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¿Qué porcentaje de los ingresos deben reservar las pequeñas empresas para impuestos?

28 de marzo de 2025
¿Qué porcentaje de los ingresos deben reservar las pequeñas empresas para impuestos?

Uno de los mayores retos financieros para los propietarios de pequeñas empresas en Estados Unidos es asegurarse de que reservan lo suficiente para los impuestos. 

A diferencia de los empleados W-2, que tienen retenidos los impuestos de la Seguridad Social y Medicare de sus nóminas, los autónomos y los propietarios de empresas deben calcular y pagar sus propios impuestos. No ahorrar lo suficiente puede acarrear multas e intereses o una factura inesperadamente elevada a la hora de pagar los impuestos.

¿Cuánto hay que reservar? Una regla general es ahorrar entre el 25 y el 30% de los ingresos netos. para cubrir el impuesto federal sobre la renta, el impuesto de autónomos y los impuestos estatales y locales. Sin embargo, el porcentaje exacto depende de múltiples factores, como la estructura de la empresa, la ubicación, las deducciones y los ingresos totales.

Esta guía cubre:

  • Cómo calcular y ahorrar para las cuotas tributarias
  • Tipos de impuestos que deben pagar las empresas
  • Cómo evitar sanciones e intereses
  • ¿Qué ocurre si paga de más o de menos?

Planificando con antelación, los empresarios pueden reducir el estrés financiero y maximizar las oportunidades de ahorro fiscal.

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¿Cuánto necesita reservar para los impuestos?

La cantidad total que debe reservar depende de:

  • Estructura empresarial: Los empresarios individuales, las sociedades de responsabilidad limitada y las sociedades anónimas tienen obligaciones fiscales diferentes.
  • Nivel de ingresos: A mayores ingresos, mayores tramos impositivos.
  • Impuestos estatales y locales: Algunos estados no tienen impuesto sobre la renta, mientras que otros tienen tipos elevados.
  • Deducciones y créditos fiscales: Las desgravaciones fiscales, como el crédito fiscal por rendimientos del trabajo y los gastos empresariales, pueden reducir su deuda tributaria.

Para la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas, el porcentaje de ahorro recomendado se sitúa entre el 25-30% de los ingresos netos. Si los tipos impositivos estatales y locales son más altos, es posible que tengas que ajustar tus ahorros en consecuencia.

Paso 1: aclarar las obligaciones fiscales

Entender cómo se calculan los impuestos de su empresa es crucial para la planificación financiera. Aquí tienes un desglose de los principales impuestos que deben pagar las pequeñas empresas:

Impuestos federales sobre la renta

  • Todas las empresas deben declarar impuestos federales al IRS. El tipo impositivo depende de la estructura de la empresa y de los ingresos netos.
  • Algunas sociedades tributan separadamente de sus propietarios, mientras que los empresarios individuales declaran los ingresos en su declaración de la renta personal.

Impuesto sobre el trabajo autónomo

  • Los autónomos deben pagar 15,3% en impuestos de Seguridad Social y Medicare.
  • Esto incluye 12,4% para la Seguridad Social y 2,9% para Medicare, que suele repartirse entre empresarios y trabajadores, pero que deben pagar íntegramente los autónomos.

Impuestos estatales y locales

  • Los tipos impositivos estatales y locales varían en función de dónde opere su empresa. Algunos estados no tienen impuesto sobre la renta, mientras que otros cobran impuestos de sociedades y sobre las ventas.
  • Algunas administraciones locales también gravan la propiedad empresarial, los ingresos brutos o las actividades específicas del sector.

Nóminas e impuestos sobre el trabajo

  • Si tiene empleados, debe retener el impuesto federal sobre la renta, los impuestos de la Seguridad Social y Medicare y los impuestos estatales sobre la nómina.
  • Los empresarios también deben pagar impuestos de desempleo para financiar las prestaciones de desempleo.

