14 problemas comunes de tesorería a los que se enfrentan las pequeñas empresas y los contratistas
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Para las pequeñas empresas y los contratistas, los problemas de liquidez pueden convertirse rápidamente en impagos, retrasos en los proyectos e incluso llevar a la quiebra de la empresa. Desde los retrasos en los pagos a los clientes hasta una mala gestión del inventario, es muy importante saber detectar y solucionar estos problemas.
En esta guía, trataremos 14 de los problemas de tesorería más comunes -y estrategias probadas para resolverlos- para que pueda proteger la salud financiera de su empresa. Al final de este artículo, serás un experto en identificar las primeras señales de advertencia de problemas de liquidez e incluso un experto en hacer frente a los problemas de liquidez.
Comprender y resolver los problemas de tesorería es una parte importante del proceso de toma de decisiones. contabilidad para su pequeña empresa. Lea a continuación cuáles son los problemas más comunes que conducen a problemas comunes con el flujo de caja y cuál es la mejor manera de evitar problemas de flujo de caja.
¿Qué es un problema de tesorería?
Los problemas de tesorería surgen cuando las salidas de efectivo de una empresa superan a sus entradas durante un periodo determinado. Esto provoca una escasez de liquidez.
- Salidas: gastos, pago de deudas
- Entradas: ventas, ingresos
Incluso las empresas rentables pueden tener problemas de tesorería y tener dificultades para pagar a sus proveedores, empleados o impuestos porque tienen ingresos que aún no han cobrado. Los ingresos no cobrados también pueden provocar problemas de tesorería.
Explicación de los problemas de tesorería
El flujo de caja es el movimiento de dinero que entra y sale de su empresa durante un periodo de tiempo determinado. Abarca todo lo que entra incluyendo ventas, pagos de servicios, inversiones, y todo saliendo, incluyendo nóminas, alquileres, suministros, pagos de préstamos, y mucho más.
En resumen: un flujo de caja positivo significa que entra más dinero en tu empresa del que sale, mientras que un flujo de caja negativo es señal de posibles problemas.
Comprender su flujo de caja es mantener la liquidez necesarios para mantener en marcha las operaciones diarias. Por ejemplo, pagar puntualmente a los empleados y disponer de dinero para invertir en crecimiento.
Los problemas de tesorería suelen empezar cuando la cantidad de dinero que sale de su empresa es superior a la que entra durante un periodo de tiempo prolongado.
Puede parecer sorprendente, pero incluso una empresa rentable puede hundirse si no sabe gestionar eficazmente su tesorería.
Cómo identificar los problemas de tesorería
A estado de flujos de efectivo proporciona un marco claro para analizar la salud financiera y las actividades operativas. Piense en él como si fuera el cuadro de mandos de su empresa: le garantiza que no se quedará sin combustible inesperadamente.
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Beneficios frente a flujo de caja: entender la diferencia
La mejor manera de evitar los problemas de tesorería es entender cómo se producen. Para ello, primero debemos analizar algunos errores comunes.
Los beneficios y el flujo de caja, por ejemplo, se confunden a menudo, pero no son lo mismo.
Comprender esta diferencia es realmente importante para evitar los problemas de tesorería habituales en las empresas.
En pocas palabras, mientras que el beneficio le dice si su modelo de negocio es sostenible a largo plazo, el flujo de caja determina si puede mantener las luces encendidas y hacer frente a todas sus obligaciones diarias. Como el Instituto de Finanzas Corporativas notas, una empresa necesita tanto beneficios y un flujo de caja saludable para tener éxito.
| Beneficios | Flujo de caja | |
| Definición | Importe restante tras restar los gastos de los ingresos | Movimiento real de dinero dentro y fuera de la empresa |
| Cronometraje | Puede incluir facturas impagadas o ingresos futuros | Sólo registra el dinero realmente recibido o gastado |
| Utilidad | Muestra rentabilidad a largo plazo | Muestra la liquidez a corto plazo, es decir, la capacidad para pagar las facturas hoy. |
| Riesgo si se gestiona mal | La empresa puede parecer “rentable” pero carecer de capital circulante | Sin un flujo de caja positivo, incluso las empresas rentables pueden fracasar |
| Pregunta clave | ¿Estoy ganando dinero en general? | ¿Tengo suficiente dinero en efectivo en este momento para operar? |
Los problemas de tesorería más comunes y cómo resolverlos
Los problemas de tesorería rara vez surgen de la noche a la mañana. Suelen desarrollarse a lo largo del tiempo a partir de problemas operativos específicos. Si no se abordan, pueden poner en peligro la supervivencia de su empresa. A continuación se enumeran los problemas más comunes y las soluciones que puede adoptar ahora mismo:
1. Morosidad de los clientes
La morosidad es uno de los mayores asesinos de la tesorería de las pequeñas empresas. Algunos clientes tienden a estirar condiciones de pago más allá de 30 días o, peor aún, simplemente ignorar las facturas por completo y necesitar constantes recordatorios para pagar. Esto inmoviliza el capital circulante y dificulta la cobertura de gastos.
