Tarifa estándar de kilometraje 2026: Tarifas actuales de Hacienda y cómo reclamarlas

No, según las normas actuales del Servicio de Impuestos Internos (IRS), los empleados no pueden deducir el kilometraje de negocios no reembolsado en sus declaraciones de impuestos personales. La Tax Cuts and Jobs Act (TCJA) suspendió esta deducción para los empleados desde 2018 hasta 2025.

Sin embargo, si su empresa no le reembolsa los gastos de kilometraje, puede negociar una compensación a través de una póliza de gastos de la empresa.

Para los contratistas independientes y empresarios individuales, el kilometraje relacionado con el negocio sigue siendo deducible utilizando el método de la tarifa estándar de kilometraje o el método de los gastos reales en el Anexo C (Formulario 1040).

Para reclamar una deducción, el IRS requiere registros detallados de kilometraje, incluyendo:

• Lecturas del cuentakilómetros al inicio y al final de cada viaje de negocios.
• Fecha del viaje y motivo profesional del mismo.
• Lugares de inicio y final de cada viaje.
• Total de kilómetros recorridos por viaje (el kilometraje personal y el de trabajo deben contabilizarse por separado).

Utilizar aplicaciones de seguimiento del kilometraje o llevar un cuaderno de bitácora manual puede ayudar a garantizar el cumplimiento y facilitar la declaración de impuestos.

Ambos métodos de deducción tienen pros y contras, y la mejor opción depende del uso que haga del vehículo y de sus gastos totales.

• Método del kilometraje estándar: Simplifica el mantenimiento de registros y contabiliza los costes fijos y variables, como el combustible, la depreciación y el mantenimiento. Suele ser mejor para contratistas independientes y empresarios individuales que conducen con regularidad por motivos profesionales.
• Método de los gastos reales: Permite deducir los gastos de explotación de un vehículo, incluido el combustible, el seguro, las reparaciones, la depreciación y los pagos de leasing. Es la mejor opción para quienes tienen costes de vehículo más elevados.

Nota: Debe elegir un método el primer año que utilice el vehículo para fines profesionales. Si elige el método de la tarifa estándar por kilometraje, no podrá cambiar posteriormente a gastos reales por ese vehículo.

No, el desplazamiento del domicilio al lugar habitual de trabajo se considera un gasto personal y no es deducible.

Sin embargo, los autónomos y contratistas independientes pueden deducir:

• Kilómetros recorridos entre diferentes lugares de trabajo en el mismo día.
• Viajar para reunirse con clientes, proveedores o asistir a reuniones de negocios.
• Desplazamientos a lugares de trabajo temporales de duración inferior a un año.

Consejo profesional: Lleve un registro separado de los kilómetros recorridos y de los recorridos profesionales para evitar problemas con Hacienda.

Las empresas pueden reembolsar el kilometraje utilizando la tarifa estándar de kilometraje del IRS sin que sea imponible a los empleados, siempre que sigan un plan contable.

Para cumplir con las normas de Hacienda, las empresas deben:

• Exigir registros precisos del kilometraje, incluidas las lecturas del cuentakilómetros y la finalidad comercial.
• Utilice el método de costes fijos y variables si prefieren reembolsar en función de los gastos reales del vehículo.
• Establezca políticas empresariales claras sobre el reembolso de kilometraje para empleados y contratistas independientes.