Formulario I-9: Verificación de la admisibilidad de empleo
En Formulario I-9, conocido oficialmente como Formulario de verificación de la admisibilidad del empleo, es un documento exigido por el Departamento de Seguridad Nacional de Estados Unidos (DHS) y el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de Estados Unidos (USCIS). Los empleadores deben utilizar este formulario para verificar la identidad y la autorización de empleo de las personas contratadas en Estados Unidos. Desde su introducción en 1986, el formulario I-9 ha sido la piedra angular del cumplimiento de la ley federal de inmigración.
Secciones del formulario I-9
- Sección 1 - Información y declaración del empleado: Lo cumplimenta el empleado el primer día de trabajo. Incluye información personal (nombre, fecha de nacimiento, número de la Seguridad Social, estatus migratorio) y requiere que el empleado atestigüe su elegibilidad para trabajar en EE.UU.
- Sección 2 - Revisión y verificación por parte del empleador: Cumplimentado por el empresario en un plazo de tres días laborables a partir de la contratación. El empleador debe revisar los documentos de identificación originales del empleado y registrar los detalles.
- Sección 3 - Reverificaciones y recontrataciones: Utilizado por las empresas para actualizar o volver a verificar la autorización de un empleado cuando caduca o cuando se vuelve a contratar al empleado en los tres años siguientes al formulario original.
Documentos aceptables
Para completar el proceso de verificación, los empleados deben presentar documentos originales (no copias) de las listas aprobadas por el USCIS:
- Lista A: Documentos que acrediten tanto la identidad como la autorización de trabajo (por ejemplo, pasaporte estadounidense, tarjeta de residente permanente).
- Lista B: Documentos que acrediten únicamente la identidad (por ejemplo, permiso de conducir, documento nacional de identidad).
- Lista C: Documentos que establecen únicamente la autorización de empleo (por ejemplo, tarjeta de la Seguridad Social, documento de autorización de empleo).
Por qué es importante el formulario I-9
El formulario I-9 ayuda a evitar la contratación ilegal de personas no autorizadas a trabajar en EE.UU. Las empresas deben mantener archivados los formularios cumplimentados de cada empleado y tenerlos disponibles en caso de auditoría del Departamento de Seguridad Nacional (DHS) o del Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE). El incumplimiento puede acarrear fuertes multas y sanciones.
Datos clave sobre el formulario I-9
- Introducido en virtud de la Ley de Reforma y Control de la Inmigración (IRCA) de 1986.
- Se aplica a todos los empresarios de Estados Unidos, independientemente de su tamaño.
- Los sistemas electrónicos I-9 están permitidos si cumplen los requisitos del DHS.
- Los notarios y representantes autorizados pueden cumplimentar la sección 2 en nombre del empresario.
- Los empresarios deben conservar el formulario durante tres años después de la contratación o un año después del despido, lo que ocurra más tarde.
Errores comunes en el I-9 (y cómo evitarlos)
Estos errores pueden dar lugar a multas en una auditoría del DHS/ICE. Utilice esta lista de comprobación para cumplir la normativa.
1) Secciones retrasadas o incompletas
- Sección 1 no completada el día 1: El empleado debe terminar la sección 1 antes del primer día de trabajo.
- Sección 2 después de 3 días hábiles: El empresario debe revisar los originales y cumplimentar la sección 2 en un plazo de tres días laborables a partir de la fecha de inicio.
- Faltan firmas/fechas: Tanto el empleado (Sección 1) como el empresario/representante autorizado (Sección 2) deben firmar y fechar.
2) Utilizar copias en lugar de originales
- No se permiten fotocopias: Los empresarios deben examinar los documentos originales de identidad y de autorización para trabajar (salvo una copia compulsada de un certificado de nacimiento).
3) Combinaciones de documentos erróneas
- Lista A sola (identidad + autorización de trabajo) o Lista B + Lista C (identidad + autorización de trabajo).
- Lista C no válida: Tarjetas de la Seguridad Social marcadas “No válido para el empleo”no son aceptables.
4) Precumplimentación o dirección de documentos
- No hay preselección: Los empresarios no pueden decir a los trabajadores qué documentos deben presentar ni rellenar previamente los datos de los documentos.
- Lucha contra la discriminación: Aplique las mismas normas a todas las contrataciones; no solicite documentos adicionales en función de la nacionalidad o el origen nacional.
5) Fechas incorrectas y no coincidencia de fechas de inicio
- Coherencia de la fecha de contratación: La fecha de inicio que figura en el apartado 2 debe coincidir con sus registros de RRHH/nóminas.
- Datación fuera de secuencia: Las firmas deben estar fechadas en el momento de cumplimentar el formulario o después, no en el futuro.
6) No volver a verificar cuando es necesario
- Autorización caducada: Si la autorización de trabajo tiene fecha de caducidad, utilice Sección 3 para su reverificación antes de que caduque.
- No reverificar: Los ciudadanos estadounidenses y los residentes permanentes (con un RPC no caducado) no deben volver a solicitar autorización.
7) Almacenamiento y conservación deficientes
- Regla de retención: Conserve cada I-9 para 3 años después de la fecha de contratación o 1 año después del cese, lo que sea posterior.
- Almacenamiento segregado: Almacene los I-9 por separado de los expedientes personales para agilizar las auditorías y proteger la privacidad.
8) Errores de representante remoto/autorizado
- Uso inadecuado del agente: Si utiliza un notario/representante autorizado para las contrataciones a distancia, deberá inspeccionar físicamente los originales y cumplimentar correctamente la sección 2.
- No se admiten fotocopias: Las videollamadas por sí solas no sustituyen a la inspección física de documentos, a menos que lo permitan las normas activas del programa del DHS.
Consejos rápidos de cumplimiento
- Utilice la versión actual del formulario I-9 del USCIS.
- Forme a RRHH y a cualquier representante autorizado; utilice una lista de comprobación para los plazos del Día 1 y del Día 3.
- Audite periódicamente los formularios I-9; corrija los errores siguiendo las directrices del USCIS (una sola línea, iniciales, fecha).
Preguntas frecuentes Formulario I-9
El formulario I-9 se utiliza para verificar la identidad y la autorización de empleo de todas las personas contratadas en Estados Unidos.
Debe presentar un documento de la lista A (pasaporte, tarjeta verde) o una combinación de uno de la lista B (permiso de conducir) y uno de la lista C (tarjeta de la Seguridad Social).
El empresario debe revisar los documentos y cumplimentar la sección 2 en un plazo de tres días laborables a partir de la fecha de incorporación del trabajador.
El formulario está disponible gratuitamente en formato PDF en el sitio web del USCIS.
Sí, es obligatorio para todos los empresarios y empleados estadounidenses, sean o no ciudadanos.
No, sólo verifica la autorización de trabajo y la identidad, no los antecedentes penales o financieros.
Los empresarios pueden enfrentarse a multas, sanciones y auditorías de cumplimiento por parte del ICE.
El I-9 verifica la elegibilidad para el trabajo, mientras que el W-2 declara los salarios y los impuestos pagados a Hacienda.
Se hizo obligatoria en virtud de la Ley de Reforma y Control de la Inmigración de 1986.
Las empresas conservan el formulario en sus archivos; no se envía a Hacienda ni al USCIS a menos que se solicite durante una auditoría.
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