¿Qué es la contabilidad de ejercicio?

Si diriges una pequeña empresa o trabajas como contratista, entender cómo se mueve tu dinero es clave para tomar decisiones financieras más inteligentes. La contabilidad por el principio de devengo es un método que registra los ingresos cuando se obtienen y los gastos cuando se incurren, independientemente de cuándo cambie el efectivo de manos. Este enfoque sigue el concepto de devengo y le ofrece una visión real, periodo a periodo, del rendimiento de su empresa, lo cual es crucial para la planificación, el crecimiento y el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

En esta guía, lo desglosaremos:

• Funcionamiento del principio de devengo con ejemplos reales
• Principales diferencias entre la contabilidad de ejercicio y la contabilidad de caja
• Cómo afecta a la cuenta de resultados, a las organizaciones sin ánimo de lucro y a las operaciones empresariales
• Cuándo deben adoptar las pequeñas empresas la contabilidad de ejercicio

¿Qué es la contabilidad de ejercicio?

La contabilidad de ejercicio es el método de contabilidad financiera que utilizan la mayoría de las empresas para obtener una imagen precisa de la rentabilidad. Sigue el principio de correspondencia, que empareja los ingresos y los gastos relacionados en el mismo periodo de referencia. 

Este método forma parte de los Principios Contables Generalmente Aceptados (PCGA) y suele ser exigido por Hacienda a las empresas con existencias o ingresos por encima de $25 millones.

Cómo funciona:

• Los ingresos se registran cuando se entrega un producto o servicio al cliente, aunque aún no se haya recibido el pago.
• Los gastos se registran cuando se recibe el beneficio de bienes o servicios, aunque no se haya pagado la factura.

Ejemplo:

• Terminas un trabajo de jardinería de $5.000 en diciembre y facturas al cliente, pero el cheque llega en enero. Según la contabilidad de ejercicio, se registran $5.000 de ingresos en diciembre.
• Usted recibe materiales de construcción en junio, pero paga al proveedor en julio. El gasto se registra en junio porque es cuando los materiales contribuyeron a tus operaciones.

La contabilidad por el principio de devengo produce estados financieros que reflejan el verdadero rendimiento operativo de la empresa, incluidos el coste de los bienes vendidos (COGS), los gastos de explotación y los activos del balance.

Para una visión general de la contabilidad, lea Contabilidad de pequeñas empresas.

¿Qué es un devengo? (Explicación sencilla)

Un devengo es cualquier ingreso obtenido o gasto incurrido que aún no se ha recibido o pagado. Refleja la realidad económica de su empresa, no sólo las entradas de efectivo o los pagos en efectivo.

Ejemplos de devengo:

• Ingresos devengados: Una empresa consultora finaliza un proyecto en marzo, envía una factura y espera el pago en abril.
• Gastos devengados: Un contratista utiliza electricidad para un proyecto en febrero, pero no recibe la factura hasta marzo.

Los devengos son esenciales porque:

• Mantenga al día su cuenta de resultados y su balance.
• Le ayudará a detectar futuras necesidades de tesorería y pagos entrantes.
• Garantizar el cumplimiento de los principios contables aceptados GAAP.

Para más información sobre la retención de beneficios y el impacto de los devengos en los fondos propios, consulte nuestra guía sobre Cómo calcular los beneficios no distribuidos.

Cómo funciona la contabilidad de ejercicio

En la contabilidad de ejercicio, cada transacción se registra en el momento en que repercute en la empresa, no en la cuenta bancaria. Existen dos categorías principales:

1. Ingresos devengados (activo)

Los ingresos se registran cuando se obtienen, a menudo como cuentas por cobrar. 

Ejemplo:

Esto mejora la planificación de las entradas de efectivo y muestra su cuenta de resultados con precisión.

2. Gastos devengados (pasivo)

Los gastos se reconocen cuando se incurre en ellos, incluso si la cuenta de caja no ha sido golpeada.

Los gastos devengados recogen partidas como materiales, servicios públicos o nóminas que afectan a las decisiones operativas de la empresa.

Consejo profesional: Utilice un sistema de contabilidad o ERP para crear automáticamente estos asientos, reducir los errores humanos y simplificar la revisión y aprobación.

Gastos anticipados frente a gastos devengados

• Gastos anticipados: Pagos realizados por adelantado por beneficios futuros, como seis meses de alquiler de oficinas, primas anuales de seguros o contratos de mantenimiento por adelantado. Estos pagos se registran como activos en el balance porque aportan valor a lo largo del tiempo y se reconocen gradualmente como gasto cuando se utilizan.
• Gastos devengados: Obligaciones que su empresa ya ha contraído pero que aún no ha pagado, como facturas de servicios públicos, salarios, intereses o facturas de proveedores pendientes de pago. Se registran como pasivos porque representan cantidades que debe.