Paso 2: Utilizar la regla 30% para ahorrar para impuestos

Muchos propietarios de pequeñas empresas siguen la regla 30% para asegurarse de que pueden cubrir sus obligaciones fiscales sin estrés financiero.

  • Reserve 30% de sus ingresos netos en una cuenta de ahorro fiscal específica.
  • Transfiera una parte de cada pago recibido a esta cuenta.
  • Ajuste el porcentaje si es necesario en función de los pagos federales estimados y los gastos de la empresa.

Mantener los impuestos separados evita gastar cuotas fiscales y le asegura estar preparado para los plazos fiscales trimestrales.

Paso 3: Elegir un método de ahorro

Existen múltiples formas de ahorrar impuestos de manera eficaz:

  • Abrir una cuenta de ahorro fiscal independiente: Evita mezclar fondos fiscales con gastos empresariales.
  • Automatizar las transferencias de ahorros: Ayuda a mantener la constancia sin olvidar.
  • Utilizar programas de contabilidad: Herramientas como Software de elaboración de informes de Invoice Fly puede hacer un seguimiento de los impuestos de 2024 y estimar los pagos.
  • Trabajar con un profesional fiscal: Garantiza el cumplimiento de las condiciones del servicio al gestionar los impuestos de las empresas.

Algunas entidades financieras pueden cobrar comisiones de apertura o tener criterios de elegibilidad y normas de suscripción específicos para las cuentas de ahorro fiscal para empresas. Compruebe siempre qué términos y condiciones se aplican al abrir una cuenta específica.

¿Qué factores influyen en el importe de sus impuestos?

Varios factores clave determinan la cantidad que debe reservar para impuestos. Entender estas variables puede ayudarte a planificar con antelación y minimizar las sorpresas a la hora de tributar.

1. Estructura empresarial

Su responsabilidad fiscal depende de si opera como empresario individual, LLC, sociedad colectiva, S-corp o C-corp.

  • Los empresarios individuales y las sociedades unipersonales de responsabilidad limitada declaran los ingresos de la empresa en su declaración de la renta y pagan los impuestos de autónomos.
  • Las sociedades colectivas y las sociedades de responsabilidad limitada transfieren los ingresos a los propietarios, que pagan los impuestos en sus declaraciones personales.
  • Las empresas de tipo C tributan por separado de sus propietarios y deben presentar declaraciones del impuesto de sociedades.

2. 2. Nivel de ingresos

  • Cuanto más gane, más impuestos pagará debido a los tramos progresivos del impuesto federal sobre la renta.
  • Las rentas más altas también pueden estar sujetas a impuestos adicionales, como el Impuesto sobre los Rendimientos de las Inversiones Netas (NIIT).

3. Impuesto sobre el trabajo autónomo

  • Los autónomos deben pagar un 15,3 por ciento de impuestos de Seguridad Social y Medicare.
  • Esto incluye el 12,4 por ciento de la Seguridad Social y el 2,9 por ciento de Medicare, que suele repartirse entre empresarios y trabajadores, pero que deben pagar íntegramente los autónomos.

4. Impuestos estatales y locales

  • Los tipos impositivos estatales y locales varían en función de dónde opere su empresa. Algunos estados no tienen impuesto sobre la renta, mientras que otros cobran impuestos de sociedades y sobre las ventas.
  • Algunos gobiernos locales también imponen impuestos adicionales a las empresas.

5. Deducciones y créditos fiscales

Las deducciones y créditos fiscales admisibles pueden reducir considerablemente la cantidad que debe.

  • Las deducciones comunes incluyen:
    • Gastos de oficina en casa
    • Gastos de viajes y vehículos relacionados con la empresa
    • Primas de seguro de enfermedad para autónomos
    • Aportaciones para la jubilación, como SEP IRA o Solo 401(k)
    • Intereses de préstamos estudiantiles para empresarios que cumplan los requisitos
  • Los créditos fiscales, como el crédito fiscal por ingresos del trabajo, también pueden reducir su factura fiscal si cumple los requisitos.

