¿Qué es una parte interesada? Definición, tipos y ejemplos

Una parte interesada es cualquier individuo o grupo que tiene un interés o influencia en las acciones, objetivos o resultados de una empresa. Puede tratarse de empleados, inversores, clientes, proveedores, organismos públicos o incluso comunidades locales.

Comprender el significado de las partes interesadas en la empresa ayuda a las empresas a tomar mejores decisiones, establecer relaciones más sólidas y lograr el éxito a largo plazo.

En esta guía explicaremos qué es una parte interesada, los principales tipos de partes interesadas en empresas y proyectos, y mostraremos ejemplos reales de cómo influyen en los resultados.

¿Qué es una parte interesada?

Según Instituto de Información Jurídica de la Facultad de Derecho de Cornell, Una parte interesada es cualquier persona o entidad que tiene un interés legítimo -financiero o de otro tipo- en las actividades de una organización. En términos empresariales sencillos, una parte interesada es cualquiera que pueda afectar a una empresa o proyecto, o que se vea afectado por él. Esto incluye a personas de dentro y fuera de la empresa u organización. Si tus decisiones modifican su trabajo, sus ingresos, su seguridad o su comunidad, esa persona es una parte interesada.

Partes interesadas frente a accionistas

Estos términos suenan parecidos, pero significan cosas diferentes. Veámoslos más de cerca:

• A accionista posee acciones de una empresa y se centra principalmente en la rentabilidad financiera.
• A partes interesadas pueden o no poseer acciones. Se preocupan por los resultados de la empresa, pero también por el empleo, la calidad del servicio, la ética, la seguridad, el medio ambiente y el impacto a largo plazo.

Cómo influyen las partes interesadas en los resultados

Las partes interesadas influyen en las decisiones a través de comentarios, expectativas, normativas, opciones de compra y financiación. Por ejemplo, los empleados influyen en la calidad y la velocidad, los clientes deciden lo que se vende y los reguladores establecen límites legales que guían las operaciones.

Por qué las partes interesadas son importantes en las empresas y los proyectos

Comprender a sus interlocutores le da una ventaja competitiva. Le ayuda a fijar objetivos realistas, detectar riesgos a tiempo y elegir estrategias que funcionen para todos los implicados. También le ayuda a establecer estructura empresarial determinar qué partes interesadas tienen autoridad formal para tomar decisiones y cómo se distribuyen las responsabilidades.

Donde más importan las partes interesadas

• Toma de decisiones y estrategia. Los dirigentes se basan en las aportaciones de las partes interesadas para establecer prioridades, gestionar presupuestos y elegir soluciones de compromiso.
• Planificación y ejecución de proyectos. Una comunicación clara con las partes interesadas evita que se amplíe el alcance, se incumplan los plazos y se produzcan repeticiones.
• Reputación y cumplimiento. La confianza de clientes, reguladores y comunidades reduce la fricción y protege la marca.
• Rendimiento y resultados. Empleados comprometidos, proveedores alineados y clientes leales generan mejores resultados.

Ejemplos de la vida real de las partes interesadas

Sarah dirige una pequeña empresa de construcción en Austin. Cuando puso en marcha un nuevo proyecto de viviendas, se reunió con los vecinos desde el principio para abordar sus preocupaciones sobre el ruido y el tráfico. Escuchando a estos vecinos, ajustó su horario de trabajo y evitó retrasos por las quejas. También mejoró su gestión del flujo de caja del contratista estableciendo desde el principio unas expectativas de pago claras con todas las partes interesadas en el proyecto. El proyecto se terminó a tiempo e incluso recibió recomendaciones de vecinos agradecidos.

Marcus dirige un equipo de software. Antes de lanzar una nueva función, recaba opiniones de usuarios, desarrolladores y el equipo de soporte. Los usuarios querían una navegación más sencilla. Los desarrolladores necesitaban más tiempo para las pruebas. El equipo de soporte quería mejor documentación. Al equilibrar las necesidades de las partes interesadas, Marcus consiguió una función que funcionaba bien y no abrumaba al personal de asistencia.