Cómo resolver este problema de tesorería: Configure recordatorios de factura automáticos a partir de 7 días antes del vencimiento del pago. Pida depósitos de 25-50% por adelantado en proyectos grandes. Considera la posibilidad de ofrecer un descuento de 2% por pronto pago para las facturas que se abonen en un plazo de 10 días. Para los clientes que paguen las facturas con retraso de forma sistemática, establece una política clara de recargos por demora y no dudes a la hora de aplicarlos.
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2. Falta de rentabilidad
Los ingresos no equivalen a beneficios, y los beneficios no garantizan un flujo de caja positivo. Aunque muchas empresas pueden generar cifras de ventas impresionantes, a menudo operan con márgenes muy estrechos. Los márgenes pequeños dejan poco margen para el error o el crecimiento.
Cómo resolver este problema de tesorería: Identifique sus verdaderos márgenes de beneficio realizando un exhaustivo análisis de costes. Hágalo para todos sus productos o servicios. Después, revise y elimine o reestructure las ofertas que le supongan una pérdida constante de dinero. Concentre sus esfuerzos de marketing en los servicios con mayor margen y considere la posibilidad de subir los precios de los trabajos que no sean rentables o estén infravalorados.
3. Inversión o fondos retenidos
Cuando se depende de la financiación de inversores o de desembolsos de préstamos, cualquier retraso en el pago puede crear un grave desfase en el flujo de caja. Los bancos y los inversores suelen retener partes de la financiación prometida en función de hitos de rendimiento o cambios en las condiciones del mercado.
Cómo resolver este problema de tesorería: Solicite siempre 25% más fondos de los que sus previsiones indican que necesitará. Así dispondrá de un margen de seguridad que le ayudará a cubrir cualquier retraso o déficit inesperado. Mantenga relaciones y obtenga financiación de múltiples fuentes en lugar de depender de un único inversor o prestamista.
4. Complicaciones con la declaración de la renta
Las obligaciones fiscales no desaparecen cuando el dinero escasea. Si no planifica estos pagos trimestrales, puede encontrarse con problemas de liquidez. Hacienda cobra multas e intereses de demora. Esto no hace sino agravar las consecuencias de los problemas de liquidez.
Cómo resolver este problema: Para estar seguro, siempre debe reservar 20-30% de los ingresos en una cuenta fiscal separada a lo largo del año. Trabaje con un profesional fiscal para estimar con precisión las obligaciones trimestrales. Considere la posibilidad de realizar pagos estimados ligeramente superiores a los requeridos para evitar sorpresas a final de año.
5. Productos o servicios infravalorados
En sectores como el de la construcción, los problemas de tesorería pueden surgir por poner precios demasiado bajos a sus ofertas. Al principio, estas prácticas pueden atraer a más clientes, pero crean patrones de flujo de caja insostenibles que impiden el crecimiento del negocio y unas reservas de efectivo adecuadas.
Cómo resolver este problema de tesorería: Investigue los precios de la competencia y los estándares del sector para servicios similares. Calcule su coste real de prestación, incluidos gastos generales, materiales y un margen de beneficio razonable. Pruebe los aumentos de precios con nuevos clientes antes de aplicarlos a toda su base de clientes.
6. Crecimiento del alcance
A veces, los proyectos pueden ampliarse más allá de lo acordado inicialmente. Si no se ajusta el pago para que se corresponda con estos costes crecientes, pueden agotar los recursos y estirar su flujo de caja. Este problema es especialmente habitual con contratistas y proveedores de servicios que trabajan con contratos de precio fijo.
Cómo resolver este problema: Los problemas de liquidez empiezan por definir claramente el alcance del proyecto en contratos escritos antes de empezar a trabajar. Establezca procedimientos para modificar los pedidos que requieran la aprobación del cliente para realizar trabajos adicionales. Fije los precios de estos cambios de forma justa pero firme. Su tiempo y su experiencia tienen valor.
7. Utilización de equipos antiguos
Una de las razones menos obvias de los problemas de tesorería puede ser seguir utilizando equipos obsoletos. Los equipos obsoletos se averían con más frecuencia, son ineficaces y requieren costosas reparaciones de emergencia que ponen a prueba su tesorería. Los equipos defectuosos también pueden retrasar la finalización del proyecto, lo que afecta aún más a los ingresos.
