CAPÍTULO 2
Cómo crear una factura
que se paga
Invoice Fly simplifica la creación de facturas profesionales, tanto si se trata de generar una factura rápida en línea como de gestionar la facturación continua de varios clientes. Puede utilizar nuestro generador de facturas online gratuito para crear y descargar una factura pulida en cuestión de minutos.
Y cuando sus necesidades de facturación aumenten, puede descargarse la aplicación Invoice Fly, que permite el seguimiento de los pagos, las facturas periódicas, los pagos en línea y los recordatorios automáticos.
Independientemente de cómo utilice Invoice Fly, todas las facturas siguen la misma estructura profesional.
Creación de la factura
Paso 1: Introduzca los datos de su empresa
Empiece por añadir el nombre, la dirección, el correo electrónico y el número de teléfono de su empresa. Así sabrás quién emite la factura y tu cliente sabrá cómo ponerse en contacto contigo. Si utilizas Invoice Fly App con regularidad, tus datos pueden guardarse para futuras facturas.
Paso 2: Añada los datos de su cliente
Introduzca el nombre y los datos de contacto de su cliente. Asegúrese de que todo es correcto para evitar retrasos en la entrega o el pago. Una identificación clara ayuda a evitar confusiones, sobre todo cuando se trabaja con empresas más grandes.
Paso 3: Incluya la fecha y el número de la factura
Añada la fecha de emisión de la factura y asígnele un número de factura único. Un sistema de numeración coherente le ayuda a realizar un seguimiento de las facturas y a mantener organizados los registros financieros. Invoice Fly puede generar automáticamente números de factura para mantener la coherencia.
Paso 4: Enumerar los servicios o productos prestados
Añada cada servicio o producto como partida independiente. Inclúyalo:
- Una descripción clara
- Cantidad (si procede)
- Precio unitario
Ser específico reduce las preguntas y acelera la aprobación. A medida que introduce elementos, los totales se calculan automáticamente.
Paso 5: Añadir impuestos y descuentos
Si procede, incluya los impuestos exigidos, como el impuesto sobre las ventas o el IVA. Los descuentos también deben mostrarse claramente antes de calcular el total final.
La transparencia genera confianza y evita disputas.
Paso 6: Fijar las condiciones de pago
Especifique:
- La fecha de vencimiento
- Formas de pago aceptadas
- Condiciones de demora
Unas instrucciones de pago claras facilitan a los clientes la rápida tramitación del pago.
Paso 7: Revisar y enviar
Antes de enviarla, revise la factura para asegurarse de que toda la información es correcta y está completa. Puede descargar su factura en formato PDF profesional o enviarla directamente con Invoice Fly App.
2.2 Envío de facturas: Buenas prácticas
Una vez que la factura está completa, la forma de enviarla puede influir en la rapidez con la que se recibe el pago.
Sigue estas buenas prácticas:
1. Envíe la factura inmediatamente
Emita su factura tan pronto como el trabajo esté terminado o entregado. Los retrasos en el envío de facturas suelen conllevar demoras en los pagos.
2. Compruebe todos los detalles
Revise los totales, las condiciones de pago y la información del cliente antes de enviar. Los pequeños errores pueden generar idas y venidas innecesarias.
3. Utilice un asunto claro (si envía un correo electrónico)
Si lo envía por correo electrónico, incluya el número de factura y la fecha de vencimiento en el asunto. Por ejemplo Factura #104 - Vencimiento el 15 de marzo
4. Incluya un mensaje breve
Añade una nota breve y profesional dando las gracias al cliente y recordándole las condiciones de pago.
5. Facilitar el pago
Indique claramente cómo puede pagar el cliente. Si los pagos en línea están habilitados a través de Invoice Fly App, los clientes pueden pagar directamente a su cuenta a través de stripe, paypal, etc.. añadir más.
6. Mantenga un registro de las facturas enviadas
Mantenga siempre un registro de cuándo se envían las facturas. Invoice Fly le permite realizar un seguimiento del estado de las facturas para que sepa qué facturas están pendientes, pagadas o vencidas.