Formularios de nómina que los empresarios deben conocer (Guía en lenguaje sencillo)

Formulario I-9 - Verificación de la admisibilidad de empleo

Lo que es: Requerido por USCIS (no el IRS) para verificar la identidad y la autorización de trabajo para cada nueva contratación en los EE.UU..

Debido: El empleado completa Sección 1 el día 1 o antes. El empresario cumplimenta Sección 2 en 3 días laborables de la fecha de inicio.

A qué te dedicas: Examine los documentos originales de las Listas A/B/C; registre los detalles; conserve el I-9 en el archivo (no lo presente a menos que se solicite durante una auditoría). Reverificar en Sección 3 si expira la autorización.

• Mantén los plazos: Conserve los I-9 para 3 años después de la contratación o 1 año después del cese, lo que sea posterior.
• Contratación a distancia: Recurra a un representante autorizado para inspeccionar físicamente los originales (cuando esté permitido).

Formulario W-4 - Certificado de retenciones del trabajador

Lo que es: Los empleados rellenan el formulario W-4 para que usted pueda retener el impuesto federal correcto de su paga.

Debido: En la primera nómina del trabajador o antes; actualizar cuando cambien las circunstancias vitales.

Consejos: Conserve en sus archivos el último formulario W-4; algunos estados tienen sus propios certificados de retención.

Formulario W-2 - Declaración de salarios e impuestos

Lo que es: Declaración anual de salarios y retenciones fiscales de cada empleado.

Debido: Facilitar a los empleados y presentar a la SSA antes del 31 de enero.

Lo que informa: Salarios, propinas, impuesto federal sobre la renta, Seguridad Social/Medicare (FICA) y estatal/local en su caso.

• Quién lo necesita: Cualquier empleado al que se le pague un salario sujeto a retención o FICA; en general, cualquier empleado que gane ≥ $600.
• Error común: No coinciden los datos de EIN/empleado: verifíquelos antes de presentar la declaración.

Formulario W-3 - Transmisión de declaraciones de salarios e impuestos

Lo que es: En portada que resume todos los W-2 que presenta.

Debido: 31 de enero a la SSA (se incluye automáticamente si realiza la declaración electrónica a través de BSO).

Nota: Los empleados no reciben un formulario W-3.

Formulario 940 - Declaración anual de impuestos FUTA del empleador

Lo que es: Declaración anual de la Ley Federal del Impuesto sobre el Desempleo (FUTA).

Debido: 31 de enero (10 de febrero si todos los depósitos FUTA se hicieron a tiempo).

Quién archiva: La mayoría de los empresarios que pagaron más de $1.500 en salarios en cualquier trimestre o tuvieron al menos un empleado en más de 20 semanas diferentes durante el año.

• Coordinación: El seguro de desempleo estatal (SUTA) suele conceder créditos contra el FUTA.

Formulario 941 - Declaración trimestral de impuestos federales del empleador

Lo que es: Informe trimestral de las retenciones del impuesto federal sobre la renta y de las partes correspondientes a la empresa y al empleado del FICA (Seguridad Social y Medicare).

Debido: 30 abril, 31 julio, 31 octubre, 31 enero (para Q1-Q4 respectivamente).

Quién archiva: La mayoría de los empresarios; existen excepciones para los declarantes anuales (formulario 944) y agrícolas (formulario 943).

Formulario 944 - Declaración anual de impuestos federales del empleador (Pequeños empleadores)

Lo que es: Versión anual de la 941 para los pequeños empresarios que reúnan los requisitos.

Debido: 31 de enero (anual).

Elegibilidad: Sólo si ha sido notificado/autorizado por el IRS para presentar anualmente (generalmente si la obligación anual es ≤ $1.000). Si no está autorizado, siga presentando la 941 trimestralmente.

Formulario 943 - Declaración anual de la renta de los trabajadores por cuenta ajena agrícolas

Lo que es: Declaración anual para los empresarios que pagan salarios a los trabajadores agrícolas sujetos a la Seguridad Social, Medicare y retenciones.

Debido: Normalmente 31 de enero (consulte las instrucciones actuales).

Formulario WH-347 - Nómina certificada (Ley Davis-Bacon)

Lo que es: Un semanario del Departamento de Trabajo de EE.UU. (División de Salarios y Horas) informe certificado de nóminas para los contratos federales de construcción sujetos a las normas salariales vigentes (Davis-Bacon).

Qué incluye: Nombres de los empleados, clasificaciones, horas, tarifas salariales, salario bruto, deducciones y salario neto; además de una declaración de conformidad firmada.

• Cuándo se aplica: Proyectos financiados o subvencionados con fondos federales que exigen salarios mínimos.
• Términos relacionados: Salario mínimo interprofesional, plantilla de nómina certificada, informe de nómina de trabajo.

Formulario W-9 - Solicitud de número de identificación fiscal (contratistas/proveedores)

Lo que es: Solicite el nombre legal, la dirección y el número de identificación fiscal (SSN/EIN) del contratista mediante el formulario W-9. Consérvelo en sus archivos; no lo envíe a Hacienda. Consérvelo en sus archivos; no lo envíe a Hacienda.

Cuando se usa: Incorporación contratistas independientes o proveedores para que pueda emitir los Formularios 1099 a final de año.

Formulario serie 1099 - Declaraciones informativas (comunes: 1099-NEC, 1099-MISC, 1099-INT, 1099-DIV, 1099-K)

Lo que es: Informa de la remuneración de no empleados y otros pagos (intereses, dividendos, pagos de procesadores, alquileres, etc.).