Victoria rápida Una comunicación clara con las partes interesadas contribuye a mejorar los resultados del proyecto. Puede realizar un seguimiento de las métricas y compartir actualizaciones con Informes empresariales.

Tipos de partes interesadas

Las partes interesadas suelen agruparse en función de su proximidad a la empresa y de lo directamente que perciben los resultados.

Interlocutores internos

Personas dentro de la organización con influencia diaria.

• Empleados. Entregar productos y servicios, proteger la calidad e innovar.
• Gestores. Fijar objetivos, asignar recursos y coordinar equipos.
• Propietarios y fundadores. Proporcionar dirección y aceptar el riesgo.
• Miembros del Consejo. Supervisar la estrategia y responsabilizar a la dirección.

Partes interesadas externas

Personas o grupos ajenos a la organización que siguen interesados en los resultados.

• Clientes. Espere valor, fiabilidad y asistencia.
• Proveedores y socios. Depende de unas condiciones justas y una demanda constante.
• Inversores y prestamistas. Espere devoluciones e informes puntuales. Muchos revisan su cuenta de resultados y balance general periódicamente para evaluar la salud de la empresa.
• Gobierno y reguladores. Hacer cumplir las leyes y normas.
• Comunidades y ONG. Centrarse en la responsabilidad social, el empleo, la seguridad y el impacto medioambiental.
• Medios de comunicación y grupos industriales. Influir en la percepción pública.

Partes interesadas primarias frente a secundarias

• Principales interesados se ven directamente afectados por sus resultados. Esto incluye a empleados, clientes y propietarios. Si su empresa deja de funcionar, los principales interesados lo notan inmediatamente.
• Partes interesadas secundarias se ven afectados indirectamente. Esto incluye a las comunidades locales, los medios de comunicación o los grupos de defensa. Puede que no dependan de su empresa para vivir, pero sus decisiones siguen afectándoles.

Equilibrar las necesidades entre grupos internos y externos forma parte del crecimiento responsable. Ignorar a cualquiera de las partes crea problemas que pueden salir caros rápidamente.

Cómo identificar y gestionar las partes interesadas

Una buena gestión de las partes interesadas sigue un ciclo sencillo: identificar, analizar, planificar, implicar y revisar.

1) Identificar a las partes interesadas

Enumera a todas las personas que se ven afectadas por el proyecto o las decisiones de la empresa, o que pueden influir en ellas.

Haga las siguientes preguntas:

• ¿Quién paga?
• ¿Quién utiliza qué?
• ¿Quién lo aprueba?
• ¿Quién suministra?
• ¿Quién regula?
• ¿Quién puede oponerse?

2) Analizar los intereses y la influencia

Para cada parte interesada, anote lo que quiere, lo que teme, el impacto que puede tener y cuánto le importan los resultados.

3) Priorizar con un mapa de las partes interesadas

Crea un gráfico rápido de dos en dos:

4) Planificar el compromiso

Decida quién comunica, con qué frecuencia y en qué formato. Elige herramientas sencillas: actualizaciones por correo electrónico, reuniones breves, hojas de ruta y cuadros de mando. Establece reglas básicas para la retroalimentación y los derechos de decisión.

5) Comprometerse y revisar

Siga el plan, recopile información, ajústelo cuando cambien las condiciones y documente las lecciones aprendidas.

Herramientas útiles para la gestión de las partes interesadas

• Un registro sencillo de las partes interesadas con nombres, funciones, intereses, nivel de influencia y comunicación preferida.
• Un mapa de los grupos de interés para orientar dónde pasas el tiempo.
• Cuadros de mando que muestran el alcance, el calendario, el presupuesto y los riesgos en una sola página.
• A portal del cliente para compartir archivos y actualizaciones de forma segura con partes interesadas externas. 

Consejo Para plantillas legales o documentación relacionada con los acuerdos de las partes interesadas, Formularios jurídicos ofrece puntos de partida útiles para el cumplimiento y los contratos formales.

