Formulario 940: Declaración anual FUTA del empleador
Formulario 940 del IRS, denominada oficialmente Declaración anual del empleador del impuesto federal de desempleo (FUTA), es utilizado por las empresas para declarar y pagar los impuestos de desempleo a nivel federal. Estos impuestos financian los programas de compensación por desempleo para los trabajadores que pierden su puesto de trabajo. A diferencia del impuesto sobre la renta o las cotizaciones a la Seguridad Social, el impuesto FUTA lo paga íntegramente el empresario, no los trabajadores.
¿Qué es el formulario 940 del IRS?
El formulario 940 es obligatorio para la mayoría de los empresarios que pagan salarios sujetos a impuesto federal de desempleo. El tipo FUTA lo fija el IRS, pero pueden aplicarse créditos si también paga impuestos estatales de desempleo, lo que reduce el tipo impositivo efectivo. La declaración es anual, pero pueden exigirse depósitos trimestrales si su obligación FUTA supera determinados umbrales.
¿Quién debe presentar el formulario 940?
- Empresarios que pagaron al menos $1.500 en salarios durante cualquier trimestre del año.
- Empresarios que han tenido al menos un empleado durante al menos 20 semanas en un año natural.
- Los empleadores domésticos y los empleadores agrícolas pueden tener normas distintas.
Formulario 940 vs. Formulario 941
Una fuente común de confusión es la diferencia entre Formularios 940 y 941:
- Formulario 940: Informa de los impuestos FUTA (desempleo), presentados anualmente.
- Formulario 941: Informa trimestralmente de los impuestos federales sobre la renta retenidos y de los impuestos de la Seguridad Social/Medicare (FICA).
Cuándo presentar el formulario 940
El formulario 940 debe presentarse antes del 31 de enero cada año, correspondiente al año civil anterior. Los empresarios que ya hayan depositado todas las cotizaciones FUTA a tiempo pueden tener hasta el 10 de febrero para presentar la declaración. Pueden aplicarse sanciones por presentación tardía o pago insuficiente.
Cómo presentar el formulario 940
Puede presentar el formulario 940 de dos formas:
- Electrónicamente: A través del sistema IRS e-file o de un proveedor autorizado.
- Archivo en papel: Enviar por correo el formulario cumplimentado a la dirección del IRS que corresponda, dependiendo de su estado.
Información clave incluida en el formulario 940
- Pagos totales a los empleados.
- Pagos exentos del impuesto FUTA (por ejemplo, prestaciones complementarias, cotizaciones de jubilación).
- Salarios imponibles FUTA.
- Ajustes de los créditos fiscales estatales por desempleo.
- Total de impuestos FUTA adeudados y depósitos ya efectuados.
Sanciones y cumplimiento
No presentar el formulario 940 o no pagar los impuestos FUTA a tiempo puede dar lugar a multas e intereses del IRS. Las empresas deben llevar registros precisos de las nóminas y conciliar los pagos para evitar problemas.
Por qué es importante el formulario 940
El seguro de desempleo es una red de seguridad fundamental para los trabajadores. Al presentar el formulario 940, las empresas contribuyen a este sistema al tiempo que cumplen las leyes fiscales federales. La presentación de informes adecuados también garantiza que las empresas puedan evitar costosas multas y auditorías.
Formulario 940 vs. Formulario 941 (Comparación rápida)
Ambos formularios se refieren a los impuestos sobre la nómina en EE.UU., pero declaran impuestos distintos en planillas diferentes. Utilice esta guía para decidir cuál necesita y cuándo.
Formulario 940 - Declaración anual de impuestos FUTA del empleador
- Lo que informa: Ley Federal del Impuesto sobre el Desempleo (FUTA).
- Quién archiva: La mayoría de los empresarios que pagaron $1.500+ en salarios en cualquier trimestre, o tuvieron uno o más empleados en al menos 20 semanas durante el año.
- Frecuencia: Anualmente.
