Gastos generales: Qué significan en las empresas, tipos y ejemplos

Si alguna vez te has preguntado por qué tus beneficios no se corresponden con tu carga de trabajo, los gastos generales suelen ser el motivo. Son los gastos silenciosos que se comen tus ingresos: alquiler, tiempo de administración, suscripciones a programas informáticos, servicios públicos... todo lo que hace que tu empresa funcione estés o no trabajando.

Para las pequeñas empresas y las empresas de servicios, conocer el significado de sus gastos generales es esencial. No se trata sólo de un concepto contable o de algo ‘bonito de saber’, sino de la diferencia entre unos beneficios sostenibles y un flujo de caja impredecible. Según Harvard Business Review, Las empresas que gestionan los gastos generales estratégicamente pueden mantener márgenes de beneficio más saludables durante los cambios económicos.

En esta guía se lo explicaremos:

• El significado de los gastos generales en la empresa y la contabilidad
• Tipos habituales de gastos generales
• Ejemplos de empresas de servicios reales
• Cómo calcular y reducir los gastos generales sin perder calidad

¿Qué significan los “gastos generales” en las empresas?

Definición simple de sobrecarga

En lenguaje cotidiano, encima se refiere a los costes que su empresa paga para mantenerse abierta y que no generan ingresos directamente. A veces se denominan gastos generales o indirectos, e incluyen desde el alquiler hasta la contabilidad.

Así pues, el significado de los gastos generales en las empresas es sencillo:

Gastos generales = los costes recurrentes que soportan las operaciones de su empresa.

El significado de "gastos generales" o "overhead cost" abarca gastos corrientes como servicios públicos, seguros, salarios administrativos y software. Piensa en ellos como las cosas que debes pagar incluso cuando no estás completando un trabajo.

Por ejemplo:

• Los costes directos de un fontanero son las piezas y la mano de obra.
• Sus gastos generales incluyen el seguro de la furgoneta, el alquiler de la oficina y el marketing.

Estos costes no producen ingresos directamente, pero sin ellos no se puede trabajar.

Gastos generales frente a costes directos

Los costes directos pueden estar vinculados a un trabajo concreto, como los materiales o los subcontratistas. Los gastos generales se reparten entre todas las actividades de la empresa.

Por ejemplo, los cables y accesorios de un electricista son costes directos. La factura de Internet, los gastos de contabilidad y el seguro de responsabilidad civil son gastos generales.

Para gestionarlas correctamente, consulte Contabilidad para contratistas, que explica cómo separar los costes del proyecto de los gastos generales de la empresa.

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Por qué los gastos generales son importantes para la rentabilidad

Ignorar los gastos generales lleva a fijar precios inexactos. Muchas pequeñas empresas fijan precios basándose solo en los materiales y la mano de obra, olvidando los costes ocultos que afectan a los beneficios.

El seguimiento de sus gastos generales le ayuda a fijar tarifas realistas y a proteger sus márgenes. Puede utilizar la herramienta gratuita de Invoice Fly Calculadora del margen de beneficios para ver cómo repercuten sus gastos generales en su cuenta de resultados.

Cuando entiendes el significado de tus gastos generales en el negocio, ganas control sobre tus precios y beneficios.

Tipos de gastos generales

No todos los gastos generales se comportan de la misma manera. Algunos son fijos, otros varían con la actividad y otros se sitúan en un punto intermedio.

Gastos fijos

Los costes fijos son los mismos cada mes, independientemente de lo ocupado que esté.
Ejemplos:

• Alquiler de oficinas
• Primas de seguro
• Licencias y permisos comerciales
• Empleados administrativos asalariados
• Suscripciones de software

Acuérdate: Incluso si no se crean puestos de trabajo, estos costes se mantienen.

Gastos generales variables

Los gastos generales variables cambian con la carga de trabajo.
Ejemplos:

• Combustible y viajes
• Utilidades
• Apoyo administrativo por horas
• Comisiones o primas
• Publicidad específica del puesto

Esta categoría suele denominarse gastos generales variables, ya que fluctúa en función de lo que produzcas o vendas.

Gastos generales semivariables

Estos costes combinan elementos fijos y variables. Una factura de móvil o un plan de almacenamiento en la nube pueden tener una cuota mensual fija más cargos basados en el uso.

Gastos generales administrativos frente a gastos generales de fabricación

Las empresas de servicios se ocupan sobre todo de los gastos administrativos: marketing, gestión y operaciones de oficina.

Las empresas basadas en productos también tienen gastos generales de fabricación, que incluyen los servicios públicos de la fábrica, el mantenimiento y la supervisión.

Gastos generales ocultos

Los gastos generales ocultos proceden de tareas administrativas no remuneradas, como responder correos electrónicos, presupuestar trabajos o actualizar hojas de cálculo. Es fácil pasarlo por alto, pero estas horas siguen costando dinero y tiempo.

Gastos generales en contabilidad

El significado contable de gastos generales amplía la idea básica: es el total de todos los costes indirectos que deben asignarse a productos, proyectos o departamentos. Estos costes aparecen en los estados financieros como gastos de explotación.

Significado de gastos generales en contabilidad

Desde un punto de vista contable, el significado de los gastos generales en contabilidad tiene que ver con cómo se distribuyen estos costes. El alquiler, los servicios públicos y los salarios de los administradores se absorben en el cálculo de costes de los trabajos o en los presupuestos de los departamentos para que cada proyecto refleje su coste real.

Este proceso se conoce como gastos generales aplicadosAsignación de una proporción de los gastos totales a cada trabajo en función del tiempo, la mano de obra o los materiales.

Absorción de gastos generales

Absorción de gastos generales significa repartir equitativamente los gastos indirectos entre su trabajo.