Comprender esta diferencia ayuda a evitar errores y garantiza que su información financiera sea procesable. Los gastos pagados por anticipado ponen de manifiesto el valor que queda por consumir, mientras que los gastos devengados revelan las próximas salidas de efectivo. 

Reconocer correctamente ambos aspectos facilita la elaboración de presupuestos, la previsión de tesorería y el cumplimiento de las normas de la UE. principios contables generalmente aceptados (PCGA).

Impacto de la contabilidad de ejercicio

La contabilidad de ejercicio afecta a todos los informes financieros importantes y tiene un impacto directo en la forma de entender el rendimiento de su empresa a lo largo del tiempo. 

Proporciona una imagen completa a directivos, prestamistas e inversores porque no sólo muestra la actividad de tesorería, sino la verdadera actividad económica de la empresa.

• Cuenta de resultados: Muestra los ingresos, los gastos de explotación y los bienes vendidos COGS en el período correcto. Al alinear ingresos y gastos, se obtiene una visión más clara de los márgenes de beneficio y de la cuenta de resultados.
• Balance: Incluye cuentas por cobrar, cuentas por pagar, gastos anticipados y activos a largo plazo. Indica a las partes interesadas lo que posees, lo que debes y en qué medida las actividades de explotación de tu empresa se están convirtiendo en capital.
• Flujo de caja: Aunque el calendario de tesorería no es el objetivo principal, la contabilidad de ejercicio sirve de base para la previsión del flujo de tesorería. Saber qué partidas se convertirán pronto en entradas de efectivo o pagos permite planificar el crecimiento, gestionar las fluctuaciones estacionales y evitar problemas de liquidez.

Ejemplo:

• Identifica precozmente a los clientes morosos, para que pueda hacer un seguimiento antes de que afecte a las operaciones.
• Ayuda a estimar la rentabilidad operativa de la empresa con mayor precisión que la contabilidad de caja.
• Apoya la toma de decisiones informadas sobre préstamos, líneas de crédito e inversiones, ya que los estados financieros reflejan la realidad económica.
• Destaca las próximas obligaciones, como los impuestos o los pagos a proveedores, lo que ayuda a garantizar que se dispone de suficiente efectivo.

Registro de periodificaciones

El registro de los intereses devengados implica la realización de asientos en el diario que afectan a las partidas individuales y a la cuenta de resultados:

Entrada de ingresos devengados:

Cuentas por cobrar $5.000

   Ingresos por servicios $5.000

Asiento de gastos devengados:

Gastos de servicios públicos $300

   Cuentas por pagar $300

Buenas prácticas:

• Conciliar mensualmente para garantizar que las cuentas de tesorería coinciden con las próximas obligaciones.
• Utilice la automatización para reducir los procesos manuales que consumen mucho tiempo.
• Convierta rápidamente los intereses devengados en facturas o pagos para mejorar las entradas de efectivo.

Cuando aprenda a crear facturas y gestionar cuentas por cobrar, explore nuestra guía sobre ¿Qué es una factura?

Contabilidad de devengo frente a contabilidad de caja

Los métodos de contabilidad de caja difieren, y el método de contabilidad de caja se considera la opción más sencilla. Este método se centra únicamente en registrar el efectivo a medida que entra y sale de la empresa, por lo que es fácil de entender para los propietarios de pequeñas empresas. 

Es ideal para operaciones con transacciones limitadas o para quienes desean ver de inmediato las entradas de efectivo y los pagos en efectivo sin hacer un seguimiento de las cuentas a cobrar o a pagar.

Contabilidad de caja:

• Fácil de gestionar
• Sólo controla las entradas y los pagos de efectivo
• Puede falsear los beneficios cuando hay facturas o recibos pendientes

Contabilidad de ejercicio:

• Reconoce los ingresos y gastos a medida que se producen
• Se ajusta a los PCGA
• Ofrece una imagen más real de su cuenta de resultados

Lectura adicional: Publicación 538 del IRS explica cuándo es necesario el criterio de caja frente al de devengo en el caso de las pequeñas empresas.

Ventajas de la contabilidad de ejercicio

• Presenta información financiera precisa para la toma de decisiones, la elaboración de presupuestos y los impuestos, ofreciendo a las partes interesadas una visión realista de los resultados.
• Alinea los ingresos por productos o servicios con los gastos de explotación y el COGS, mejorando el análisis de beneficios.
• Esencial para obtener financiación o atraer inversores, ya que los prestamistas y avalistas confían en los estados financieros conformes con los PCGA.
• Facilita la planificación y previsión a largo plazo al mostrar cuándo se producirán las futuras entradas de efectivo y obligaciones.
• Ayuda a identificar tendencias en las partidas, como clientes que pagan poco o gastos recurrentes, lo que permite mejorar las estrategias de funcionamiento de la empresa.
• Respalda el cumplimiento de los principios contables generalmente aceptados (PCGA) y aporta credibilidad para auditorías o revisiones reglamentarias.