• 1099-NEC: Pagar ≥ $600 a un contratista por los servicios → entregar al beneficiario y presentar a Hacienda (generalmente antes del 31 de enero).
• 1099-MISC: Alquileres, cánones, premios, otros ingresos no incluidos en el formulario 1099-NEC.
• 1099-K: Transacciones con tarjetas de pago y redes de terceros (los umbrales varían según el año; consulte las normas vigentes).

Formulario 1095 - Declaración de cobertura sanitaria (ACA)

Lo que es: Los formularios 1095-B/1095-C informan sobre la cobertura sanitaria ofrecida/tenida. Las grandes empresas (ALE) presentan el formulario 1095-C; las aseguradoras o pequeñas empresas que ofrecen planes autoasegurados pueden presentar el 1095-B.

Debido: Entregar a los empleados y presentar a Hacienda en los plazos establecidos (los plazos de presentación electrónica pueden diferir de los de papel).

Formularios y plantillas para la administración de la empresa (Herramientas prácticas)

Autorización de depósito directo

Haga que los empleados autoricen los depósitos ACH a su banco. Mantenga segura la información de enrutamiento/cuenta. Actualizar al aviso de modificación de la nómina (cambio de banco, depósitos fraccionados).

Modelo de formulario de modificación de la nómina

Utilice un sencillo formulario interno para capturar los cambios en tasa de pago, horas, cargo, departamento, supervisor, o deducciones/beneficios. Diríjase a RR.HH. para obtener las aprobaciones necesarias y mantener una pista de auditoría.

Autorización de deducción de la nómina

Documente las deducciones antes y después de impuestos (prestaciones, embargos, uniforme/equipamiento cuando esté permitido). Conserve siempre las autorizaciones firmadas.

Lista de comprobación de nuevas contrataciones y nóminas

• Recoger el formulario I-9 y los documentos justificativos.
• Recoger el formulario W-4 (y sus equivalentes estatales).
• Informe de las nuevas contrataciones a su Directorio estatal de nuevas contrataciones.
• Introducir al empleado en el sistema de nóminas; fijar depósito directo, prestaciones y retención.
• Asignar calendario de pagos (semanal/quincenal/semestral/mensual).
• Confirme normas sobre horas extraordinarias y clasificación laboral (exento/no exento de la FLSA).

Nómina certificada y salario compensatorio

En la construcción financiada con fondos federales, garantizar la correcta clasificación, tarifas salariales vigentes, prestaciones complementarias, y Informes semanales WH-347. Mantenga copias de seguridad (tarjetas de control horario, talones de pago, cálculos de complementos) listas para las auditorías de la División de Salarios y Horas del Departamento de Trabajo.

De un vistazo: Quién presenta los expedientes y cuándo (vista patronal)

• I-9: Cada nueva contratación (el empleador retiene). Día 1 / en el plazo de 3 días laborables.
• W-4: Cada empleado al ser contratado; actualizar según sea necesario.
• W-2/W-3 (SSA): Vence el 31 de enero (entregue el W-2 a los empleados; presente el W-2/W-3 a la SSA).
• 940 (FUTA): Vence el 31 de enero (10 de febrero si los depósitos se hacen a tiempo).
• 941 (trimestral): Con vencimiento el 30 de abril, el 31 de julio, el 31 de octubre y el 31 de enero.
• 944 (Pequeño empresario anual): Con vencimiento el 31 de enero (sólo si el IRS lo autoriza).
• 943 (Agricultura): Anual (normalmente el 31 de enero).
• WH-347 (Nómina certificada): Semanalmente, cuando proceda en trabajos federales.
• W-9 (Contratistas): En la incorporación; retener para la preparación del 1099.
• Serie 1099: Entregar/presentar dentro de los plazos específicos de cada formulario (muchos vencen el 31 de enero para el destinatario; los plazos de e-file del IRS varían).
• 1095 (ACA): Facilitar/presentar según los plazos de la ACA (comprobar las normas del año en curso).

Consejo: Alinee su calendario de nóminas con estos plazos. Concilie los totales trimestrales (941) con los de final de año (W-2/W-3) para evitar notificaciones de no coincidencia de SSA/IRS.

Errores comunes (y cómo evitarlos)

• Mezclar empleados y contratistas: La clasificación errónea puede dar lugar a impuestos atrasados y sanciones. Los empleados reciben el W-2; los contratistas, el 1099-NEC.
• Presentaciones tardías: Saltarse el 31 de enero (W-2/W-3, algunos 1099s) o los fines de trimestre (941) puede dar lugar a sanciones-utilizar recordatorios.
• Desajuste de datos: No coincidencia de EIN/nombre o no coincidencia de los totales de W-2/W-3 con los de 941. Concilie trimestralmente y a final de año.
• Errores I-9: Firmas que faltan, documentos erróneos, Sección 2 tardía. Forme a su equipo y realice auditorías periódicas.
• Lagunas certificadas en las nóminas: Detalles WH-347 incompletos o falta de documentación sobre los flecos en los proyectos de salario predominante.

Minicomparaciones (Referencia rápida)

W-2 vs W-4

• W-4: El trabajador indica a la empresa cuántos impuestos debe retener.
• W-2: El empresario comunica el salario anual y las retenciones al trabajador y a la Seguridad Social.

940 vs 941 vs 944

• 940: Declaración anual del impuesto FUTA (desempleo federal).
• 941: Declaración trimestral del impuesto sobre el trabajo (retenciones + FICA).
• 944: Declaración anual del impuesto sobre el trabajo para pequeños empresarios autorizados por el IRS.

I-9 frente a W-2

• I-9: Verificación de la elegibilidad para el empleo (archivada).
• W-2: Declaración salarial/tributaria presentada a la Seguridad Social y entregada al trabajador.

W-4 frente a 1099

• W-4: Para los trabajadores por cuenta ajena: fija la retención.
• 1099: Para los no asalariados: notificación de los pagos; sin retención en la nómina.