Por ejemplo: Si tu alquiler mensual es de $1.200 y realizas 12 proyectos, cada proyecto “absorbe” $100 de alquiler como gastos generales.

Esto garantiza la recuperación de los costes indirectos a través de los precios y es un paso esencial para las empresas de servicios.

Desviación de gastos generales y desviación de costes

La desviación de gastos generales (o desviación de costes) se produce cuando los gastos generales reales difieren de los presupuestados. 

Por ejemplo, Los costes de mantenimiento de su vehículo pueden ser $200 más elevados de lo previsto.

El seguimiento de esta variación le ayuda a comprender las tendencias de gasto y a presupuestar con mayor precisión. Según Investopedia, Las empresas que controlan con regularidad la variación de los gastos generales evitan posteriores sobresaltos de tesorería.

Ejemplos de gastos generales

Las empresas se enfrentan a distintos tipos de gastos generales. He aquí algunos ejemplos prácticos.

Ejemplo de empresa de servicios

Una empresa de fontanería podría grabar:

• Alquiler y mantenimiento de vehículos
• Seguro de responsabilidad civil
• Material de oficina y salarios administrativos
• Gastos de marketing, alojamiento web y contabilidad

Ejemplo de autónomo

Un diseñador autónomo podría incluir:

• Ordenador portátil y software de diseño
• Internet, suscripciones y facturas telefónicas
• Alquiler de espacios de trabajo
• Herramientas de marketing como Canva o plataformas de correo electrónico

Ejemplo de pequeño comercio o tienda

Una tienda local podría contar:

• Alquiler y servicios públicos
• Comisiones de procesamiento de pagos
• Software de inventario y salarios
• Mantenimiento de equipos de visualización

Cada ejemplo muestra el significado de los gastos generales en la práctica y los costes de apoyo continuo que mantienen la empresa en funcionamiento.

Aprenda a tenerlas en cuenta en la fijación de precios en Cómo cotizar trabajos de carpintería.

Cómo calcular los gastos generales

Calcular sus gastos generales le permite conocer sus gastos reales y sus márgenes de beneficio.

Paso 1: Enumerar todos los gastos indirectos

Incluya el alquiler, los seguros, los sueldos de los administradores, el marketing y los servicios de oficina, es decir, los gastos generales básicos que se entienden en contabilidad.

Paso 2: Separar costes fijos y variables

Esto le ayuda a identificar qué costes permanecen constantes y cuáles cambian con la demanda.

Paso 3: Elegir una base de asignación

Las bases más habituales son el total de horas de trabajo, el recuento de proyectos o los costes directos de material.

Paso 4: Aplicar la fórmula

Tasa de gastos generales = (Total gastos generales ÷ Total costes directos) × 100

Ejemplo: Si sus gastos generales ascienden a $5.000 y sus costes directos son de $20.000, su tasa de gastos generales es de 25%. Eso significa que 25% del coste total del trabajo se destina a gastos generales.

Compruebe su Guía de Activos y Pasivos o Cuenta de resultados para confirmar que estas cifras son exactas.

Los propietarios de pequeñas empresas pueden realizar este seguimiento fácilmente con programas como Invoice Fly. Facturación.

Cómo reducir los gastos generales sin mermar la calidad

Controlar los gastos generales significa gestionar la administración de forma más inteligente.

1. Automatizar las tareas administrativas

La automatización ahorra horas de trabajo manual. Utiliza software de facturación o herramientas de programación para reducir el trabajo administrativo no remunerado.

2. Revisar y renegociar periódicamente

Revise las suscripciones, los seguros y los proveedores cada pocos meses. Los precios suelen subir sin hacer ruido.

3. Digitalización y control remoto

Trasladar el papeleo a Internet reduce los costes de impresión, almacenamiento y franqueo. El trabajo a distancia o híbrido también reduce los servicios públicos y el alquiler.

4. Subcontratar estratégicamente

Contrate autónomos o asistentes virtuales para tareas de administración, marketing o diseño en lugar de empleados a tiempo completo.

5. Seguimiento y comparación del ahorro

Utilice Estudios de mercado para pequeñas empresas para encontrar alternativas rentables.

Ahorre tiempo y controle los gastos fácilmente con Aplicación de presupuestos de Invoice Fly - de uso gratuito.

Errores comunes de las empresas con los gastos generales

Incluso los propietarios experimentados cometen errores que inflan los costes o reducen los beneficios.

• Mezcla de costes directos y generales. Separe siempre los materiales del proyecto de los gastos generales de la empresa.
• Ignorar los pequeños gastos recurrentes. Las suscripciones y licencias se acumulan rápidamente.
• No rastrear los gastos generales absorbidos. Si no se asignan los gastos generales correctamente, se subestiman los precios de los trabajos.
• Olvidarse de actualizar los presupuestos. La subida de los seguros y los servicios públicos puede provocar variaciones inesperadas.
• Subcotización. Fijar el precio de los trabajos sin tener en cuenta los gastos generales significa perder beneficios antes de empezar.
• Saltarse las revisiones. Compruebe los gastos generales mensualmente, no anualmente.

Más información sobre el cálculo preciso de costes en Precios por hora frente a precios fijos.

Calcule sus gastos generales con seguridad

Los gastos generales pueden parecer un término contable, pero en realidad reflejan el funcionamiento de su empresa. Comprender el significado de los gastos generales en contabilidad (desde los costes fijos y variables hasta la varianza y la absorción) le ayuda a mantenerse rentable y preparado.Cuando realiza un seguimiento coherente de los gastos generales, puede prever el crecimiento, fijar precios con precisión y proteger su rentabilidad. Herramientas como nuestro Facturación simplifica el seguimiento de los gastos y la automatización de las facturas para que nada se escape.

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