable puede provocar agotamiento. Establece horarios de trabajo en tus aplicaciones y comunícalos claramente a los clientes.

Introduce el riesgo

Los teléfonos móviles son más fáciles de perder, y una red Wi-Fi insegura puede provocar fugas de datos. Por eso el MDM y el software BYOD (Bring Your Own Device) son esenciales para proteger los datos sensibles.

9 consejos para gestionar tu empresa desde el móvil

1. Implantar la gestión móvil de inventarios

Utiliza apps como Sortly o Zoho Inventory para hacer un seguimiento de las existencias, escanear códigos de barras y actualizar el inventario en tiempo real desde tu teléfono.

2. Seguimiento eficaz de los gastos

Guarda recibos, clasifica gastos y controla el kilometraje con aplicaciones como Expensify, QuickBooks o Zoho Expense.

3. Utilizar aplicaciones móviles de contabilidad y facturación

Envíe facturas desde el lugar de trabajo y compruebe el estado de los pagos sobre la marcha. Herramientas como Creador de facturas de Invoice Fly son ideales.

¿Necesita una solución de facturación para su pequeña empresa? Pruebe Creador de facturas de Invoice Fly - Es gratis.

4. Adoptar soluciones de pago por móvil

Aplicaciones como Raya y Square facilitan el procesamiento de pagos sobre la marcha, normalmente sin necesidad de lectores de tarjetas ni largas configuraciones. Sus medidas de seguridad también ayudan a proteger los datos confidenciales de los clientes, algo crucial cuando se utilizan teléfonos móviles como herramientas de pago.

Acepte pagos con tarjeta mediante Stripe o Square, incluso sin lector. Añade botones de pago móvil a tus facturas o conéctate con PayPal.

5. Manténgase conectado con su equipo a través de aplicaciones móviles

Utiliza Slack o Microsoft Teams para compartir actualizaciones, archivos y llamadas. Especialmente útil cuando estás de viaje o gestionas varios sitios.

6. Maximizar la productividad con aplicaciones de gestión de tareas y tiempo

Programación

Google Calendar se sincroniza con todos los dispositivos y se integra con la mayoría de las herramientas de reserva.

Control del tiempo

Clockify y Toggl realizan un seguimiento preciso de las horas y generan informes desde el móvil.

Gestión de tareas

Trello, Todoist o Asana te ayudan a mantener los proyectos en movimiento.

7. Utilizar aplicaciones de gestión de redes sociales para marketing

Herramientas como Meta Business Suite o Hootsuite te permiten planificar y publicar actualizaciones, hacer un seguimiento de la participación y responder a los mensajes directamente.

8. Priorizar la ciberseguridad y la protección de datos

Instale un software antivirus de confianza, active las funciones de borrado remoto y utilice siempre copias de seguridad cifradas. Elija un software de gestión de dispositivos móviles que permita:

• Controles de acceso a nivel de aplicación
• Localización de teléfonos móviles perdidos
• Bloqueo automático de dispositivos inactivos

En Instituto Nacional de Normas y Tecnología (NIST) esboza directrices exhaustivas para la seguridad móvil, reforzando la importancia de gestionar el riesgo de los datos en todos los dispositivos gestionados.

Estas medidas protegen a su empresa de amenazas como el malware, las filtraciones de datos y el acceso no autorizado a información confidencial (incluso en una configuración de "traiga su propio dispositivo"). 

Recuerde, el objetivo es mantener sus datos protegidos sin interrumpir la experiencia del usuario.

9. Infórmese sobre la marcha

Los podcasts, audiolibros y microcursos te ayudan a mantenerte al día sin estar sentado en un escritorio. Aprovecha el tiempo de inactividad para aprender más:

• Movilidad empresarial y gestión de dispositivos móviles
• Estrategia publicitaria en Facebook y tendencias en redes sociales
• Conceptos básicos de contabilidad y mejores prácticas de facturación

Recursos como Investopedia y TPI proporcionar a los empresarios información fiable y accesible sobre tendencias empresariales y temas financieros en tiempo real.

Cómo superar los retos de gestionar su empresa desde el móvil

1. Tamaño de pantalla limitado

Utiliza la conversión de voz a texto o un lápiz óptico para las entradas largas. Las tabletas ofrecen una pantalla más grande sin perder movilidad.

2. Funcionalidad limitada

Algunas aplicaciones de escritorio tienen versiones móviles simplificadas. Elige aplicaciones creadas para móvil primero o utiliza herramientas basadas en navegador con diseño adaptable.

3. Integración defectuosa de aplicaciones

Utiliza software con integraciones o plataformas de automatización como Zapier para conectar tus apps y evitar la introducción manual de datos.

Aceptar el cambio

Gestionar tu empresa desde un dispositivo móvil puede simplificar las cosas, agilizarlas y hacerlas más rentables si utilizas las herramientas adecuadas. Ya sea para hacer un seguimiento de los trabajos, enviar facturas o mantenerse en contacto con los clientes, el uso de estrategias de MDM y BYOD ayuda a garantizar que sus datos permanezcan seguros en todos los tipos de dispositivos.

Y si todavía estás construyendo tu negocio desde cero, tómate un tiempo para elegir la estructura de tu empresa o aprender a construir un imperio a partir de una pequeña empresa.

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