Guía básica de contabilidad para comerciantes

Cuando uno está ocupado arreglando tuberías, cableando casas o construyendo cubiertas, la contabilidad puede ser lo último en lo que piense. Pero llevar la cuenta de su dinero es tan importante como ofrecer un trabajo de calidad a sus clientes. Y la buena noticia es que la contabilidad no tiene por qué quitarle tiempo ni provocarle dolores de cabeza.

Esta guía elimina la confusión y le ofrece los fundamentos básicos de la contabilidad específicamente para la gente del oficio, ya sea fontanero, electricista, carpintero, pintor o cualquier otro tipo de contratista. Nos saltaremos la jerga complicada y nos centraremos en lo que realmente ayuda a que su negocio prospere. Consejos prácticos y sencillos que puede utilizar de inmediato.

Por qué es importante la contabilidad

Quizá se pregunte por qué debería molestarse en llevar la contabilidad cuando preferiría estar en las obras. He aquí cinco razones importantes:

1. Lo necesita para hacer sus impuestos

La época de impuestos ya es bastante estresante como para tener que rebuscar en cajas de zapatos llenas de recibos o revisar extractos bancarios de todo un año. Una buena contabilidad significa que tendrás todos tus ingresos y gastos organizados cuando llegue el momento de presentar la declaración de la renta. Esto te ahorra tiempo, estrés y, potencialmente, dinero (ya que es menos probable que cometas errores).

2. Le dice adónde va su dinero

¿Te has preguntado alguna vez por qué parece que nunca hay suficiente dinero en tu cuenta? ¿Incluso cuando trabaja constantemente? Una contabilidad adecuada le muestra exactamente a dónde va a parar el dinero que tanto le ha costado ganar. Puede que descubras que estás gastando demasiado en herramientas, gastos de vehículos u otros costes que están mermando tus beneficios.

Comprender la diferencia entre sus ingresos y sus beneficios reales es crucial. Nuestro artículo sobre Ganancia Bruta vs. Ganancia Neta: ¿Cuál es la Diferencia? explica esta importante distinción.

3. Garantiza que no se pierdan deducciones fiscales

Como comerciante, puede deducir muchos gastos empresariales de sus impuestos. Pero sólo si los controla. Cosas como el kilometraje, las herramientas, los suministros, el seguro e incluso parte de la factura telefónica pueden ser deducibles de impuestos. Sin una contabilidad adecuada, es probable que estés dejando dinero sobre la mesa.

4. Lo necesita para pedir dinero prestado

Si alguna vez desea obtener un préstamo comercial para comprar un nuevo camión de trabajo, actualizar su equipo o ampliar su negocio, necesitará registros financieros organizados. Los bancos y los prestamistas quieren ver que entiendes tus finanzas antes de prestarte dinero.

5. Ayuda a detectar errores rápidamente

Una buena contabilidad ayuda a detectar problemas rápidamente. Por ejemplo, un cliente que no ha pagado, un proveedor que le ha cobrado de más o una suscripción que está pagando pero no utiliza. Cuanto antes detectes estos problemas, más fácil será solucionarlos.

Por ejemplo, el negocio de fontanería de Mike: Guardaba los recibos en una caja de zapatos y sólo comprobaba su saldo bancario para ver si tenía dinero.

Después de una costosa temporada de impuestos con honorarios extra de contable y deducciones perdidas, empezó a utilizar un software de contabilidad, dedicaba 20 minutos cada viernes a actualizar sus libros y almacenaba los recibos digitales. 

Al cabo de tres meses, descubrió que cobraba menos por algunos trabajos, se encontró con $7.200 en deducciones fiscales no realizadas y se sintió mucho menos estresado. Su hábito semanal de 20 minutos le ahorró miles de euros.

Los siete primeros pasos de un proceso contable

Crear un sistema de contabilidad no es tan difícil como parece. Sigue estos pasos para empezar:

Paso 1: Separar los gastos profesionales de los personales

Este es sin duda el paso más importante. Abra una cuenta corriente comercial separada y obtenga una tarjeta de crédito comercial. No mezcle nunca sus finanzas personales con las de la empresa. Esta separación facilita mucho la contabilidad y le protege durante las auditorías fiscales.

Paso 2: Elegir un sistema de contabilidad

Tienes dos opciones principales:

Contabilidad por partida simple: Este es el método más sencillo, similar al de hacer el balance de un talonario de cheques. Se registra cada transacción una vez, ya sea como dinero que entra o que sale. Esto funciona para muchas pequeñas empresas comerciales.