¿Necesita una herramienta de facturación fiable para gestionar los asientos de devengo y cobrar más rápido? Pruebe Creador de facturas de Invoice Fly - crear facturas, realizar el seguimiento de las partidas y gestionar las entradas de efectivo en un solo lugar.

Método contable y fiscalidad

La contabilidad por el principio de devengo no sólo se refiere a la exactitud de los informes financieros, sino que también influye en la tributación de su empresa. El IRS puede exigir la contabilidad de ejercicio si:

• Mantenimiento del inventario o seguimiento de los bienes vendidos COGS
• Ganar más de $25 millones en ingresos brutos anuales

Al alinear ingresos y gastos, se asegura de que su información fiscal refleja la verdadera actividad económica. Comprender las implicaciones fiscales ayuda a evitar sanciones y garantiza el cumplimiento de los principios contables generalmente aceptados (PCGA).

FASB y NIIF

En Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB) y Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) ambos reconocen el devengo como el método preferido porque:

• Proporciona una imagen financiera clara y comparable
• Apoya la confianza de los inversores y las decisiones de préstamo
• Cumple las normas reglamentarias y de auditoría

¿Cómo explicar el principio de devengo a los no contables?

Puede explicar la contabilidad de ejercicio como: “Registrar ingresos y gastos cuando se produce el trabajo, no sólo cuando se mueve el efectivo”.”

Una simple analogía: Si terminas un trabajo hoy pero cobras el mes que viene, la contabilidad por devengo contabiliza el trabajo de hoy como ingresos. Este enfoque es vital para contratistas, proveedores de servicios y cualquiera que gestione bienes y servicios a lo largo del tiempo.

¿Cuál es la diferencia entre la contabilidad de caja y la contabilidad de ejercicio?

• Contabilidad de caja registra la actividad sólo cuando el dinero entra o sale de su cuentas de efectivo.
• Contabilidad de ejercicio registros productos o servicios y gastos en el periodo en que se devengan o contraen.

Comprender esta diferencia ayuda a las empresas a elegir el método adecuado para crecer y cumplir la normativa.

¿Qué es el asiento de periodificación?

Un asiento de devengo registra los ingresos o gastos antes de que se produzca el intercambio de efectivo. 

Ejemplo:

Ingresos devengados:

• Cuentas por cobrar: $2,500
• Ingresos por servicios: $2,500

Gastos devengados:

• Gastos salariales: $1.000
• Salarios a pagar: $1.000

Estos asientos mantienen su información financiera exacta y conforme a los PCGA.

¿Cuáles son los 3 métodos contables?

1. Contabilidad de caja - Simple, sólo rastrea el efectivo que entra y sale.
2. Contabilidad de ejercicio - Adecua los ingresos y gastos a los periodos en que se producen.
3. Efectivo modificado o híbrido - Combina elementos de ambos para determinadas transacciones.

Cuándo utilizar la contabilidad de ejercicio

• Si su empresa gestiona existencias o tiene un volumen importante de créditos y débitos
• A la hora de solicitar financiación o atraer a inversores que exigen estados GAAP
• Cuando necesite información precisa sobre activos a largo plazo y resultados para planificar

¿Es la contabilidad por el principio de devengo adecuada para su empresa?

Si sus operaciones implican bienes y servicios entregados a lo largo del tiempo, múltiples proyectos o facturación frecuente, la contabilidad por devengo probablemente ofrezca la visión más clara del rendimiento. Ayuda:

• Revele los verdaderos resultados
• Prepararse para impuestos y auditorías
• Generar confianza entre prestamistas e inversores

Las empresas más pequeñas con operaciones muy sencillas pueden empezar con el criterio de caja y pasar al de devengo a medida que crecen.

Cuándo utilizar la contabilidad de ejercicio

• Si su empresa gestiona existencias o tiene un volumen importante de créditos y débitos
• A la hora de solicitar financiación o atraer a inversores que exigen estados GAAP
• Cuando necesite información precisa sobre activos a largo plazo y resultados para planificar

Recuerde 

La contabilidad de ejercicio le ofrece una visión realista y completa de sus finanzas. Al reconocer los ingresos y gastos cuando se producen y no cuando el efectivo cambia de manos, su información financiera es más fiable para la toma de decisiones, la planificación y la elaboración de informes.

¿Listo para tomar el control de su facturación y llevar las riendas de sus finanzas?

Pruebe Invoice Fly's Invoice Maker - ¡Es gratis!

Cree facturas profesionales, gestione partidas y realice el seguimiento de los pagos con facilidad.