- Fecha límite: 31 de enero (10 de febrero si todos los depósitos FUTA se hicieron a tiempo).
- Quién paga: Sólo para empresarios impuestos (no retenidos a los trabajadores).
- Depósitos: Depósitos trimestrales requeridos si su responsabilidad FUTA supera los umbrales del IRS.
- Crédito estatal: La FUTA puede verse reducida por los créditos correspondientes a los impuestos estatales de desempleo; en algunos estados pueden aplicarse reducciones de los créditos.
- Usos comunes: Conciliación anual de salarios FUTA, salarios imponibles, créditos y FUTA total adeudado.
Formulario 941 - Declaración trimestral de impuestos federales del empleador
- Lo que informa: Impuesto federal sobre la renta retenido de la nómina de los trabajadores, más las cuotas patronales y de los trabajadores de la Seguridad Social y Medicare (FICA).
- Quién archiva: La mayoría de las empresas pagan salarios sujetos al impuesto federal sobre la renta, la Seguridad Social o Medicare.
- Frecuencia: Trimestral.
- Fechas límite: 30 abr, 31 jul, 31 oct, 31 ene (para el trimestre anterior).
- Quién paga: Retenciones a los empleados y las cotizaciones FICA del empresario.
- Depósitos: Depósitos de impuestos sobre nóminas quincenales o mensuales basados en su calendario de depósitos del IRS.
- Ajustes/créditos: Propinas, subsidio de enfermedad, seguro de vida colectivo y determinados créditos (cuando proceda).
- Usos comunes: Conciliación trimestral de salarios, retenciones e impuestos FICA.
¿Qué debo presentar?
- ¿Tiene empleados? Normalmente se presenta ambos Formulario 941 (trimestral) y formulario 940 (anual).
- ¿Sin empleados / sin salarios? Es posible que no necesite la 941 para ese trimestre; la 940 sólo se aplica si alcanza los umbrales FUTA.
- Empleadores domésticos/agrícolas: Pueden aplicarse normas especiales; consulte las instrucciones del IRS.
Errores comunes que hay que evitar
- Confundir FUTA (formulario 940) con FICA/retenciones (formulario 941).
- Faltan calendarios de depósito (941) o activadores de depósito trimestral FUTA (940).
- Olvidar las reducciones estatales de crédito por desempleo que afectan a la FUTA en el formulario 940.
- No conciliar los totales trimestrales del 941 con el W-2/W-3 de fin de año.
Ejemplo sencillo
- Trimestral: Usted ejecuta la nómina, retiene el impuesto federal sobre la renta y el FICA de los empleados, añade el FICA de los empleadores, deposita los impuestos según su programa y archiva. Formulario 941 al final del trimestre.
- Anualmente: Usted totaliza los salarios FUTA, aplica los créditos de desempleo estatales, deposita cualquier FUTA restante y presenta Formulario 940 antes del 31 de enero.
Preguntas frecuentes Formulario 940
El formulario 940 es el formulario del IRS utilizado para declarar y pagar el Impuesto Federal de Desempleo (FUTA).
El formulario 940 declara el impuesto FUTA anual, mientras que el formulario 941 declara los impuestos trimestrales sobre la nómina, como la retención del impuesto sobre la renta y la Seguridad Social/Medicare.
Antes del 31 de enero del año siguiente. Si los depósitos FUTA se hicieron a tiempo, el plazo se extiende hasta el 10 de febrero.
Los empresarios que no están sujetos a la obligación de cotizar a la FUTA (por ejemplo, determinados empresarios domésticos o agrícolas que no alcanzan los umbrales).
Puede enfrentarse a sanciones del IRS, intereses y acciones de cumplimiento.
Si paga con cheque, hágalo a nombre de “United States Treasury”.”
Si usted no tenía empleados o salarios, por lo general no es necesario presentar el formulario 941, pero consulte las normas del IRS.
Sí, a través del sistema e-file de Hacienda o de proveedores autorizados.
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