Informe de gastos: ¿Qué es y por qué es importante?

Un informe de gastos es algo más que papel: es un documento financiero fundamental que ayuda a las empresas a controlar los gastos, reembolsar a los empleados y cumplir la normativa fiscal. Ya sea una simple hoja de cálculo, un PDF imprimible o un formulario digital automatizado, organizan gastos como viajes, comidas, kilometraje y material de oficina en un documento fácil de revisar.

En esta guía, explicaremos qué es un informe de gastos, por qué es importante para las pequeñas empresas y cómo crear uno manualmente o con herramientas de automatización para ahorrar tiempo y reducir errores.

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¿Qué es un informe de gastos?

Un informe de gastos es un documento formal que detalla y clasifica los gastos relacionados con la empresa en los que incurren los empleados o los propietarios de la empresa. Estos informes sirven como registros oficiales para:

• Reembolso a los empleados
• Deducciones fiscales
• Seguimiento financiero y cumplimiento

Según Fyle, Un informe de gastos típico contiene listas categorizadas de gastos que incluyen servicios públicos, material de oficina, gastos de viajes de negocios, costes de impresión, suscripciones a software, mantenimiento y reparaciones y otros costes relacionados con la empresa.

Categoría de gastos	Ejemplos
Gastos de viaje	Vuelos, hoteles, coches de alquiler
Comidas y entretenimiento	Comidas de negocios, cenas de clientes, eventos
Material y equipos de oficina	Papelería, ordenadores portátiles, impresoras, mobiliario de oficina
Desarrollo profesional y formación	Cursos, certificaciones, talleres
Reembolso de gastos de viaje	Uso del vehículo personal para negocios, basado en la tasa de kilometraje del IRS
Software y suscripciones	Herramientas de gestión de proyectos, software de contabilidad, almacenamiento en la nube
Costes de las reuniones con clientes	Alquiler de locales, reuniones en cafeterías, refrigerios

Esta información ayuda a las empresas a mantener registros financieros precisos, al tiempo que garantiza que los empleados reciban el reembolso adecuado por los gastos empresariales legítimos.

Consejo: El mantenimiento sistemático de registros facilita la elaboración de informes conformes a la normativa. Directrices del IRS.

¿Cómo rellenar un informe de gastos?

La creación de un informe de gastos preciso requiere atención a los detalles y una documentación adecuada. Esto es lo que debe incluir todo informe de gastos:

Información obligatoria	Detalles que debe incluir
Información para los empleados	Nombre, departamento, función y datos de contacto
Detalles de los gastos	Fecha, importe, proveedor, objetivo comercial y cliente/proyecto relacionado
Documentación de apoyo	Recibos, facturas u otros justificantes de pago
Categorización	Agrupe los gastos en categorías como viajes, comidas o suministros.
Cálculos	Subtotales de cada categoría + total general del informe

Consejo profesional: Si su empresa utiliza un formulario de reembolso para empleados, asegúrese de que el nombre del empleado, el departamento, los datos del beneficiario y las firmas de aprobación coinciden con el informe de gastos para evitar retrasos en los pagos.

Herramientas modernas como Concur o el software automatizado de informes de gastos pueden reducir los errores manuales gracias a las funciones de escaneado de recibos y autorrellenado.

¿Por qué las empresas necesitan informes de gastos?

Los informes de gastos ayudan a las empresas de cinco formas fundamentales:

1. Control financiero y visibilidad - Controle a qué se destina el dinero en los distintos departamentos y proyectos.
2. Cumplimiento fiscal - El IRS exige a las empresas que mantengan una documentación clara para las deducciones. Véase Publicación 463 del IRS para más detalles.
3. Reembolso a los empleados - Los empleados reciben un reembolso justo cuando gastan su propio dinero en necesidades de la empresa.
4. Gestión presupuestaria - Comparar el gasto con los presupuestos para evitar gastos excesivos.
5. Registro de auditoría - Los informes detallados con recibos proporcionan una pista de cumplimiento clara.

Seguimiento eficaz de los gastos durante el periodo de referencia

Un seguimiento eficaz de los gastos requiere procesos coherentes y una categorización clara. Las empresas deben establecer periodos regulares de presentación de informes -ya sean semanales, mensuales o trimestrales- para mantener registros financieros precisos.