Cómo resolver este problema: Elabore un calendario de sustitución de equipos basado en la antigüedad, el uso y los costes de mantenimiento de los equipos que utilice. Considere la posibilidad de alquilar herramientas caras que deban actualizarse periódicamente. El mantenimiento de los equipos debe formar parte de los precios para financiar las reparaciones y sustituciones antes de que se conviertan en un problema mayor que afecte a la tesorería.
8. Pagos de la deuda
Los pagos excesivos del servicio de la deuda pueden consumir su flujo de caja disponible muy rápidamente, dejando poco margen para operaciones o inversiones en crecimiento. Los pagos mensuales de préstamos por importes elevados se vuelven aún más problemáticos durante los periodos en los que la actividad es lenta, lo que convierte a la suya en una empresa con problemas de tesorería.
Cómo resolver este problema: Revise toda su deuda actual y explore las opciones de refinanciación para préstamos con tipos de interés elevados o plazos de amortización cortos. Considere la posibilidad de consolidar deudas para reducir el importe de los pagos mensuales de sus préstamos, porque son una de las principales razones de los problemas de tesorería. Y por último, pero no por ello menos importante, evite contraer deudas adicionales a menos que generen directamente ingresos superiores a los costes del préstamo.
9. Préstamos caros
Las opciones de financiación con intereses elevados, por ejemplo los anticipos en efectivo a comerciantes o los préstamos empresariales a corto plazo, pueden provocar problemas de tesorería en una empresa. Crean ciclos en los que los costes de los préstamos consumen una parte cada vez mayor de los ingresos.
Cómo resolver este problema: Una solución a este problema de flujo de caja de la empresa es crear crédito empresarial para poder optar a opciones de financiación con intereses más bajos. Establezca relaciones con bancos y cooperativas de crédito que ofrezcan tipos de interés competitivos para préstamos a pequeñas empresas. Explora alternativas de financiación como el factoring de facturas para necesidades inmediatas de efectivo.
10. Mala gestión de las existencias
Tener demasiado inventario también puede acarrear problemas de tesorería. Inmoviliza todos los fondos en productos que no se venden, mientras que un inventario demasiado escaso hace que se pierdan oportunidades de venta y que los clientes se sientan decepcionados.
Cómo resolver este problema: Utilice software para la gestión de inventarios. Se trata de un software que rastrea el movimiento de los productos e identifica los que se venden con lentitud. Realice pedidos justo a tiempo (JIT) para los artículos no esenciales. Negocie acuerdos de consignación con sus proveedores siempre que sea posible para reducir los costes iniciales de mantenimiento del inventario.
11. Contabilidad incorrecta
Las prácticas contables inexactas le impiden, como propietario de una empresa, conocer su verdadera situación financiera. Esto hace imposible anticipar y prevenir los problemas de tesorería antes de que se conviertan en críticos.
Cómo resolver este problema de tesorería: Utiliza un software de contabilidad en la nube que categorice automáticamente las transacciones y genere informes financieros en tiempo real. Concilie las cuentas bancarias semanalmente en lugar de mensualmente. Considere contratación de un contable a tiempo parcial si su volumen de negocio justifica el gasto para ver cómo las cuentas a pagar resuelven los problemas de tesorería.
12. Falta de reservas de efectivo
Operar sin fondos de emergencia significa que cualquier gasto inesperado o déficit de ingresos puede crear crisis inmediatas de tesorería. La mayoría de los expertos financieros recomiendan mantener una reserva de entre 3 y 6 meses de gastos operativos.
Cómo resolver este problema: Empieza a crear reservas reservando un porcentaje fijo de los ingresos cada mes, aunque sólo sea el 2-3%. Abra una cuenta de ahorros separada para emergencias. Considera la constitución de reservas como un gasto empresarial no negociable, como el alquiler o los servicios públicos.
13. Crecimiento incontrolado del negocio
Una rápida expansión suele requerir importantes inversiones iniciales en inventario, equipos y personal antes de que se materialicen los ingresos correspondientes. QuickBooks informa de que casi la mitad de las pequeñas empresas experimentan problemas de tesorería, muchos de ellos derivados de problemas relacionados con el crecimiento.
Cómo resolver este problema: Para hacer frente a estos problemas de tesorería hay que elaborar proyecciones detalladas de tesorería antes de buscar grandes oportunidades de crecimiento. Asegurar una financiación adecuada antes de la expansión, en lugar de esperar que los ingresos cubran los costes. Ampliar gradualmente para asegurarse de que cada fase de crecimiento es sostenible antes de pasar al siguiente nivel.
Consejo: Para mantenerse a la vanguardia, los contratistas deberían consultar nuestro consejos de gestión de tesorería para contratistas.
