¿Debería contratar a un contable para su pequeña empresa?

Si usted es propietario de una pequeña empresa que hace malabarismos con las ventas, las operaciones y los impuestos, probablemente haya llegado a ese punto en el que los números empiezan a acumularse. Los recibos se pierden. Los plazos se le echan encima. Y te quedas atascado intentando dar sentido a una hoja de cálculo a deshoras. 

Entonces, ¿sigue haciéndolo usted mismo o ha llegado el momento de contratar a un contable?

En esta guía, lo desglosaremos:

• Qué hacen
• Por qué los propietarios de pequeñas empresas contratan a uno
• Ventajas e inconvenientes de contratar o hacerlo uno mismo
• Cómo contratar a la persona adecuada
• Cuándo tiene más sentido externalizar
• Cuánto cuesta y cómo sopesar el valor

¿Qué es un contable?

Según Investopedia, Aunque la contabilidad y la teneduría de libros se solapan, la teneduría de libros se centra en el registro de las transacciones cotidianas, un papel fundamental que más adelante sirve de apoyo a funciones contables más estratégicas.

Un contable mantiene sus registros financieros diarios organizados y precisos. Piense en ellos como la persona que se asegura de que el flujo de caja, los gastos y las transacciones terminen en el lugar correcto. Y, lo que es más importante, que tengan sentido cuando llegue el momento de pasárselo todo a tu contable.

Las tareas típicas de contabilidad incluyen:

• Introducción de ingresos y gastos
• Conciliación de extractos bancarios y de tarjetas de crédito
• Seguimiento de nóminas y pagos a proveedores
• Gestión de facturas y pagos atrasados
• Preparación de informes financieros mensuales

En resumen: detectan los problemas antes de que se conviertan en una bola de nieve, le ayudan a estar preparado desde el punto de vista fiscal y le dejan tiempo libre para dirigir su empresa. 

Muchos utilizan programas de contabilidad de confianza como QuickBooks Online para gestionarlo todo en segundo plano, a menudo trabajando a distancia a través de empresas de contabilidad o como profesionales autónomos.

¿Por qué debería contratar a un contable?

Antes de entrar en materia, merece la pena preguntarse de qué manera los libros limpios pueden ayudarle a alcanzar sus objetivos financieros más generales, como elaborar presupuestos, hacer previsiones o solicitar financiación. Si ya está trabajando en su previsiones financieras, Contar con uno puede agilizar el proceso y hacerlo mucho más preciso.

Puede que necesites uno si:

• Pasas horas introduciendo datos en lugar de dirigir tu empresa.
• No está seguro de qué gasto va dónde (y se nota)
• Evitas la preparación de impuestos hasta el último minuto
• Quiere informes claros y precisos que le ayuden a tomar decisiones.
• Necesitas a alguien detallista que no pase nada por alto

Aunque su empresa sea pequeña, externalizar la contabilidad puede ahorrarle mucho tiempo y reducirle el estrés en la temporada de impuestos.

Ventajas de contratar a un contable cualificado

QuickBooks explica que los contables suelen encargarse de las tareas diarias críticas que constituyen la base de su salud financiera y, en muchos casos, ahora trabajan a distancia a través de servicios virtuales. 

• Ahorra tiempo: Se acabaron las noches haciendo malabarismos con hojas de cálculo.
• Registros más precisos: Menos errores, menos conjeturas, mejores decisiones.
• Preparación de impuestos sin problemas: Todo está listo cuando su contable lo necesita.
• Información financiera actualizada: Sepa en qué situación se encuentra su dinero en tiempo real.
• Mejor uso del software: Deje que los profesionales se ocupen de QuickBooks, el procesamiento de nóminas y mucho más.
• Tranquilidad: No estás solo en la gestión de tus finanzas.

