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Ingresos multiestatales: Consideraciones fiscales al trabajar fuera de las fronteras estatales

21 de marzo de 2025
Consideraciones sobre el impuesto sobre la renta de varios estados en caso de trabajo transfronterizo-3

Con más personas trabajan a distancia y la expansión de las empresas más allá de las fronteras estatales, obtener ingresos en varios estados es más común que nunca. 

Tal vez se mudó a un nuevo estado mientras trabajaba a distancia, trabaja con clientes en diferentes lugares o dirige una empresa que presta servicios en varias zonas. Sea cual sea el motivo, es importante saber cómo funcionan los impuestos entre estados. 

Esta guía desglosa los aspectos básicos de los impuestos multiestatales y le ofrece estrategias sencillas para estar al día de sus responsabilidades fiscales.

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¿Qué es la fiscalidad multiestatal?

La tributación multiestatal se produce cuando usted gana dinero en más de un estado. Esto significa que es posible que tenga que pagar impuestos en cada uno de los estados en los que gana dinero. Esto afecta a:

  • Trabajadores a distancia que viven en un estado pero trabajan para una empresa en otro
  • Autónomos con clientes en distintos estados
  • Empresas que venden productos o servicios en varios estados
  • Personas que se trasladaron de un estado a otro durante el año

Cada estado tiene sus propias normas y tipos impositivos, lo que puede resultar confuso en poco tiempo. Por ejemplo, si vive en Georgia pero trabajo para una empresa en Florida, ambos estados podrían querer gravar sus ingresos.

¿En qué se diferencia la fiscalidad multiestatal de la uniestatal?

Cuando todo su dinero procede de un solo Estado, los impuestos son más sencillos. Pero con ingresos de varios estados, las cosas se complican:

Requisitos de presentación múltiple: Es posible que tenga que presentar declaraciones de la renta en varios estados, cada uno con formularios y plazos distintos.

Reparto de los ingresos: Tendrá que averiguar qué parte de sus ingresos corresponde a cada Estado. Los Estados utilizan distintos métodos para calcularlo:

  • Asignación: Asignación de ingresos específicos a un Estado
  • Reparto: Reparto de la renta empresarial entre los Estados en función de factores como las ventas y la propiedad.

Créditos para evitar la doble imposición: La mayoría de los estados ofrecen créditos por los impuestos pagados a otros estados, pero no siempre cubren todo.

Diferentes tipos impositivos: Los tipos del IRPF estatal oscilan entre el 0% de los estados sin impuesto sobre la renta (como Texas y Florida) y más de 13% en California.

Condición de no residente: En los estados en los que gana dinero pero no vive, presentará la declaración como no residente utilizando diferentes formularios.

¿Qué es un nexo fiscal?

Un “nexo fiscal” es una conexión entre usted y un Estado que da a ese Estado el derecho a cobrarle impuestos. Es el punto de apoyo legal que necesita un Estado para obligarle a pagar impuestos. Sin nexo, el Estado no puede cobrarle impuestos.

¿Cómo se determina el nexo en la tributación multiestatal?

Diferentes cosas pueden crear un nexo:

Para particulares:

  • Vivir en un estado, aunque sea temporalmente
  • Trabajar en un Estado, incluido el trabajo a distancia
  • Ganar dinero de fuentes estatales
  • Pasar un determinado número de días trabajando en un Estado

Para empresas:

  • Tener oficinas, empleados o equipos en un Estado
  • Alcanzar determinados importes de ventas en un Estado
  • Tener empresas vinculadas que operen en un Estado
  • Ganar comisiones por referencias dentro del estado

Algunos estados consideran que existe nexo si se trabaja allí un solo día, mientras que otros exigen más de 30 días laborables.

Tim es un asesor que vive en Michigan pero que pasó tres semanas trabajando in situ para un cliente de Illinois. Aunque solo fueron tres semanas, Tim tiene ahora un nexo fiscal en Illinois y debe presentar allí una declaración de impuestos de no residente.

¿A quién pagar?

Para saber a qué estados pagar impuestos hay que conocer estos puntos clave:

  1. Fiscalidad del Estado residente: Por lo general, su Estado de residencia puede gravar todos sus ingresos, independientemente de dónde los haya obtenido.
  2. Fiscalidad de los Estados no residentes: Los Estados en los que no es residente sólo suelen gravar los ingresos que ha obtenido mientras estaba físicamente en ese Estado.
  3. Tributación de los residentes de medio año: Si se ha mudado durante el año, es probable que sea residente de medio año en ambos estados. Cada uno de ellos puede gravar íntegramente lo que ganaste mientras vivías allí.
  4. Acuerdos de reciprocidad fiscal: Algunos estados vecinos tienen acuerdos que permiten a los residentes trabajar en otros estados sin tener que presentar la declaración de no residente. Por ejemplo, si vives en Maryland pero trabajas en DC, puede que solo tengas que presentar la declaración en Maryland.