14. Prácticas inexactas de previsión o contabilidad
Una planificación financiera y un mantenimiento de registros deficientes hacen imposible predecir con exactitud las necesidades de tesorería, lo que conduce a estrategias de gestión de tesorería reactivas en lugar de proactivas.
Cómo resolver este problema: Elabore previsiones de tesorería mensuales y trimestrales basadas en datos históricos y proyecciones de ventas realistas. Puede aprender a crear proyecciones financieras que le ayuden a orientar sus decisiones empresariales. Actualice las previsiones periódicamente a medida que vayan llegando los resultados reales y utilice la información para ajustar el gasto y los esfuerzos de recaudación en consecuencia.
¿Por qué es importante el flujo de caja?
El flujo de caja es el salvavidas financiero de su empresa, ya que determina si puede hacer frente a obligaciones inmediatas como nóminas, alquileres y pagos a proveedores. A diferencia del beneficio, que puede estar inmovilizado en cuentas por cobrar o existencias, el flujo de caja representa el dinero real disponible para las operaciones.
Según CB Insights 38% de las empresas de nueva creación fracasaron porque se quedaron sin liquidez o no pudieron reunir nuevo capital. Una tesorería sólida proporciona la flexibilidad necesaria para aprovechar las oportunidades de crecimiento, capear las recesiones económicas y mantener buenas relaciones con proveedores y empleados.
Las empresas con un flujo de caja positivo también disfrutan de mejores calificaciones crediticias, lo que facilita la obtención de préstamos en condiciones favorables cuando es necesario. Esta estabilidad financiera crea un círculo virtuoso en el que un flujo de caja sólido permite tomar mejores decisiones empresariales, que a su vez generan un flujo de caja más fiable.
El marco de tesorería que adopte determinará si su empresa simplemente sobrevive o tiene la flexibilidad necesaria para prosperar.
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Reflexiones finales sobre problemas de tesorería
Los problemas de tesorería no tienen por qué ser inevitables. Comprender las razones de los problemas de tesorería en una empresa, identificar los posibles problemas en una fase temprana y aplicar soluciones sistemáticamente con contabilidad de pequeñas empresas en mente, puede transformar el flujo de caja de una preocupación constante en una ventaja competitiva. Concéntrese en mejorar sus procesos de cobro, controlar los gastos y constituir reservas adecuadas para afrontar retos inesperados.
Recuerde que la gestión de la tesorería es un proceso continuo, no una solución puntual. La supervisión periódica de su fórmula del flujo de caja y la aplicación de gestión del flujo de caja del contratista le ayudarán a garantizar la solidez financiera de su empresa en cualquier situación económica.
Las empresas con más éxito se toman la gestión de la tesorería tan en serio como el servicio al cliente o la calidad del producto. Con los sistemas y la disciplina adecuados, puedes crear una empresa que no solo sobreviva a los problemas de liquidez, sino que prospere a pesar de ellos.
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Preguntas frecuentes sobre los problemas de tesorería de las pequeñas empresas y los contratistas
Algunos ejemplos habituales son los retrasos en los pagos de los clientes, los costes de mantenimiento de inventario excesivos, los elevados pagos del servicio de la deuda, las reparaciones inesperadas de equipos y las fluctuaciones estacionales de los ingresos que no se corresponden con los gastos fijos.
Las causas principales son el retraso en los pagos de los clientes, unos márgenes de beneficio insuficientes, un control deficiente de los gastos, unas reservas de efectivo inadecuadas y unas previsiones financieras inexactas que no logran anticipar las necesidades de tesorería.
El retraso o la falta de pago de los clientes representan la causa más frecuente de problemas de tesorería para las pequeñas empresas, ya que repercuten directamente en el dinero disponible para las operaciones diarias.
Empiece por mejorar sus procesos de cobro y endurecer las condiciones de pago. Reduzca los gastos innecesarios y cree sistemáticamente reservas de efectivo. Mejore proyección de tesorería prácticas para anticiparse a los problemas antes de que se produzcan.
Cuatro métodos de probada eficacia son: acelerar los pagos de los clientes mediante mejores prácticas de facturación y cobro, negociar condiciones de pago ampliadas con los proveedores, reducir los niveles de inventario para liberar capital inmovilizado e implantar contabilidad de ejercicio para una mejor visibilidad financiera.
La fórmula básica del flujo de caja es: Flujo de caja = Entradas de caja - Salidas de caja. Para un análisis más detallado, visite nuestro guía de fórmulas de flujo de caja que explica los flujos de tesorería de explotación, inversión y financiación.
Concilie periódicamente sus estados de tesorería con los registros bancarios y compare los resultados reales con sus previsiones. Busque discrepancias inexplicables y asegúrese de que todos los movimientos de efectivo se clasifican y registran correctamente.