6. Impuestos sobre la nómina

Si tiene empleados, es responsable de las obligaciones fiscales sobre las nóminas, entre las que se incluyen:

    • Retención de impuestos federales y estatales de los salarios de los empleados
    • Pagar impuestos de Seguridad Social y Medicare como empleador
    • Presentar las declaraciones de la renta y efectuar los ingresos a su debido tiempo

Una gestión adecuada de las nóminas garantiza el cumplimiento de la normativa de Hacienda y evita posibles sanciones.

¿Cómo declaran los impuestos los propietarios de pequeñas empresas?

Los propietarios de pequeñas empresas declaran impuestos en función de su estructura empresarial. Los propietarios únicos y las LLC unipersonales declaran los ingresos y gastos de la empresa en el Anexo C (Formulario 1040) como parte de su declaración de impuestos personal. 

Las sociedades colectivas y las SRL de varios miembros presentan el Formulario 1065 y emiten el Anexo K-1 para los socios. Las sociedades "S" declaran sus ingresos en el formulario 1120-S, mientras que las sociedades "C" presentan el formulario 1120 y pagan el impuesto de sociedades por separado. 

Los empresarios también deben asegurarse de que cumplen los requisitos de pago trimestral de impuestos estimados y los plazos de presentación de impuestos estatales y locales. Utilizar un programa informático de impuestos o trabajar con un profesional puede ayudar a agilizar el proceso y reducir los errores.

¿Qué tipos de impuestos pagan las pequeñas empresas?

Impuestos sobre la renta federales y estatales

  • Todas las empresas deben pagar el impuesto federal sobre la renta. Los impuestos estatales y locales varían en función de la ubicación.

Impuesto sobre el trabajo autónomo

  • Si trabaja por cuenta propia, debe pagar 15,3% en impuestos de Seguridad Social y Medicare.

Impuestos sobre el empleo y las nóminas

Si tiene empleados, debe retener y pagar los impuestos sobre las nóminas, incluidos:

  • Cotizaciones a la Seguridad Social y a Medicare
  • Retención del impuesto sobre la renta federal y estatal
  • Impuesto de desempleo (FUTA y SUTA)

Otros impuestos

  • Impuesto sobre las ventas: Obligatorio si vende bienes o servicios sujetos a impuestos.
  • Impuestos especiales: Se aplica a sectores específicos, como los combustibles, el alcohol y el tabaco.

¿Cuándo hay que pagar impuestos?

Otros impuestos

Si usted espera deber al menos $1,000, el IRS requiere pagos trimestrales de impuestos estimados:

  • 15 de abril de 2025 - Primer trimestre
  • 16 de junio de 2025 - Segundo trimestre
  • 15 de septiembre de 2025 - Tercer trimestre
  • 15 de enero de 2026 - Cuarto trimestre

Plazos anuales de presentación de impuestos

  • 15 de abril - Fecha de vencimiento de la declaración de la renta federal para la mayoría de las pequeñas empresas.
  • Los plazos varían de un Estado a otro - Consulte con su agencia tributaria estatal.

¿Qué ocurre si subestima los impuestos que debe?

No ahorrar lo suficiente para los impuestos puede resultar en:

  • Sanciones e intereses de Hacienda - Hacienda cobra tasas por pagar de menos.
  • Mayores cuotas tributarias a final de año - Una factura abultada en lugar de cuotas manejables.
  • Problemas de tesorería - No disponer de reservas suficientes puede perturbar el funcionamiento de la empresa.

Para evitar las sanciones por pago insuficiente, el IRS recomienda:

  • Pagar al menos 90% del total de sus impuestos a lo largo del año
  • Utilizar la regla del puerto seguro: Pagar 100% de la cuota tributaria del año anterior si los ingresos fluctúan.

¿Qué pasa si pagas demasiado?

Si sobrestima sus impuestos, puede hacerlo:

  • Recibir la devolución de Hacienda tras presentar la declaración.
  • Aplique el excedente a los pagos de impuestos estimados del próximo año.