Ejemplos de partes interesadas en diferentes sectores

En todos los sectores, el éxito depende de la armonización de intereses y de una comunicación clara. Cuando las partes interesadas se sienten escuchadas e informadas, los proyectos avanzan más rápido y hay menos sorpresas.

Consejos y plantillas para la participación de las partes interesadas

Eche un vistazo a los siguientes consejos para lograr la participación de las partes interesadas.

Establecer expectativas claras

Define objetivos, plazos, responsables y qué significa “hecho”. Los malentendidos disminuyen cuando las expectativas están escritas y se comparten.

Utilizar formatos sencillos y repetibles

• Un informe de situación de una página con los logros, los riesgos, los próximos pasos y las fechas.
• A mensual Informes empresariales instantánea para mostrar tendencias y progresos.
• Un registro de problemas compartido con propietarios y fechas de vencimiento para crear responsabilidad.

Facilite los comentarios

Ofrezca encuestas breves, horarios de oficina o una bandeja de entrada compartida. Solicite aportaciones específicas sobre las partes que las partes interesadas conocen mejor, como la usabilidad para los clientes o el cumplimiento para los reguladores.

Documentar las decisiones

Registre lo que se decidió, quién lo aprobó y por qué. Así se protege el proyecto cuando el personal cambia o los recuerdos se desvanecen. Buena contabilidad de pequeñas empresas se extienden a la documentación de las decisiones y compromisos de las partes interesadas.

Cerrar el círculo

Explica a las partes interesadas cómo sus comentarios han cambiado el plan. El agradecimiento genera confianza y anima a que la próxima vez las aportaciones sean más meditadas.

Por qué entender a las partes interesadas reduce el riesgo

Muchos proyectos fracasan por problemas humanos, no técnicos. Las expectativas poco claras, la confusión de funciones y una comunicación deficiente provocan retrasos y sobrecostes presupuestarios. Un sencillo plan para las partes interesadas evita los problemas más comunes:

• Desviación de alcance. Una alineación temprana de los objetivos evita interminables adiciones a su proyecto.
• Sorpresas presupuestarias. Las actualizaciones periódicas ayudan a los responsables a ajustar los recursos antes de que los pequeños problemas se conviertan en grandes. Seguimiento de su beneficio bruto frente a beneficio neto ayuda a las partes interesadas a comprender la verdadera rentabilidad.
• Contratiempos reglamentarios. La revisión temprana con los equipos de cumplimiento evita costosos cambios tardíos.
• Reclamaciones de los clientes. Las pruebas con usuarios reales detectan los problemas cuando es barato solucionarlos.
• Agotamiento del equipo. Cuando la gente se siente incluida e informada, la moral se mantiene fuerte y la rotación disminuye.

Comprender el significado de las partes interesadas en su contexto específico le ayudará a evitar estos escollos. Tanto si trabajas en la sanidad como en la construcción, el desarrollo de software o cualquier otro campo, los principios son los mismos.

Si necesita compartir actualizaciones con diferentes grupos rápidamente, utilice Informes empresariales para crear resúmenes limpios, de marca y fáciles de entender.

Reflexiones finales sobre las partes interesadas

Ahora que comprende el significado de las partes interesadas y puede identificarlas con claridad, estará mejor preparado para entender lo que les importa y comunicarse de forma coherente. Este enfoque reduce el riesgo y mejora los resultados en toda la empresa.

Ya se trate del lanzamiento de un producto, la gestión de un proyecto de construcción, la mejora de un proceso empresarial o la realización de campañas de marketing, un sencillo plan para las partes interesadas permite centrarse en lo que importa. Empieza con una lista de quiénes se ven afectados. Crea un mapa básico que muestre su influencia e interés. Establece un calendario de actualizaciones. Toma buena nota de las decisiones y los comentarios. El resultado es un trabajo más fluido, relaciones más sólidas y mejores resultados para todos los implicados.