Las empresas se benefician de un seguimiento coherente de los gastos:

• Informes mensuales de gastos - Proporcione visibilidad periódica sin abrumar a los empleados. Muchos equipos prefieren una hoja de cálculo mensual de informes de gastos para que cada empleado envíe el mismo formato de Excel todos los meses, creando una pista de auditoría coherente para las finanzas.
• Seguimiento específico por departamentos - Ayuda a las grandes empresas a imputar correctamente los costes.
• Informes basados en proyectos - Garantiza la facturación exacta a los clientes y el seguimiento de la rentabilidad.

El seguimiento regular de los gastos también ayuda a identificar tendencias y anomalías que podrían indicar infracciones de las políticas, fraude o, simplemente, prácticas de gasto ineficientes que deben abordarse.

Presupuestar como un profesional

Los informes de gastos proporcionan la base de datos para una presupuestación y planificación financiera eficaces. Analizando los datos históricos de gastos, las empresas pueden crear presupuestos más precisos e identificar áreas de ahorro potencial.

• Identificación de las pautas de gasto  - Revise los informes de gastos para conocer las variaciones estacionales, los costes recurrentes y los gastos imprevistos que deben tenerse en cuenta en futuros presupuestos.
• Análisis de proveedores - Haga un seguimiento del gasto por proveedor para negociar mejores tarifas, consolidar compras o identificar oportunidades de descuentos por volumen.
• Asignación de centros de coste - Utilice los datos de los informes de gastos para asignar con precisión los costes a los distintos departamentos, proyectos o centros de beneficios para una mejor gestión financiera.

Estos datos también son útiles cuando cálculo de los gastos de dudoso cobro y preparar estados financieros como el balance general o cuenta de pérdidas y ganancias.

Estar siempre preparado fiscalmente

Los informes de gastos ayudan a las empresas a prepararse para la temporada de impuestos:

• La regla $75: En Servicio de Impuestos Internos exige recibos de cualquier gasto empresarial superior a $75.
• Categorías de deducibles: Viajes, comidas (50%), material de oficina, desarrollo profesional y gastos de vehículos.
• Documentación: Los informes deben indicar el importe, la fecha, el objeto social y la conexión con los ingresos.

Si solicita una deducción por oficina en casa, consulte Guía fiscal de Invoice Fly para 2025.

[Nombre del archivo: mileage-expense-tracking-sheet.png

Alt Text: Hoja de seguimiento de gastos de kilometraje para empleados

Leyenda/Título: Ejemplo de hoja de seguimiento de kilometraje empresarial para empleados de pequeñas empresas].

Ejemplos de informes de gastos

Conocer los distintos tipos de informes de gastos ayuda a las empresas a elegir el formato adecuado a sus necesidades.

Informe de gastos sencillo

Un informe de gastos básico funciona bien para empresas con necesidades de gastos sencillas. Suele incluir:

• Fecha del gasto
• Descripción de la compra o del servicio
• Importe gastado
• Objeto social
• Categoría (viajes, suministros, comidas, etc.)

Este formato funciona bien para pequeñas empresas, autónomos o empleados con gastos empresariales ocasionales.

Informe de gastos de viajes de negocios

Un informe de gastos de viaje de negocios cubre el billete de avión, los hoteles, las comidas, el kilometraje y los imprevistos, y debe incluir los recibos o los detalles de las dietas para cumplir los requisitos normativos y fiscales.

• Gastos de transporte (vuelos, trenes, alquiler de coches)
• Gastos de alojamiento
• Gastos de manutención (con cálculo de dietas si procede)
• Kilometraje por uso de vehículo personal
• Gastos accesorios (propinas, aparcamiento, etc.)

Los informes de gastos de viaje suelen requerir documentación adicional como itinerarios, facturas de hotel y registros de kilometraje.

Hoja de seguimiento del kilometraje profesional

Para los empleados que utilizan vehículos personales para sus negocios, el seguimiento del kilometraje requiere información específica:

• Fecha del viaje
• Lugares de salida y llegada
• Motivo profesional del viaje
• Total de kilómetros recorridos (Utilice el tasa de kilometraje estándar actual del IRS para 2025 para el reembolso).
• Lecturas del cuentakilómetros (opcional pero recomendado)

El proceso de declaración de gastos

Las empresas pueden elegir entre un seguimiento manual mediante plantillas y hojas de cálculo o soluciones automatizadas con software especializado.