Contabilidad por partida doble: Este método más avanzado registra cada transacción dos veces (como débito y como crédito). Es más preciso pero más complejo. La mayoría de los programas de contabilidad lo hacen automáticamente.

Para comprender mejor cómo se realiza el seguimiento de las transacciones, consulte nuestro artículo sobre ¿Qué es un balance contable?.

Paso 3: Elija un método contable: Contabilidad de caja o de devengo

Tendrá que decidir entre dos métodos contables:

Método de caja: Sólo se registran las transacciones cuando el dinero cambia realmente de manos. La mayoría de las empresas comerciales prefieren este enfoque más sencillo, ya que muestra claramente el efectivo disponible.

Método del devengo: Los ingresos se registran cuando se obtienen (cuando se facturan) y los gastos cuando se incurren (cuando se facturan), independientemente del momento en que el dinero cambie de manos. Esto muestra el rendimiento real del negocio, pero requiere más trabajo de contabilidad.

Paso 4: Elegir las herramientas adecuadas

Para llevar la contabilidad, tienes opciones. Hojas de cálculo como Excel o Hojas de cálculo de Google pueden funcionar para empresas sencillas, pero requieren una introducción manual.

Los programas de contabilidad se conectan al banco, clasifican automáticamente los gastos y crean informes. Los libros de contabilidad en papel funcionan, pero corren el riesgo de cometer errores y requieren más tiempo. Elige lo que mejor se adapte a tu nivel tecnológico y a la complejidad de tu negocio.

Paso 5: Asegúrese de que sus transacciones están categorizadas

Organiza tus ingresos y gastos en categorías que tengan sentido para tu negocio. Las categorías de gastos más habituales para los comerciantes son:

• Materiales y suministros
• Herramientas y equipo
• Gastos del vehículo (gasolina, reparaciones, seguro)
• Seguros (responsabilidad civil, accidentes laborales)
• Mano de obra (empleados o subcontratistas)
• Suministros de oficina
• Publicidad y marketing
• Servicios profesionales (contable, abogado)
• Licencias y permisos
• Viajes y comidas

Una categorización adecuada facilita la hora de pagar los impuestos y le ayuda a entender a dónde va su dinero.

Para conocer mejor las finanzas de su empresa, le interesará saber lo siguiente Qué son las proyecciones financieras y cómo hacer una planificar el crecimiento futuro.

Paso 6: Elija un sistema para almacenar sus documentos

Conserva todos los documentos financieros durante al menos 7 años para los impuestos. El almacenamiento digital es práctico: escanea los recibos en servicios en la nube o en tu programa de contabilidad, y muchas aplicaciones ofrecen funciones de captura móvil. 

El almacenamiento físico también funciona, utilizando un archivador organizado por meses o categorías, aunque los papeles pueden perderse. Muchos profesionales del comercio utilizan un método híbrido: copias físicas para las compras importantes y digital para todo lo demás. Escoge un sistema lo bastante sencillo como para que puedas seguirlo a rajatabla.

Paso 7: Organice sus deducciones

Como comerciante, es probable que tenga muchos gastos empresariales deducibles de impuestos. Lleve un registro especial:

• Kilometraje del vehículo para uso profesional
• Gastos de oficina en casa si dirige su negocio desde casa
• Compra de herramientas y equipos
• Ropa de trabajo y equipos de protección
• Costes de licencia y certificación
• Primas de seguro
• Gastos de teléfono e Internet

Nuestra Facturación puede ayudarle a crear facturas profesionales que faciliten el seguimiento de sus ingresos y le permitan cobrar más rápidamente.

Paso 8: Convierta la contabilidad en un hábito

La constancia es la clave de una contabilidad eficaz. Dedica un tiempo específico a la semana (por ejemplo, el viernes por la tarde) para:

• Registrar todas las transacciones
• Enviar facturas
• Pagar facturas
• Recibos de archivo
• Revise su situación financiera

Hacer un poco con regularidad es mucho más fácil que intentar ponerse al día con meses de contabilidad de golpe.