Pagar de más también puede retrasar el acceso a los fondos de la empresa, por lo que es mejor calcular con precisión los pagos de impuestos en lugar de ahorrar en exceso.

Cómo gestionar sus ahorros para los impuestos

Un enfoque estructurado del ahorro fiscal ayuda a las pequeñas empresas a evitar tensiones financieras cuando se acercan los plazos fiscales.

1. Crear una cuenta de ahorro fiscal

  • Mantenga los fondos fiscales separados de las cuentas operativas de la empresa para evitar gastos accidentales.
  • Muchas cuentas bancarias para empresas ofrecen subcuentas para ahorrar impuestos.

2. Automatizar el ahorro fiscal

  • Transfiera un porcentaje fijo de cada pago recibido a su cuenta de ahorro fiscal.
  • Utilice transferencias bancarias automatizadas o programas de contabilidad como Software de elaboración de informes de Invoice Fly para seguir y programar los pagos de impuestos.

3. Calcular los pagos estimados de impuestos

  • Hacienda exige el pago trimestral de impuestos a los autónomos y propietarios de empresas.
  • Utilice el formulario 1040-ES o una calculadora de impuestos para calcular lo que debe.

4. Controlar las deducciones fiscales

  • Utilice herramientas de escaneado de recibos y rastreadores de gastos para registrar los gastos deducibles a lo largo del año.
  • Mantener registros organizados para justificar las deducciones en caso de auditoría del IRS.

5. Trabajar con un profesional fiscal

  • Un contador público o asesor fiscal puede ayudarle a reducir su deuda tributaria mediante estrategias de ahorro fiscal.
  • Garantizar el cumplimiento de los criterios de admisibilidad y las normas de suscripción para las deducciones fiscales de las empresas.

Una gestión fiscal adecuada le garantiza el cumplimiento de los plazos, la evitación de sanciones y la optimización de su estrategia fiscal.

Consejos para aligerar la carga fiscal

Gestionar eficazmente los impuestos a lo largo del año puede ayudar a reducir el estrés financiero y las obligaciones fiscales.

  • Maximizar las deducciones - Registre y reclame todos los gastos empresariales subvencionables, como material de oficina, viajes y gastos de oficina en casa, para reducir la base imponible.
  • Contribuir a planes de jubilación - Invertir en una cuenta SEP IRA o Solo 401(k) puede reducir su renta imponible al tiempo que asegura su futuro financiero.
  • Pagos trimestrales de impuestos - Pagar los impuestos estimados a tiempo ayuda a evitar las multas e intereses del IRS por pago insuficiente.
  • Solicitar créditos fiscales - Créditos fiscales como el crédito fiscal por ingresos del trabajo y los incentivos a la eficiencia energética pueden reducir considerablemente el importe total que debe.
  • Archivar pronto y organizarse - Presentar la declaración de la renta con antelación evita errores de última hora, evita recargos por demora y puede permitirle recibir antes su devolución.
  • Manténgase al día sobre la legislación fiscal - Los cambios en los impuestos y deducciones de 2024 pueden afectar a su responsabilidad; consultar a un profesional fiscal puede garantizar el cumplimiento y maximizar el ahorro fiscal.

Planificando con antelación y utilizando estrategias fiscales inteligentes, los propietarios de pequeñas empresas pueden reducir su carga fiscal y mejorar el flujo de caja a lo largo del año.

Adelántese a los impuestos y conserve una mayor parte de sus ganancias a largo plazo

Reservar 25-30% de sus ingresos para impuestos es una forma inteligente de evitar sorpresas financieras a la hora de pagar impuestos. Separando los ahorros fiscales, utilizando herramientas de seguimiento y adelantándose a los plazos, los propietarios de pequeñas empresas pueden evitar sanciones y mantener el buen funcionamiento de sus operaciones.

Para facilitar la gestión financiera, Invoice Fly creador de facturas y software de elaboración de informes puede ayudar a realizar un seguimiento de los ingresos, calcular los impuestos y gestionar los pagos trimestrales con eficacia.

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