Ventajas de hacerlo tú mismo

Hacer las cosas en casa está muy bien, sobre todo si acaba de empezar. Puede que prefiera hacer sus libros usted mismo si:

• Quieres estar cerca de cada dólar 
• Te sientes cómodo con el software de contabilidad y los informes básicos
• Sus transacciones son mínimas y fáciles de rastrear
• Estás cuidando cada centavo

Un vistazo rápido: Ventajas e inconvenientes de la contratación

	Contratar	Hágalo usted mismo
Coste	Cuota mensual de servicio	Gratis, aparte de tu tiempo
Inversión de tiempo	Baja: se encargan del seguimiento diario	Alta: especialmente durante las temporadas altas
Precisión	Profesional, menos margen de error	Riesgo de errores o deducciones omitidas
Experiencia en software	Probablemente familiarizado con QuickBooks e integraciones	Curva de aprendizaje con nuevas herramientas
Escalabilidad	Puede crecer con su negocio	Más difícil de gestionar a medida que se crece

¿Qué debe hacer?

En resumen, no hay una respuesta única. Sin embargo, si tus libros no están al día, te preocupa la temporada de impuestos o no confías en tus números, lo más probable es que sea el momento de contratar a alguien.

No tienes por qué lanzarte directamente a contratar a alguien a tiempo completo. Pruebe con ayuda a tiempo parcial, o empiece con plantillas de facturas gratuitas para mantenerte más organizado mientras resuelves las cosas.

Pasos para contratar a un buen contable

1. Busque profesionales con experiencia en programas de contabilidad modernos

Un profesional competente debe dominar herramientas como QuickBooks Online, Xero o plataformas similares basadas en la nube. Pregunta con qué sistemas están familiarizados y cómo se integran con tus procesos actuales. La comodidad con la tecnología no es negociable para los flujos de trabajo remotos de hoy en día.

2. Verificar las cualificaciones y credenciales pertinentes

Credenciales como Contable certificado (CB) o Contable público titulado (CPB) son una señal de compromiso con las normas profesionales. Y lo que es más importante, pregunte por su experiencia previa con empresas de su tamaño o sector: es un indicador más fiable que los títulos por sí solos.

3. Evaluar el estilo de comunicación y la compatibilidad del flujo de trabajo

Concierta una reunión para conocer su estilo de trabajo. Pregúntales cómo prefieren comunicarse, qué cadencia de informes siguen y si su estilo de trabajo coincide con el de tu equipo.

4. Aclare las necesidades de contabilidad de su empresa

¿Busca una categorización semanal de las transacciones? ¿Informes mensuales? ¿Ayuda con la preparación de impuestos o la gestión del procesamiento de nóminas? Sea concreto. 

Definir de antemano el volumen y la complejidad de sus necesidades ayuda a evitar sorpresas y contrataciones excesivas o insuficientes.

5. Finalizar el acuerdo con un contrato escrito

Antes de empezar, acuerde el alcance, las condiciones de facturación (por hora, tarifa plana o anticipo), los resultados y los plazos de respuesta previstos. Un contrato claro protege a ambas partes y fija las expectativas desde el primer día.

¿Cuándo contratar a un contable?

¿Todavía se pregunta cuándo llegará el punto de inflexión para contratar ayuda? Bill.com expone varias señales de que la contabilidad de bricolaje se te ha quedado pequeña, desde el incumplimiento de plazos hasta la falta de claridad en los informes. 

A continuación señalamos los puntos más importantes: 

1. No tiene tiempo

Si te pasas noches y fines de semana con tus libros, es hora de buscar ayuda.

2. Te estás perdiendo cosas

Los retrasos en los pagos, las facturas omitidas o los gastos sin categorizar son una señal de que es demasiado para que lo gestione una sola persona.

3. Estás atrasado

Atrasarse en la contabilidad dificulta la preparación de impuestos y la hace menos precisa. Un contable puede ayudarte a ponerte al día y mantenerte al día.

4. Los impuestos son tortuosos

Si la temporada de impuestos es puro caos, necesita registros más limpios e informes periódicos para evitar líos.

5. Los beneficios no aumentan

Si sus ingresos crecen pero sus beneficios no, el desorden de los libros podría ser parte del problema. Consulte Beneficio bruto frente a beneficio neto para saber qué buscar.

¿Qué tipo de contable debo contratar?