Sarah vive en Illinois, pero trabaja a distancia para una empresa con sede en Colorado. Además, pasó tres semanas en Wisconsin trabajando para un cliente. Como obtuvo ingresos en varios estados, tiene que tener en cuenta cómo gestiona los impuestos cada uno de ellos:

  • Illinois gravará todos sus ingresos porque es su estado de residencia.
  • Colorado podría tributaría por sus ingresos si tuviera normas fiscales específicas para los trabajadores a distancia (pero actualmente no las tiene).
  • Wisconsin gravará los ingresos que obtuvo trabajando allí durante tres semanas.

Sarah tiene que presentar una declaración de la renta como residente en Illinois y otra como no residente en Wisconsin.

¿Qué pasa si le auditan?

Las auditorías fiscales que afectan a varios estados pueden ser difíciles. Esto es lo que hay que saber:

Entre los desencadenantes habituales de las auditorías se incluyen:

  • Presentación de información diferente en las declaraciones estatales
  • Afirmar vivir en un Estado de baja tributación pero mantener vínculos con un Estado de alta tributación
  • No presentar las declaraciones de no residente exigidas
  • Mudarse de repente a un estado sin impuesto sobre la renta

Durante una auditoría, es posible que tenga que demostrar:

  • Registros de viajes que muestren los días pasados en cada estado
  • Registros de trabajo que documenten los servicios prestados
  • Facturas de servicios públicos y contratos de alquiler que demuestren dónde vivías
  • Contratos de trabajo
  • Justificantes de los créditos fiscales solicitados

Si no cumple las normas fiscales multiestatales, podría enfrentarse a:

  • Impuestos atrasados con intereses
  • Sanciones por presentación fuera de plazo
  • Posibles cargos penales en casos graves
  • Crédito dañado en caso de embargo fiscal

Cómo afecta a los contratistas independientes

Si trabaja por cuenta propia o como autónomo, los impuestos multiestatales plantean retos especiales:

  • Se establece directamente el nexo cuando se trabaja en diferentes estados, incluso por pequeñas cantidades
  • Muchos estados exigen licencias comerciales a los contratistas independientes
  • Necesitas hacer un seguimiento de dónde trabajaste físicamente, las ubicaciones de los clientes y los ingresos por estado

Maria es una diseñadora gráfica independiente que vive en Pensilvania. Tiene clientes en Nueva York, Nueva Jersey y Ohio. Aunque trabaja desde su casa, es posible que tenga que presentar declaraciones de no residente en los estados donde se encuentran sus clientes, dependiendo de las normas de cada estado.

Consejo Utilización de Creador de facturas de Invoice Fly facilita el seguimiento de las ubicaciones de los clientes y la categorización de los ingresos por estado, creando una valiosa documentación para la declaración de impuestos.

¿Qué tipos de impuestos están sujetos a la normativa multiestatal?

Varios tipos de impuestos siguen normas multiestatales:

  • Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas: La mayoría de los estados gravan la renta individual, aunque siete estados no tienen impuesto sobre la renta (Alaska, Florida, Nevada, Dakota del Sur, Tennessee, Texas y Wyoming).
  • Impuesto sobre Actividades Económicas/Franquicia: Las empresas pueden adeudar estos impuestos en función de sus actividades en varios estados.
  • Impuesto sobre ventas y uso: Las empresas que venden en varios estados pueden tener que recaudar y enviar el impuesto sobre las ventas.
  • Impuestos sobre el empleo: Las empresas que tienen trabajadores en varios estados deben cumplir distintos requisitos en materia de seguro de desempleo y retenciones.
  • Impuesto sobre bienes inmuebles: Los bienes pueden tributar donde están situados o donde vive el propietario.

Cómo afectan los impuestos multiestatales a las empresas de servicios a domicilio

Las empresas de servicios a domicilio, como los contratistas, los limpiadores, los paisajistas y las empresas de reparaciones, se enfrentan a retos fiscales particulares en varios estados:

Consideraciones sobre el área de servicio

Muchas empresas de servicios a domicilio operan en áreas metropolitanas que cruzan las fronteras estatales. Por ejemplo, un fontanero de Kansas City (Kansas) puede atender regularmente a clientes de Kansas City (Misuri), lo que crea un nexo en ambos Estados.

Trabajo por proyectos

Los proyectos a largo plazo en estados vecinos pueden dar lugar a requisitos de presentación de solicitudes, incluso para las empresas que operan principalmente en su estado de origen.

Equipamiento e inventario

El almacenamiento de equipos o inventario en varios estados puede crear nexo, incluso si el propietario de la empresa no trabaja personalmente en esos estados con regularidad.

Estrategias de cumplimiento

Las empresas de servicios a domicilio pueden gestionar la fiscalidad multiestatal:

  • Seguimiento claro de la ubicación de los servicios mediante Software de informes de Invoice Fly
  • Organizar las facturas por estado mediante Plantillas de factura de Invoice Fly
  • Consideración de entidades jurídicas distintas para las operaciones en diferentes Estados
  • Evaluar la conveniencia de registrarse para recaudar el impuesto sobre las ventas en los estados en los que se prestan servicios.

