Definición del Plan General de Contabilidad

Las cinco categorías fundamentales de un Plan General de Contabilidad son Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos y Gastos. Cada transacción -ya se trate de registrar el pago de una factura o de asignar los ingresos de una subvención sin ánimo de lucro- se encuadra en uno de estos cinco grupos, lo que garantiza el equilibrio del libro mayor.

“Por ”cuentas del plan contable" se entienden las partidas individuales que figuran en el plan contable, como Caja, Deudores, Acreedores o Ingresos por servicios de programas (para organizaciones sin ánimo de lucro). A cada cuenta se le asigna un código y un nombre únicos para organizar toda la actividad financiera en el libro mayor.

Algunas organizaciones van más allá de los cinco básicos para incluir las Ganancias y Pérdidas, creando siete tipos totales: Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Gastos, Ganancias y Pérdidas. Esta distinción ayuda a separar las ganancias o amortizaciones puntuales de los ingresos o gastos de explotación ordinarios.

Los cinco tipos de cuentas reflejan las categorías principales del Plan General de Contabilidad:

• Activo
• Responsabilidad
• Equidad
• Ingresos
• Gasto

Clasificar correctamente cada transacción -como una factura de venta o una subvención en un libro mayor sin ánimo de lucro- garantiza la exactitud de los estados financieros.

Piense en su Plan General de Contabilidad como el índice de su sistema financiero. Se trata de una lista numerada (a menudo utilizando una plantilla o un esquema de codificación personalizado) que agrupa todas las cuentas del libro mayor por tipo y finalidad. Cuando se contabiliza una factura, una compra o una donación, se hace referencia a este índice para que los informes y los presupuestos extraigan los datos de forma coherente.

Según los PCGA, un plan contable debe separar claramente las cuentas en las cinco categorías principales (activos, pasivos, patrimonio neto, ingresos y gastos) y seguir convenciones coherentes de numeración y denominación. Aunque los PCGA no exigen códigos específicos, sí requieren que el libro mayor respalde unos estados financieros precisos y comparables.

Las mejores prácticas incluyen:

• Utilice un sistema de numeración lógico (por ejemplo, 1000-1999 para el activo, 2000-2999 para el pasivo).
• Agrupe las cuentas relacionadas (por ejemplo, todas las cuentas por cobrar en Cuentas por cobrar).
• Mantén los códigos concisos pero ampliables (para que puedas añadir nuevos proyectos o fondos sin ánimo de lucro).
• Revisar anualmente para retirar las cuentas no utilizadas y mantener la claridad.

La contabilidad estándar reconoce cinco tipos principales de planes de cuentas (activos, pasivos, patrimonio neto, ingresos y gastos), pero muchas entidades añaden dos más (ganancias y pérdidas), hasta un total de siete. También puede crear planes subsidiarios (por ejemplo, departamentales o basados en proyectos) que se adapten a las necesidades de su organización.

Un libro de contabilidad (o libro mayor) es el registro maestro que agrega todos sus asientos por cuenta. Cada factura, pago, gasto y donación se contabiliza en el libro mayor -extraído directamente de su Plan General de Contabilidad- para que pueda generar balances de comprobación, balances de situación y cuentas de resultados.