Tienes opciones:

• A tiempo parcial o como autónomo (económico y flexible)
• Un asistente a distancia (ideal para tareas recurrentes sencillas)
• Una empresa de contabilidad de servicio completo (lo mejor para empresas complejas o en crecimiento)

Tipo	Lo mejor para	Pros	Consideraciones
A tiempo parcial	Pequeñas empresas con transacciones ligeras	Asistencia práctica, flexible y asequible	Puede requerir más supervisión
Asistente	Empresas que necesitan ayuda con las tareas cotidianas	Ideal para gestionar tareas recurrentes, a distancia ok	Por lo general, funciones de nivel inicial o junior
Empresa de contabilidad	Empresas en crecimiento o complejas	Asistencia completa, escalable y con experiencia	Mayor coste, menor contacto personal

¿Cuánto cuesta contratar a un contable?

Las tarifas de contabilidad varían en función del alcance, la complejidad y la geografía de Estados Unidos. 

Autónomo: 

• generalmente cobran $20-$60 por hora para tareas rutinarias como la introducción de transacciones, las conciliaciones y el apoyo a las nóminas. 
• En el caso de los profesionales con certificaciones avanzadas o experiencia en un sector específico, las tarifas suelen aumentar hasta los 5.000 euros. $75-$150 por hora.

Empresas de contabilidad o servicios de contabilidad virtual:

• Suelen cobrar unas tarifas mensuales fijas, que suelen oscilar entre el $300 a $800+. 
• Estos paquetes suelen satisfacer necesidades habituales. Incluyen conciliaciones de cuentas, seguimiento del impuesto sobre las ventas, preparación de impuestos y acceso a portales de clientes o herramientas de asistencia.

Los costes aumentan con:

• Profesionales certificados (por ejemplo, CB o CPB)
• Mayor participación en la elaboración de informes y el análisis de datos financieros
• Preparación de declaraciones de impuestos y preparación para auditorías durante todo el año
• Paquetes de servicios de contabilidad que incluyen nóminas e integraciones de software

Consejo: Si tienes un presupuesto ajustado, considera la posibilidad de empezar con un asistente a tiempo parcial y ampliarlo a medida que crezcan tus necesidades.

Lo que su contable puede ayudarle a evitar

Un buen contable le ayuda a evitar los problemas que le restan tiempo, dinero y energía. Desde retrasos en los pagos hasta informes inexactos (o incluso la necesidad de una cálculo de impagados). 

Suelen ser la primera línea de defensa contra los puntos ciegos financieros que pueden convertirse rápidamente en una bola de nieve:

• Deducciones pasadas por alto: Los gastos omitidos pueden reducir sus deducciones admisibles e inflar su factura fiscal.
• Retrasos en la presentación: Atrasarse en los plazos fiscales -incluidas las declaraciones trimestrales y las declaraciones de la renta- puede acarrear sanciones o intereses.
• Declaración incorrecta del impuesto sobre las ventas: Calcular mal el impuesto sobre las ventas o declararlo incorrectamente aumenta el riesgo de auditoría.
• Errores en las nóminas: Una nómina inexacta puede dar lugar a multas o dañar la confianza de los empleados.
• Registros deficientes: Los datos financieros desorganizados u obsoletos dificultan la evaluación del rendimiento o la obtención de financiación.  

Si no estás seguro de cuánto efectivo tienes realmente disponible, lee: ¿Qué es un balance contable?

Conclusión: le ayudan a evitar el tipo de errores que cuestan dinero de verdad... y sueño.

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Por qué contratar a un contable puede ser su decisión empresarial más inteligente

Los contables mantienen sus registros financieros precisos y actualizados, para que no tenga que hacer conjeturas cuando se cuestione el flujo de caja, los gastos o la temporada de impuestos. Con mejores informes, puedes tomar decisiones basadas en cifras reales, no en estimaciones.

También le ayudarán a anticiparse en la preparación de impuestos, evitar errores comunes con el impuesto sobre las ventas y mantener organizados sus datos financieros. Ese tipo de atención al detalle puede marcar una diferencia significativa. Especialmente cuando su información financiera tiene que estar lista para una auditoría o para compartirla con su contable.

Para muchos propietarios de pequeñas empresas en Estados Unidos, incluso unas pocas horas de ayuda a la semana pueden reducir el estrés y facilitar el tiempo de impuestos. Sus declaraciones de impuestos, informes y decisiones son más sólidos cuando se basan en libros limpios.

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