¿Cuáles son los problemas fiscales multiestatales más comunes?

Si dirige una empresa de servicios como fontanería, limpieza o jardinería, se enfrenta a retos únicos:

  • Muchas empresas de servicios trabajan en áreas metropolitanas que cruzan las fronteras estatales, creando nexos en varios estados.
  • Los proyectos de mayor duración en estados vecinos pueden dar lugar a requisitos de presentación de solicitudes
  • El almacenamiento de equipos en varios estados puede crear un nexo de unión

Joe's Plumbing tiene su sede en Kansas City, Kansas, pero atiende regularmente a clientes al otro lado de la frontera, en Missouri. Joe necesita hacer un seguimiento de los servicios prestados en cada estado y es posible que tenga que presentar declaraciones de impuestos en ambos estados.

¿Cómo determinar la deuda tributaria en los distintos Estados?

Para calcular su cuota tributaria multiestatal:

  1. Seguimiento de las fuentes de ingresos por Estado: Registrar dónde se obtienen los ingresos, incluyendo:
    • Dónde se realiza físicamente el trabajo
    • Ubicación de los clientes
    • Días trabajados en cada Estado
  2. Comprender las normas de asignación: Sepa cómo reparte cada Estado los distintos tipos de ingresos:
    • Salarios: Suelen basarse en el lugar donde se trabaja físicamente
    • Ingresos empresariales: A menudo se dividen utilizando fórmulas específicas de cada Estado
    • Rentas de inversión: Suelen tributar en su Estado de residencia
    • Ingresos por alquiler: Generalmente se gravan donde está situado el inmueble
  3. Aplicar fórmulas de prorrateo: Para los ingresos empresariales, comprenda la fórmula de cada Estado.
  4. Calcular el impuesto estatal de residente: Calcule su impuesto estatal de residencia sobre todos los ingresos y, a continuación, identifique los posibles créditos.

Calcular impuestos estatales de no residentes: Para cada Estado no residente, determine la renta obtenida en él y calcule el impuesto según las normas de ese Estado.

¿Cómo afecta la estructura de su empresa a sus impuestos?

Su elección de entidad empresarial afecta a la fiscalidad multiestatal:

  • Empresarios individuales: Los ingresos van directamente a su declaración personal, por lo que presentará declaraciones de impuestos personales de no residente donde tenga nexo.
  • Sociedades y SRL: Es posible que tengan que presentar declaraciones informativas en los estados en los que operan y emitir formularios específicos para cada estado a los socios.
  • Sociedades S: No todos los estados reconocen el estatus de S corporation, y algunos las gravan directamente.
  • Empresas C: Presentan sus propias declaraciones en cada Estado donde tienen nexo.

¿Cómo puede gestionar el cumplimiento de las obligaciones fiscales en varios estados?

Manténgase al corriente de sus obligaciones fiscales en varios estados con estas estrategias:

  1. Utilizar buenos sistemas de seguimiento: Seguimiento de los días trabajados en cada estado, ingresos por ubicación y viajes de negocios.
  2. Utilizar la tecnología: Los programas fiscales diseñados para la tributación multiestatal pueden ayudarle a calcular lo que debe y generar los formularios adecuados.
  3. Crear políticas claras: Si tiene empleados que trabajan más allá de las fronteras estatales, desarrolle políticas de seguimiento de los lugares de trabajo.
  4. Considere la planificación fiscal: Con ayuda profesional, estudie estrategias como el reconocimiento de ingresos en el momento oportuno o la estructuración de las operaciones empresariales para minimizar los problemas de nexo.
  5. Manténgase informado: Las leyes fiscales de varios estados cambian a menudo a través de nuevas leyes y decisiones judiciales. Consulte periódicamente las páginas web de los departamentos tributarios estatales o hable con profesionales del sector.

¡Consejo! Escáner de recibos de Invoice Fly ayuda a organizar los recibos de viajes y los gastos empresariales por ubicación, creando una valiosa documentación para el cumplimiento de las obligaciones fiscales estatales.

Cómo puede ayudar Invoice Fly con el impuesto sobre la renta multiestatal

Trabajar en varios estados supone un reto fiscal, pero con una buena planificación y un buen mantenimiento de registros, podrá afrontarlo. Recuerde que la situación de cada contribuyente es única y que las leyes fiscales estatales siguen evolucionando. En caso de duda, hable con un profesional fiscal que entienda la fiscalidad multiestatal. 

Utilizando herramientas como Creador de facturas de Invoice Fly le ayuda a realizar un seguimiento de los ingresos por ubicación y a mantener registros detallados, lo que facilita enormemente el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Si te mantienes organizado y eres proactivo, podrás desarrollar tu carrera profesional o tu negocio en otros estados. 

¿Preparado para vivir sin el estrés de facturas fiscales inesperadas? 

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