Consejos de expertos en contabilidad para pequeñas empresas

Aquí tienes algunos consejos profesionales para que llevar la contabilidad sea aún más fácil:

1. Utiliza tu smartphone: Haz fotos de los recibos inmediatamente para que no se pierdan. Muchas aplicaciones de contabilidad tienen versiones móviles que facilitan esta tarea.
2. Configurar la alimentación de los bancos: La mayoría de los programas de contabilidad pueden conectarse directamente a su cuenta bancaria e importar automáticamente las transacciones. Esto ahorra mucho tiempo de introducción de datos.
3. Piense en una tarjeta de crédito empresarial: Esto le proporciona un registro automático de los gastos y, a menudo, resúmenes de final de año clasificados por tipo de gasto.
4. Crea un sistema de archivo sencillo: Ya sean físicos o digitales, tenga un lugar para las facturas, los recibos, los extractos bancarios y los documentos fiscales.
5. Seguimiento del kilometraje en tiempo real: Utiliza una aplicación de seguimiento de kilometraje o lleva un cuaderno en tu vehículo para registrar los viajes de negocios. Se trata de una valiosa deducción fiscal que muchos comerciantes pasan por alto.
6. Revisar mensualmente los estados financieros: Dedique unos minutos al mes a consultar su cuenta de pérdidas y ganancias para saber dónde gana y dónde gasta dinero.

Es importante saber cómo realizar un seguimiento de sus progresos hacia la consecución de sus objetivos financieros. Nuestro artículo sobre la Fórmula del umbral de rentabilidad puede ayudarle a determinar cuándo su empresa empieza a ser rentable.

Errores contables que hay que evitar en las pequeñas empresas

Tenga cuidado con estos errores comunes de contabilidad:

1. Esperar demasiado entre actualizaciones: Intentar llevar la contabilidad de meses a la vez es abrumador y da lugar a errores. Mantente al día con actualizaciones semanales.
2. Mezclar finanzas personales y empresariales: Esto crea un lío a la hora de hacer la declaración de la renta y puede hacer que te saltes deducciones. Mantenga todo por separado.
3. No guardar los recibos de las compras pequeñas: Esas tiradas de suministros $20 suman y son deducibles, pero sólo si tienes los recibos que lo demuestren.
4. Olvidarse de conciliar las cuentas: Compare periódicamente sus registros con los extractos bancarios y de la tarjeta de crédito para detectar errores o transacciones que falten.
5. Clasificación errónea de los trabajadores: Asegúrese de clasificar correctamente a los empleados frente a los contratistas independientes, ya que esto afecta a sus obligaciones fiscales.
6. No hacer copias de seguridad de tus datos: Tanto si utilizas programas informáticos como hojas de cálculo, asegúrate de realizar copias de seguridad periódicas de tus datos financieros.

Para las empresas que tienen empleados, comprender la documentación de las nóminas es crucial. Nuestro artículo sobre ¿Qué es un recibo de sueldo? explica este importante aspecto de la gestión financiera.

Bricolaje frente a contabilidad profesional

El enfoque DIY

Muchos comerciantes llevan su propia contabilidad, sobre todo cuando empiezan. El enfoque DIY funciona bien si:

• Su negocio es relativamente pequeño y sencillo
• Tiene un número reducido de transacciones al mes
• Te sientes cómodo con los conceptos financieros básicos
• Estás dispuesto a dedicar unas horas al mes a la contabilidad
• Utiliza un programa de contabilidad fácil de usar

Incluso si optas por el bricolaje, merece la pena consultar con un contable a la hora de pagar los impuestos para asegurarte de que aplicas todas las deducciones posibles.

Subcontratar a un profesional

A medida que su empresa crece, puede plantearse contratar a un contable. Esto tiene sentido cuando:

• Dedica mejor tu tiempo al trabajo que genera ingresos
• Su negocio se ha vuelto más complejo
• Tiene empleados o subcontratistas
• No le gustan las tareas financieras o tiene dificultades con ellas
• Se retrasa en la contabilidad

Un contable profesional suele costar entre $30 y $50 por hora, pero muchos comerciantes consideran que el gasto merece la pena por el tiempo ahorrado y el potencial ahorro fiscal.

Reflexiones finales

Una buena contabilidad no tiene por qué ser un quebradero de cabeza. Empieza por lo básico: mantén el dinero de tu empresa separado del personal. Elige un sistema sencillo que te resulte adecuado y conviértelo en parte de tu rutina habitual. Sólo 20 minutos a la semana pueden ahorrarte el pánico de la época de impuestos y mostrarte lo que realmente está pasando con tu negocio.

Recuerda que el objetivo de la contabilidad no es sólo satisfacer a las autoridades fiscales. Se trata de que tengas una imagen clara de tu salud financiera para que puedas construir un negocio comercial más fuerte y rentable. Cuando conozcas tus números, podrás tomar decisiones más inteligentes sobre tus precios, dónde gastas y cómo crecer.

¿Le gusta el bricolaje? Deja que la tecnología te ayude. Hay muchas aplicaciones y programas fáciles de usar que facilitan mucho el seguimiento. Establecer un sistema básico hoy significa menos estrés y confusión cuando llegue abril.