Creación manual de informes de gastos

Los informes manuales implican plantillas y hojas de cálculo. Puede empezar con un plantilla gratuita de informe de gastos (Excel o PDF) para que todo sea sencillo e imprimible, y luego personaliza las categorías para tu equipo. Plantillas de Adobe son un buen punto de partida.

Pasos del proceso manual:

1. Descargar o crear una plantilla de informe de gastos
2. Rellene la información personal y empresarial
3. Enumere los gastos cronológicamente con todos los detalles necesarios
4. Calcular subtotales y totales generales
5. Adjuntar recibos y justificantes
6. Presentar al director para su aprobación
7. Remitir al equipo financiero para su tramitación

Aunque este enfoque funciona para las pequeñas empresas con gastos mínimos, es propenso a errores y requiere mucho tiempo para las grandes organizaciones.

Informes de gastos automatizados

El software automatizado de informes de gastos elimina muchas tareas manuales a la vez que mejora la precisión y el cumplimiento. Las soluciones modernas ofrecen funciones como:

• Captura móvil de recibos: Las aplicaciones móviles permiten a los empleados fotografiar recibos al instante, con tecnología OCR que extrae la información clave automáticamente.
• Aplicación de la política: Los sistemas automatizados pueden señalar las infracciones de las políticas, los gastos duplicados y la falta de documentación antes de su presentación.
• Integración: Muchas plataformas se integran con programas de contabilidad como QuickBooks Sincronización automática de los datos de gastos con los registros financieros.
• Flujos de aprobación: Los procesos de aprobación multinivel garantizan una supervisión adecuada al tiempo que aceleran el proceso de reembolso.
• Informes en tiempo real: Los gestores pueden ver los patrones de gasto y el estado del presupuesto en tiempo real en lugar de esperar a los informes mensuales.

Con el software de informes de gastos automatizados, los equipos financieros reducen las entradas manuales, refuerzan los controles de las políticas y reembolsan a los empleados con mayor rapidez.

[Nombre del archivo: automated-expense-report-software.png

Alt Text: Cuadro de mando automatizado de informes de gastos para pequeñas empresas

Leyenda/Título: Ejemplo de un software automatizado de informes de gastos utilizado para la gestión de gastos].

5 pasos para crear un informe de gastos

He aquí un análisis comparativo de los informes de gastos manuales y los automatizados:

Paso	Manual (Plantilla/Hoja de cálculo)	Automatizado (software de informes de gastos)
1. Descargar y personalizar una plantilla	Busque o cree una plantilla de hoja de cálculo/PDF y edite los campos manualmente.	Formularios digitales preconstruidos disponibles con categorías y campos ya configurados.
2. Rellenar transacciones	Introduzca cada gasto a mano: fechas, proveedores, importes, propósitos, categorías.	La tecnología OCR extrae los datos de los recibos y los rellena automáticamente.
3. Cargar/adjuntar recibos	Escanee o fotografíe los recibos y adjúntelos al documento.	Las aplicaciones móviles capturan los recibos al instante, vinculándolos automáticamente a los gastos.
4. Consolidar y revisar	Recopile manualmente los gastos y recibos en un solo documento; vuelva a comprobar los totales y los detalles.	El sistema elabora automáticamente informes, señala errores e infracciones de las políticas y garantiza el cumplimiento.
5. 5. Someter a aprobación	Imprima o envíe por correo electrónico el informe al director/equipo financiero para su revisión.	Los flujos de trabajo de aprobación integrados dirigen los informes directamente a los gestores adecuados y se sincronizan con las herramientas de contabilidad.

¡Consejo! Utilice Escáner de recibos de Invoice Fly o el Generador de recibos gratuito para agilizar la documentación.

Reflexiones finales

Los informes de gastos son herramientas esenciales para mantener el control financiero, garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales y respaldar los procesos de reembolso a los empleados. Tanto si su empresa utiliza plantillas manuales como software automatizado, la clave es la coherencia, la precisión y la documentación adecuada.

Para las pequeñas empresas, empiece con plantillas sencillas y establezca políticas claras. A medida que crezca, considere las herramientas automatizadas para mayor rapidez y precisión. Empareje el seguimiento de gastos con herramientas como Calculadora del IVA para una gestión fiscal precisa.

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